Acquisto da pagare
Che cos'è l'acquisto da pagare?
Purchase-to-pay è un sistema integrato che automatizza completamente il processo di acquisto di beni e servizi per un'azienda. Il sistema si è guadagnato il nome perché gestisce tutti gli aspetti dell'acquisizione dall'acquisto della merce al pagamento del venditore. I principali vantaggi dell'acquisto a pagamento sono l'efficienza, il risparmio sui costi e una maggiore visibilità finanziaria e di approvvigionamento .
Comprensione dell'acquisto per pagare
Il sistema di acquisto a pagamento inizia con la richiesta, procede all'approvvigionamento e termina con il pagamento. La richiesta è il processo di richiesta formale di un servizio, articolo o prodotto con un modulo di richiesta di acquisto. L'approvvigionamento avviene quando i beni oi servizi vengono ricevuti. Il sistema termina quando viene effettuato il pagamento.
Purchase-to-pay mira a ottimizzare il processo di acquisto, a vantaggio dell'organizzazione attraverso migliori controlli finanziari ed efficienza. Questo sistema snello e integrato consente di risparmiare sui costi e ridurre i rischi. Un tipico sistema di acquisto a pagamento comprende cinque passaggi e requisiti per il completamento:
Cataloghi: i cataloghi dei fornitori preferiti sono il primo requisito in un sistema di acquisto a pagamento.
Richiesta di acquisto: una volta selezionato un prodotto da un catalogo, l'acquirente invia una richiesta di acquisto al responsabile appropriato.
Flusso di lavoro dell'ordine di acquisto: un ordine di acquisto viene generato una volta che la richiesta di acquisto è stata approvata dal manager.
Fatturazione: questo è un componente critico di un sistema di acquisto a pagamento poiché l'elaborazione manuale delle fatture è un processo estremamente laborioso e dispendioso in termini di tempo. L'elaborazione automatizzata delle fatture consente di risparmiare tempo e denaro e include una funzione di riconciliazione che abbina gli ordini di acquisto alle fatture.
Pagamento: una volta che una fattura è stata approvata per il pagamento, viene generato un file nel sistema di contabilità fornitori dell'azienda. La fattura approvata comporta il pagamento al fornitore entro la fine del periodo per il quale il fornitore ha esteso il credito.
I sistemi Purchase-to-Pay non hanno lo scopo di accelerare il processo di pagamento. Anche se questo sarebbe un obiettivo lodevole, la realtà è che non sarebbe una priorità per la maggior parte delle aziende perché pagare le bollette più velocemente influenzerebbe i tempi dei propri flussi di cassa. Piuttosto, l'obiettivo di un sistema di acquisto a pagamento è quello di migliorare l'efficienza e i controlli finanziari poiché i dipartimenti finanziari hanno a portata di mano dati tempestivi sugli acquisti.
Fatto veloce
I sistemi Purchase-to-pay sono processi automatizzati che riducono i costi di manodopera e aumentano la precisione.
Le best practice per i sistemi di acquisto a pagamento includono una solida tecnologia che utilizza un unico punto di contatto, come un portale dei fornitori, una ridotta complessità nei cataloghi e nei canali di acquisto e il supporto del top management. Può fornire dati chiave su quanto viene speso, quali prodotti o servizi vengono ricevuti e tempi di consegna.
Mette in risalto
Purchase-to-pay è un sistema di acquisto completo per le aziende dall'acquisto di beni al pagamento del venditore.
L'opzione Purchase-to-pay non è progettata per accelerare il pagamento del venditore perché ciò non è nell'interesse delle aziende che desiderano trattenere i propri contanti il più a lungo possibile.
Purchase-to-pay è anche chiamato P2P, procure-to-pay, eProcurement o req-to-cheque.
Il processo di acquisto per pagare è automatizzato, consente di risparmiare sui costi e riduce i rischi.
I sistemi Purchase-to-Pay sono progettati per migliorare l'efficienza ei controlli finanziari.
