الشراء للدفع
ما هو الشراء مقابل الدفع؟
الشراء للدفع هو نظام متكامل يقوم بأتمتة عملية شراء السلع والخدمات للأعمال التجارية بالكامل. اكتسب النظام اسمه لأنه يتعامل مع جميع جوانب الاستحواذ من شراء البضائع إلى دفع البائع. تتمثل الفوائد الرئيسية للشراء مقابل الدفع في الكفاءة وتوفير التكاليف وزيادة الرؤية المالية والمشتريات .
فهم الشراء حتى الدفع
يبدأ نظام الشراء للدفع بالطلب ، ثم ينتقل إلى الشراء ، وينتهي بالدفع. طلب الشراء هو عملية طلب رسمي لخدمة أو صنف أو منتج باستخدام نموذج طلب شراء. يحدث الشراء عند استلام البضائع أو الخدمات. ينتهي النظام عند السداد.
يسعى الشراء إلى الدفع إلى تحسين عملية الشراء ، وبالتالي إفادة المنظمة من خلال ضوابط وكفاءة مالية أفضل. يعمل هذا النظام المبسط والمتكامل على توفير التكاليف وتقليل المخاطر. يشتمل نظام الشراء مقابل الدفع النموذجي على خمس خطوات ومتطلبات للإكمال:
** الكتالوجات **: الكتالوجات من الموردين المفضلين هي الشرط الأول في نظام الشراء مقابل الدفع.
** طلبات الشراء **: بمجرد اختيار منتج من كتالوج ، يرسل المشتري طلب شراء إلى المدير المناسب.
** سير عمل أمر الشراء **: يتم إنشاء أمر الشراء بمجرد موافقة المدير على طلب الشراء.
** الفواتير **: هذا عنصر حاسم في نظام الشراء للدفع نظرًا لأن المعالجة اليدوية للفواتير عملية شاقة للغاية وتستغرق وقتًا طويلاً. توفر المعالجة الآلية للفواتير الوقت والمال وتتضمن ميزة التسوية التي تطابق أوامر الشراء بالفواتير.
** الدفع **: بمجرد اعتماد الفاتورة للدفع ، يتم إنشاء ملف في نظام حسابات الدفع للشركة. تؤدي الفاتورة المعتمدة إلى الدفع للمورد بحلول نهاية الفترة التي قام المورد من أجلها بمد الائتمان.
لا تهدف أنظمة الشراء مقابل الدفع إلى تسريع عملية الدفع. في حين أن هذا سيكون هدفًا جديرًا بالثناء ، إلا أن الحقيقة هي أنه لن يكون أولوية بالنسبة لمعظم الشركات لأن دفع الفواتير بشكل أسرع سيؤثر على توقيت التدفقات النقدية الخاصة بهم. بدلاً من ذلك ، الهدف من نظام الشراء للدفع هو تحسين الكفاءة والضوابط المالية لأن الإدارات المالية لديها بيانات شراء في الوقت المناسب في متناول يدها.
فاست فاكت
أنظمة الشراء مقابل الدفع هي عمليات مؤتمتة تقلل من تكاليف العمالة وتزيد من الدقة.
تتضمن أفضل الممارسات لأنظمة الشراء حتى الدفع تقنية قوية تستخدم نقطة اتصال واحدة ، مثل بوابة الموردين ، وتقليل التعقيد في الكتالوجات وقنوات الشراء ، والدعم من الإدارة العليا. يمكن أن يوفر بيانات أساسية حول مقدار ما يتم إنفاقه ، والمنتجات أو الخدمات التي يتم تلقيها ، وأوقات التسليم.
يسلط الضوء
الشراء للدفع هو نظام شراء كامل للشركات من شراء البضائع إلى دفع البائع.
الشراء للدفع ليس مصممًا لتسريع دفع البائع لأن هذا ليس في مصلحة الشركات التي ترغب في الاحتفاظ بأموالها لأطول فترة ممكنة.
يُطلق على الشراء مقابل الدفع أيضًا اسم P2P أو الشراء حتى الدفع أو الشراء الإلكتروني أو طلب الفحص.
عملية الشراء للدفع آلية وتوفر التكاليف وتقلل من المخاطر.
تم تصميم أنظمة الشراء للدفع لتحسين الكفاءة والضوابط المالية.
