Ansvarlig plan
Hva er en ansvarlig plan?
En ansvarlig plan er en plan som følger Internal Revenue Service (IRS) forskrifter for å refundere arbeidere for forretningsutgifter der refusjon ikke regnes som inntekt. Dette betyr at refusjoner ikke er underlagt kildeskatt eller W-2- rapportering. Imidlertid må disse utgiftene være forretningsrelaterte for å falle inn under en ansvarlig plan.
Hvordan en ansvarlig plan fungerer
En ansvarlig plan skiller seg fra en ikke-ansvarlig plan. Hvis en virksomhets refusjonsplan ikke følger IRS-kravene for en ansvarlig plan, er planen ikke ansvarlig, og refusjon for utgifter anses som en del av den ansattes kompensasjon og er derfor gjenstand for tilbakeholdelse og må rapporteres på en ansatts W-2 form.
I henhold til IRS-reglene, under en ansvarlig plan, er utgifter refusjon hvis de er forretningsrelaterte og er tilstrekkelig redegjort for. I tillegg skal beløp som er betalt utover faktiske kostnader, returneres til selskapet innen en spesifisert tidsramme.
Forretningsrelaterte utgifter som påløper ansatte kan inkludere slike ting som reiser, måltider, losji, underholdning eller transport. Ansatte er pålagt å redegjøre tilstrekkelig for utgifter med journaler og å returnere eventuell overskytende refusjon innen rimelig tid.
Arbeidsgivere er ikke pålagt å sende inn detaljene om planen sin til IRS, men de må kunne demonstrere at de oppfyller kravene til en ansvarlig plan.
Arbeidsgivere er ofte i stand til å bruke strengere krav til ansvarlig plan enn det som er lagt ut av IRS.
Krav til en ansvarlig plan
Kravene til en ansvarlig plan er at de er forretningsrelaterte, at ansattes utgifter er tilstrekkelig redegjort for arbeidsgiveren deres på en rimelig og rettidig måte, og at eventuell overskytende refusjon må returneres til arbeidsgiveren innen rimelig tid.
For at utgifter skal anses forretningsrelaterte, må de (løst) oppfylle følgende krav: at kostnadene må påløpe i løpet av ansettelsesforholdet, og at enhver utgift som blander seg mellom en personlig utgift og en forretningsutgift er hensiktsmessig regnskapsført som som å dele utgiften mellom arbeidsgiver og arbeidstaker.
Et vanlig eksempel er en personlig bil som brukes til forretningsreiser: i et slikt tilfelle kan en ansatt forventes å redegjøre for milene som ble påløpt i løpet av deres personlige transport og arbeidsrelatert transport, og dele kostnadene passende.
Tilstrekkelig regnskap er vanligvis gjenstand for bekreftelse fra tredjepart for å bevise at ansattes midler var forretningsrelaterte. Kvitteringer er en vanlig form for tredjepartsbekreftelse som ansatte vil bruke for å bevise legitimiteten til finansieringsforespørslene deres.
Det er imidlertid unntak fra denne regelen, inkludert tilfeller av ikke-overnattingskostnader som beløper seg til mindre enn $75, måltidsrefusjon som faller innenfor IRS dagpengestandarder, og transportkostnader som det er vanskelig å få et offisielt betalingsbevis, for eksempel drosjer , T-bane og busser. Generelt er forventningen til tilbakeføring av overskytende refusjonsmidler at slike midler returneres til arbeidsgiver innen 120 dager etter utbetaling.
##Høydepunkter
– Regnskapspliktige planer er ikke gjenstand for beskatning, da de ikke anses som en form for arbeidskompensasjon.
Kostnader kan bare betraktes som en del av en ansvarlig plan hvis de er forretningsrelaterte, nøyaktig rapportert, og hvis overskytende refusjoner returneres.
Hvis en tilbakebetalt kostnad anses som ikke-ansvarlig, er den gjenstand for beskatning av IRS. Overskytende midler må vanligvis returneres innen 120 dager.
En ansvarlig plan er en prosess for å dekke ansatte for deres arbeidsrelaterte kostnader.
