От покупки до оплаты

Что такое покупка до оплаты?

Purchase-to-pay — интегрированная система, полностью автоматизирующая процесс покупки товаров и услуг для бизнеса. Система получила свое название, потому что она обрабатывает все аспекты приобретения от покупки товаров до оплаты продавцу. Основными преимуществами модели «от покупки до оплаты» являются эффективность, экономия средств и повышенная прозрачность финансов и закупок .

Понимание покупки до оплаты

Система «от покупки до оплаты» начинается с подачи заявки, переходит к закупке и заканчивается оплатой. Заявка — это процесс официального запроса услуги, предмета или продукта с помощью формы запроса на покупку. Закупка происходит, когда товары или услуги получены. Система прекращает работу после оплаты.

Покупка до оплаты направлена на оптимизацию процесса закупок, что приносит пользу организации за счет лучшего финансового контроля и эффективности. Эта оптимизированная интегрированная система экономит затраты и снижает риски. Типичная система «от покупки до оплаты» включает пять шагов и требований для завершения:

• Каталоги: каталоги от предпочтительных поставщиков являются первым требованием в системе «покупка до оплаты».

• Заявки на покупку: после выбора товара из каталога покупатель отправляет заявку на покупку соответствующему менеджеру.

• Рабочий процесс заказа на покупку: заказ на покупку создается после утверждения заявки на покупку менеджером.

• Выставление счетов: это важнейший компонент системы «покупка до оплаты», поскольку ручная обработка счетов — очень трудоемкий и трудоемкий процесс. Автоматическая обработка счетов экономит время и деньги и включает функцию сверки, которая сопоставляет заказы на покупку со счетами.

кредиторской задолженности компании создается файл . Утвержденный счет-фактура приводит к оплате поставщику к концу периода, на который поставщик предоставил кредит.

Системы от покупки до оплаты не предназначены для ускорения процесса оплаты. Хотя это было бы похвальной целью, реальность такова, что она не была бы приоритетной для большинства компаний, потому что более быстрая оплата счетов повлияет на сроки их собственных денежных потоков. Скорее, цель системы «покупка до оплаты» состоит в повышении эффективности и финансового контроля, поскольку финансовые отделы имеют своевременные данные о закупках.

Быстрый факт

Системы «от покупки до оплаты» — это автоматизированные процессы, которые снижают трудозатраты и повышают точность.

Передовой опыт для систем «покупка-оплата» включает надежную технологию, использующую единую точку контакта, такую как портал поставщиков, упрощение каталогов и каналов закупок, а также поддержку со стороны высшего руководства. Он может предоставить ключевые данные о том, сколько тратится, какие продукты или услуги получают, а также о сроках доставки.

Особенности

• Purchase-to-pay — это полная система закупок для предприятий, от покупки товаров до оплаты поставщику.

• Покупка с оплатой не предназначена для ускорения оплаты поставщикам, потому что это не в интересах компаний, которые хотят удерживать свои наличные деньги как можно дольше.

• Покупка с оплатой также называется P2P, закупка с оплатой, электронные закупки или запрос к чеку.

• Процесс от покупки до оплаты автоматизирован, экономит затраты и снижает риск.

• Системы от покупки до оплаты предназначены для повышения эффективности и финансового контроля.