Kjøp for å betale
Hva er Purchase-to-Pay?
Purchase-to-pay er et integrert system som fullautomatiserer kjøpsprosessen for varer og tjenester for en bedrift. Systemet fikk navnet sitt fordi det håndterer alle aspekter av anskaffelse fra kjøp av varer til betaling av leverandøren. De viktigste fordelene med kjøp for å betale er effektivitet, kostnadsbesparelser og økt finansiell og innkjøpssynlighet.
Forstå Purchase-to-Pay
Kjøp-til-betal-systemet begynner med rekvirering, fortsetter til innkjøp og slutter med betaling. Rekvisisjon er prosessen med å formelt be om en tjeneste, vare eller produkt med et kjøpsforespørselskjema. Innkjøp skjer når varene eller tjenestene mottas. Systemet avsluttes ved betaling.
Purchase-to-pay søker å optimere kjøpsprosessen, og derved komme organisasjonen til gode gjennom bedre økonomisk kontroll og effektivitet. Dette strømlinjeformede, integrerte systemet sparer kostnader og reduserer risiko. Et typisk kjøp-til-betal-system inkluderer fem trinn og krav for fullføring:
Kataloger: Kataloger fra foretrukne leverandører er det første kravet i et kjøp-til-betal-system.
Kjøpsrekvisisjoner: Når et produkt er valgt fra en katalog, sender kjøperen en innkjøpsrekvisisjon til riktig leder.
Arbeidsflyt for innkjøpsordre: En innkjøpsordre genereres når innkjøpsrekvisisjonen er godkjent av lederen.
Fakturering: Dette er en kritisk komponent i et kjøp-til-betal-system siden manuell behandling av fakturaer er en enormt arbeidskrevende og tidkrevende prosess. Automatisert fakturabehandling sparer tid og penger og inkluderer en avstemmingsfunksjon som matcher innkjøpsordrer med fakturaer.
Betaling: Når en faktura er godkjent for betaling, genereres en fil i bedriftens kreditorsystem. Den godkjente fakturaen resulterer i betaling til leverandøren innen utløpet av perioden leverandøren har kreditert.
Kjøp-til-betal-systemer er ikke ment å fremskynde betalingsprosessen. Selv om dette ville være et prisverdig mål, er realiteten at det ikke ville være en prioritet for de fleste selskaper fordi å betale regninger raskere vil påvirke tidspunktet for deres egne kontantstrømmer. Målet med et kjøp-til-betal-system er snarere å forbedre effektiviteten og økonomikontrollene siden finansavdelinger har rettidige kjøpsdata til fingerspissene.
Rask fakta
Kjøp-til-betal-systemer er automatiserte prosesser som reduserer arbeidskostnadene og øker nøyaktigheten.
Beste praksis for kjøp-til-betal-systemer inkluderer solid teknologi som bruker ett enkelt kontaktpunkt, for eksempel en leverandørportal, redusert kompleksitet i kataloger og kjøpskanaler, og støtte fra toppledelsen. Den kan gi nøkkeldata om hvor mye som blir brukt, hvilke produkter eller tjenester som mottas og leveringstider.
Høydepunkter
– Purchase-to-pay er et komplett kjøpssystem for virksomheter fra kjøp av varer til leverandørbetaling.
– Purchase-to-pay er ikke designet for å fremskynde leverandørbetalingen fordi dette ikke er i interessene til selskaper som ønsker å holde på kontantene sine så lenge som mulig.
– Purchase-to-pay kalles også P2P, procure-to-pay, eProcurement, eller req-to-cheque.
- Kjøp-til-betal-prosessen er automatisert, sparer kostnader og reduserer risiko.
– Kjøp-til-betal-systemer er utviklet for å forbedre effektiviteten og økonomikontrollen.
