Purchase-to-Pay

Was ist Purchase-to-Pay?

Purchase-to-Pay ist ein integriertes System, das den Kaufprozess von Waren und Dienstleistungen für ein Unternehmen vollständig automatisiert. Das System hat seinen Namen verdient, weil es alle Aspekte der Beschaffung vom Wareneinkauf bis zur Bezahlung des Verkäufers abwickelt. Die Hauptvorteile von Purchase-to-Pay sind Effizienz, Kosteneinsparungen und eine verbesserte Finanz- und Beschaffungstransparenz.

Purchase-to-Pay verstehen

Das Purchase-to-Pay-System beginnt mit der Anforderung, geht über die Beschaffung und endet mit der Zahlung. Anfordern ist der Prozess der formellen Anforderung einer Dienstleistung, eines Artikels oder eines Produkts mit einem Kaufanforderungsformular. Die Beschaffung erfolgt, wenn die Waren oder Dienstleistungen empfangen werden. Das System endet mit der Zahlung.

Purchase-to-Pay zielt darauf ab, den Einkaufsprozess zu optimieren, wodurch die Organisation durch bessere Finanzkontrollen und Effizienz profitiert. Dieses optimierte, integrierte System spart Kosten und reduziert Risiken. Ein typisches Purchase-to-Pay-System umfasst fünf Schritte und Anforderungen für den Abschluss:

• Kataloge: Kataloge von bevorzugten Lieferanten sind die erste Voraussetzung in einem Purchase-to-Pay-System.

• Bestellanforderungen: Nachdem ein Produkt aus einem Katalog ausgewählt wurde, sendet der Einkäufer eine Bestellanforderung an den zuständigen Manager.

• Bestellworkflow: Eine Bestellung wird generiert, sobald die Bestellanforderung vom Manager genehmigt wurde.

• Rechnungsstellung: Dies ist eine kritische Komponente eines Purchase-to-Pay-Systems, da die manuelle Verarbeitung von Rechnungen ein äußerst mühsamer und zeitaufwändiger Prozess ist. Die automatisierte Rechnungsverarbeitung spart Zeit und Geld und beinhaltet eine Abstimmungsfunktion, die Bestellungen mit Rechnungen abgleicht.

• Zahlung: Sobald eine Rechnung zur Zahlung freigegeben wurde, wird eine Datei im Kreditorensystem des Unternehmens erstellt. Die genehmigte Rechnung führt zur Zahlung an den Lieferanten bis zum Ende des Zeitraums, für den der Lieferant Kredit gewährt hat.

Purchase-to-Pay-Systeme sind nicht dazu gedacht, den Bezahlvorgang zu beschleunigen. Obwohl dies ein lobenswertes Ziel wäre, wäre es in Wirklichkeit für die meisten Unternehmen keine Priorität, da das schnellere Bezahlen von Rechnungen das Timing ihrer eigenen Cashflows beeinflussen würde. Vielmehr besteht das Ziel eines Purchase-to-Pay-Systems darin, die Effizienz und die Finanzkontrolle zu verbessern, da Finanzabteilungen zeitnahe Einkaufsdaten zur Hand haben.

Kurzinfo

Purchase-to-Pay-Systeme sind automatisierte Prozesse, die die Arbeitskosten senken und die Genauigkeit erhöhen.

Best Practices für Purchase-to-Pay-Systeme umfassen eine solide Technologie, die einen einzigen Kontaktpunkt verwendet, wie z. B. ein Lieferantenportal, reduzierte Komplexität in Katalogen und Einkaufskanälen sowie Unterstützung durch das Top-Management. Es kann Schlüsseldaten darüber liefern, wie viel ausgegeben wird, welche Produkte oder Dienstleistungen erhalten werden und Lieferzeiten.

Höhepunkte

• Purchase-to-Pay ist ein komplettes Einkaufssystem für Unternehmen vom Warenkauf bis zur Lieferantenzahlung.

• Purchase-to-Pay ist nicht darauf ausgelegt, die Verkäuferzahlung zu beschleunigen, da dies nicht im Interesse von Unternehmen ist, die ihre Liquidität so lange wie möglich behalten möchten.

• Purchase-to-Pay wird auch als P2P, Procure-to-Pay, eProcurement oder Req-to-Check bezeichnet.

• Der Purchase-to-Pay-Prozess ist automatisiert, spart Kosten und reduziert das Risiko.

• Purchase-to-Pay-Systeme sollen die Effizienz und die Finanzkontrolle verbessern.