Køb for at betale
Hvad er Purchase-to-Pay?
Purchase-to-pay er et integreret system, der fuldt ud automatiserer købsprocessen for varer og tjenester for en virksomhed. Systemet har fået sit navn, fordi det håndterer alle aspekter af anskaffelse fra køb af varer til betaling af sælger. De vigtigste fordele ved buy-to-pay er effektivitet, omkostningsbesparelser og øget finansiel og indkøbssynlighed.
Forstå Purchase-to-Pay
Køb-til-betal-systemet begynder med rekvirering, fortsætter til indkøb og slutter med betaling. Rekvirering er processen med formelt at anmode om en tjeneste, en vare eller et produkt med en købsanmodningsformular. Indkøb sker, når varerne eller tjenesteydelserne modtages. Systemet slutter, når betalingen er foretaget.
Purchase-to-pay søger at optimere købsprocessen og dermed gavne organisationen gennem bedre økonomistyring og effektivitet. Dette strømlinede, integrerede system sparer omkostninger og reducerer risiko. Et typisk køb-til-betal-system omfatter fem trin og krav til gennemførelse:
Kataloger: Kataloger fra foretrukne leverandører er det første krav i et køb-til-betal-system.
Købsrekvisitioner: Når et produkt er blevet valgt fra et katalog, sender køber en indkøbsrekvisition til den relevante leder.
Indkøbsordreworkflow: En indkøbsordre genereres, når indkøbsrekvisitionen er godkendt af lederen.
Fakturering: Dette er en kritisk komponent i et køb-til-betal-system, da manuel behandling af fakturaer er en enormt besværlig og tidskrævende proces. Automatiseret fakturabehandling sparer tid og penge og inkluderer en afstemningsfunktion, der matcher indkøbsordrer med fakturaer.
Betaling: Når en faktura er godkendt til betaling, genereres en fil i virksomhedens kreditorsystem. Den godkendte faktura medfører betaling til leverandøren inden udløbet af den periode, som leverandøren har krediteret.
Purchase-to-pay-systemer er ikke beregnet til at fremskynde betalingsprocessen. Selvom dette ville være et prisværdigt mål, er virkeligheden, at det ikke ville være en prioritet for de fleste virksomheder, fordi hurtigere betaling af regninger ville påvirke timingen af deres egne pengestrømme. Målet med et køb-til-betal-system er snarere at forbedre effektiviteten og den økonomiske kontrol, da økonomiafdelinger har rettidige indkøbsdata lige ved hånden.
###Hurtigt faktum
Køb-til-betal-systemer er automatiserede processer, der reducerer lønomkostninger og øger nøjagtigheden.
Bedste praksis for køb-til-betal-systemer omfatter solid teknologi, der bruger et enkelt kontaktpunkt, såsom en leverandørportal, reduceret kompleksitet i kataloger og indkøbskanaler og support fra topledelsen. Det kan give nøgledata om, hvor meget der bliver brugt, hvilke produkter eller tjenester der modtages og leveringstider.
##Højdepunkter
Purchase-to-pay er et komplet indkøbssystem for virksomheder fra køb af varer til leverandørbetaling.
Purchase-to-pay er ikke designet til at fremskynde leverandørbetaling, fordi dette ikke er i virksomhedernes interesse, der ønsker at holde på deres kontanter så længe som muligt.
Purchase-to-pay kaldes også P2P, procure-to-pay, eProcurement eller req-to-cheque.
Køb-til-betal-processen er automatiseret, sparer omkostninger og reducerer risiko.
Purchase-to-pay-systemer er designet til at forbedre effektiviteten og den økonomiske kontrol.
