Compra a pagar
O que é Compra a Pagamento?
O Purchase-to-pay é um sistema integrado que automatiza totalmente o processo de compra de bens e serviços para uma empresa. O sistema ganhou esse nome porque trata de todos os aspectos da aquisição desde a compra da mercadoria até o pagamento do fornecedor. Os principais benefÃcios da compra até o pagamento são eficiência, economia de custos e maior visibilidade financeira e de compras .
Entendendo a compra a pagar
O sistema de compra a pagamento começa com a requisição, prossegue para a aquisição e termina com o pagamento. A requisição é o processo de solicitação formal de um serviço, item ou produto com um formulário de solicitação de compra. A aquisição acontece quando os bens ou serviços são recebidos. O sistema termina quando o pagamento é feito.
O Purchase-to-pay busca otimizar o processo de compras, beneficiando a organização por meio de melhores controles financeiros e eficiência. Esse sistema simplificado e integrado economiza custos e reduz riscos. Um sistema tÃpico de compra a pagamento inclui cinco etapas e requisitos para conclusão:
Catálogos: Catálogos de fornecedores preferenciais são o primeiro requisito em um sistema de compra a pagamento.
Requisições de compra: Depois que um produto é selecionado em um catálogo, o comprador envia uma requisição de compra ao gerente apropriado.
Fluxo de trabalho do pedido de compra: Um pedido de compra é gerado assim que a requisição de compra é aprovada pelo gerente.
Faturamento: Este é um componente crÃtico de um sistema de compra a pagamento, pois o processamento manual de faturas é um processo extremamente trabalhoso e demorado. O processamento automatizado de faturas economiza tempo e dinheiro e inclui um recurso de reconciliação que combina pedidos de compra com faturas.
Pagamento: Após a aprovação da fatura para pagamento, é gerado um arquivo no sistema de contas a pagar da empresa. A fatura aprovada resulta no pagamento ao fornecedor até o final do perÃodo para o qual o fornecedor estendeu o crédito.
Os sistemas de compra a pagamento não se destinam a acelerar o processo de pagamento. Embora este seja um objetivo louvável, a realidade é que não seria uma prioridade para a maioria das empresas, porque pagar contas mais rapidamente afetaria o tempo de seus próprios fluxos de caixa. Em vez disso, o objetivo de um sistema de compra a pagamento é melhorar a eficiência e os controles financeiros, uma vez que os departamentos financeiros têm dados de compra oportunos na ponta dos dedos.
Fato Rápido
Os sistemas de compra a pagamento são processos automatizados que reduzem os custos de mão de obra e aumentam a precisão.
As melhores práticas para sistemas de compra a pagamento incluem tecnologia sólida que usa um único ponto de contato, como um portal de fornecedores, complexidade reduzida em catálogos e canais de compra e suporte da alta administração. Ele pode fornecer dados importantes sobre quanto está sendo gasto, quais produtos ou serviços estão sendo recebidos e prazos de entrega.
Destaques
O Purchase-to-pay é um sistema de compra completo para empresas, desde a compra de mercadorias até o pagamento do fornecedor.
O Purchase-to-pay não foi projetado para acelerar o pagamento do fornecedor, porque isso não é do interesse das empresas que desejam reter seu dinheiro pelo maior tempo possÃvel.
O Purchase-to-pay também é chamado de P2P, Procure-to-pay, eProcurement ou req-to-cheque.
O processo de compra a pagamento é automatizado, economiza custos e reduz riscos.
Os sistemas de compra a pagamento são projetados para melhorar a eficiência e os controles financeiros.
