Подотчетный план

Что такое отчетный план?

Подотчетный план — это план, который следует правилам Налоговой службы (IRS) по возмещению работникам расходов на ведение бизнеса, в которых возмещение не считается доходом. Это означает, что возмещение не подлежит удержанию налогов или отчетности W-2 . Однако эти расходы должны быть связаны с бизнесом, чтобы подпадать под отчетный план.

Как работает план подотчетности

Подотчетный план отличается от неподотчетного плана. Если план возмещения расходов предприятия не соответствует требованиям IRS к подотчетному плану, план не является подотчетным, а возмещение расходов считается частью вознаграждения работника и, следовательно, подлежит удержанию и должно быть указано в форме W-2 работника. форма.

Согласно правилам IRS, в рамках подотчетного плана расходы возмещаются, если они связаны с бизнесом и надлежащим образом учтены. Кроме того, суммы, уплаченные сверх фактических затрат, должны быть возвращены компании в установленные сроки.

Связанные с бизнесом расходы, понесенные работниками, могут включать такие вещи, как проезд, питание, проживание, развлечения или транспорт. Сотрудники обязаны надлежащим образом учитывать расходы с записями и возвращать любые излишки возмещения в течение разумного периода времени.

Работодатели не обязаны предоставлять детали своего плана в IRS, но они должны быть в состоянии продемонстрировать, что они отвечают требованиям подотчетного плана.

Работодатели часто могут использовать более строгие требования к плану подотчетности, чем те, которые публикует IRS.

Требования к подотчетному плану

Требования к подотчетному плану заключаются в том, что они связаны с бизнесом, что расходы сотрудников надлежащим образом учитываются их работодателем разумным и своевременным образом, и что любое избыточное возмещение должно быть возвращено работодателю в течение разумного периода времени.

Чтобы расходы считались связанными с бизнесом, они должны (в общих чертах) соответствовать следующим требованиям: расходы должны быть понесены в ходе работы по найму, и что любые расходы, которые смешиваются между личными расходами и деловыми расходами, надлежащим образом учитываются как таким образом, разделив расходы между работодателем и работником.

Типичным примером является личный автомобиль, который используется для деловых поездок: в таком случае можно ожидать, что сотрудник будет учитывать мили, которые были начислены в ходе его личного транспорта и транспорта, связанного с работой, разделив расходы. соответственно.

Адекватный учет обычно требует подтверждения третьей стороной в целях доказательства того, что средства сотрудников были связаны с бизнесом. Квитанции — это распространенная форма подтверждения третьей стороной, которую сотрудники будут использовать для подтверждения законности своих запросов на финансирование.

Однако есть исключения из этого правила, в том числе случаи расходов, не связанных с проживанием, которые составляют менее 75 долларов США, возмещение расходов на питание, которое соответствует стандартам суточных IRS, и транспортных расходов, для которых сложно получить официальное подтверждение оплаты, например, такси. , метро и автобусы. Как правило, ожидание возврата избыточных средств возмещения заключается в том, что такие средства возвращаются работодателю в течение 120 дней после их выплаты.

Особенности

• Подотчетные планы не подлежат налогообложению, так как они не считаются формой компенсации работникам.

• Затраты могут считаться частью подотчетного плана только в том случае, если они связаны с бизнесом, о них точно сообщается и если возмещены излишки.

• Если возмещаемая стоимость считается неучтенной, то она подлежит налогообложению со стороны IRS. Избыточные средства обычно должны быть возвращены в течение 120 дней.

• Подотчетный план представляет собой процесс возмещения работникам расходов, связанных с их работой.