Compre para pagar

¿Qué es la compra a pago?

Compra a pago es un sistema integrado que automatiza completamente el proceso de compra de bienes y servicios para una empresa. El sistema se ganó su nombre porque maneja todos los aspectos de la adquisición, desde la compra de bienes hasta el pago al proveedor. Los beneficios clave de comprar para pagar son la eficiencia, el ahorro de costos y una mayor visibilidad financiera y de compras .

Comprensión de la compra a pago

El sistema de compra a pago comienza con la requisición, continúa con la adquisición y termina con el pago. La requisición es el proceso de solicitar formalmente un servicio, artículo o producto con un formulario de solicitud de compra. La contratación ocurre cuando se reciben los bienes o servicios. El sistema finaliza cuando se realiza el pago.

Buy-to-pay busca optimizar el proceso de compras, beneficiando así a la organización a través de mejores controles financieros y eficiencia. Este sistema optimizado e integrado ahorra costos y reduce el riesgo. Un sistema típico de compra a pago incluye cinco pasos y requisitos para su finalización:

• Catálogos: Los catálogos de proveedores preferidos son el primer requisito en un sistema de compra a pago.

• Solicitudes de compra: Una vez que se ha seleccionado un producto de un catálogo, el comprador envía una solicitud de compra al gerente correspondiente.

• Flujo de trabajo de orden de compra: una orden de compra se genera una vez que el gerente aprueba la solicitud de compra.

• Facturación: este es un componente fundamental de un sistema de compra a pago, ya que el procesamiento manual de facturas es un proceso muy laborioso y lento. El procesamiento automatizado de facturas ahorra tiempo y dinero e incluye una función de reconciliación que relaciona las órdenes de compra con las facturas.

• Pago: Una vez que se aprueba el pago de una factura, se genera un archivo en el sistema de cuentas por pagar de la empresa. La factura aprobada da como resultado el pago al proveedor al final del período para el cual el proveedor ha extendido el crédito.

Los sistemas de compra a pago no están destinados a acelerar el proceso de pago. Si bien este sería un objetivo loable, la realidad es que no sería una prioridad para la mayoría de las empresas porque pagar las facturas más rápido afectaría el momento de sus propios flujos de efectivo. Más bien, el objetivo de un sistema de compra a pago es mejorar la eficiencia y los controles financieros, ya que los departamentos de finanzas tienen datos de compra oportunos al alcance de la mano.

Dato rápido

Los sistemas de compra a pago son procesos automatizados que reducen los costos de mano de obra y aumentan la precisión.

Las mejores prácticas para los sistemas de compra a pago incluyen tecnología sólida que utiliza un único punto de contacto, como un portal de proveedores, complejidad reducida en catálogos y canales de compra, y soporte de la alta dirección. Puede proporcionar datos clave sobre cuánto se gasta, qué productos o servicios se reciben y los tiempos de entrega.

Reflejos

• Compra a pago es un sistema de compra completo para empresas desde la compra de bienes hasta el pago del proveedor.

• La compra para pagar no está diseñada para acelerar el pago de los proveedores porque esto no beneficia a las empresas que desean conservar su efectivo el mayor tiempo posible.

• Compra a pago también se denomina P2P, adquisición a pago, adquisición electrónica o solicitud de cheque.

• El proceso de compra a pago está automatizado, ahorra costos y reduce el riesgo.

• Los sistemas de compra a pago están diseñados para mejorar la eficiencia y los controles financieros.