भुगतान करने के लिए खरीदें

खरीद-से-भुगतान क्या है?

खरीद-से-भुगतान एक एकीकृत प्रणाली है जो किसी व्यवसाय के लिए वस्तुओं और सेवाओं की खरीद प्रक्रिया को पूरी तरह से स्वचालित करती है। सिस्टम ने अपना नाम अर्जित किया क्योंकि यह सामान की खरीद से लेकर विक्रेता के भुगतान तक अधिग्रहण के सभी पहलुओं को संभालता है। खरीद-से-भुगतान के प्रमुख लाभ दक्षता, लागत बचत, और बढ़ी हुई वित्तीय और खरीद दृश्यता हैं।

खरीद-से-भुगतान को समझना

खरीद-से-भुगतान प्रणाली मांग के साथ शुरू होती है, खरीद के लिए आगे बढ़ती है और भुगतान के साथ समाप्त होती है। माँग करना औपचारिक रूप से किसी सेवा, वस्तु या उत्पाद के लिए खरीद अनुरोध फ़ॉर्म के साथ अनुरोध करने की प्रक्रिया है। खरीद तब होती है जब सामान या सेवाएं प्राप्त होती हैं। भुगतान होने पर सिस्टम समाप्त हो जाता है।

खरीद-से-भुगतान क्रय प्रक्रिया को अनुकूलित करने का प्रयास करता है, जिससे बेहतर वित्तीय नियंत्रण और दक्षता के माध्यम से संगठन को लाभ होता है । यह सुव्यवस्थित, एकीकृत प्रणाली लागत बचाती है और जोखिम कम करती है। एक विशिष्ट खरीद-से-भुगतान प्रणाली में पांच चरण और पूरा करने की आवश्यकताएं शामिल हैं:

• कैटलॉग: खरीद-से-भुगतान प्रणाली में पसंदीदा आपूर्तिकर्ताओं के कैटलॉग पहली आवश्यकता हैं।

• खरीदारी मांगें: एक बार कैटलॉग से उत्पाद चुन लिए जाने के बाद, खरीदार उपयुक्त प्रबंधक को खरीदारी की मांग भेजता है।

• खरीद आदेश कार्यप्रवाह: प्रबंधक द्वारा खरीद मांग को स्वीकृत किए जाने के बाद एक खरीद आदेश उत्पन्न होता है।

• इनवॉइसिंग: यह खरीद-से-भुगतान प्रणाली का एक महत्वपूर्ण घटक है क्योंकि चालानों का मैन्युअल प्रसंस्करण एक अत्यधिक श्रमसाध्य और समय लेने वाली प्रक्रिया है। स्वचालित चालान प्रसंस्करण समय और धन बचाता है और इसमें एक समाधान सुविधा शामिल होती है जो चालान के लिए खरीद आदेश से मेल खाती है।

• भुगतान: भुगतान के लिए चालान स्वीकृत होने के बाद, कंपनी के खातों में भुगतान योग्य प्रणाली में एक फ़ाइल तैयार की जाती है। स्वीकृत इनवॉयस के परिणामस्वरूप आपूर्तिकर्ता को उस अवधि के अंत तक भुगतान हो जाता है, जिसके लिए आपूर्तिकर्ता ने क्रेडिट बढ़ाया है।

खरीद-से-भुगतान प्रणाली का उद्देश्य भुगतान प्रक्रिया को गति देना नहीं है। हालांकि यह एक प्रशंसनीय उद्देश्य होगा, वास्तविकता यह है कि अधिकांश कंपनियों के लिए यह प्राथमिकता नहीं होगी क्योंकि तेजी से बिलों का भुगतान करने से उनके स्वयं के नकदी प्रवाह का समय प्रभावित होगा । इसके बजाय, खरीद-से-भुगतान प्रणाली का लक्ष्य दक्षता और वित्तीय नियंत्रण में सुधार करना है क्योंकि वित्त विभागों के पास समय पर डेटा खरीदना उनकी उंगलियों पर है।

फास्ट फैक्ट

खरीद-से-भुगतान प्रणाली स्वचालित प्रक्रियाएं हैं जो श्रम लागत को कम करती हैं और सटीकता बढ़ाती हैं।

खरीद-से-भुगतान प्रणालियों के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं में ठोस तकनीक शामिल है जो संपर्क के एकल बिंदु का उपयोग करती है, जैसे कि आपूर्तिकर्ता पोर्टल, कैटलॉग में कम जटिलता और चैनल खरीदना, और शीर्ष प्रबंधन से समर्थन। यह महत्वपूर्ण डेटा प्रदान कर सकता है कि कितना खर्च किया जा रहा है, कौन से उत्पाद या सेवाएं प्राप्त की जा रही हैं, और डिलीवरी का समय।

हाइलाइट्स

• खरीद-से-भुगतान व्यवसायों के लिए सामानों की खरीद से लेकर विक्रेता भुगतान तक एक पूर्ण खरीद प्रणाली है।

• खरीद-से-भुगतान को विक्रेता भुगतान को गति देने के लिए डिज़ाइन नहीं किया गया है क्योंकि यह उन कंपनियों के हित में नहीं है जो यथासंभव लंबे समय तक अपनी नकदी रखना चाहती हैं।

• खरीद-से-भुगतान को P2P, खरीद-से-भुगतान, eProcurement, या चेक-टू-चेक भी कहा जाता है।

• खरीद-से-भुगतान प्रक्रिया स्वचालित है, लागत बचाती है और जोखिम कम करती है।

• खरीद-से-भुगतान प्रणाली को दक्षता और वित्तीय नियंत्रण में सुधार के लिए डिज़ाइन किया गया है।