Ostosta maksuun
Mikä on ostosta maksuun?
Purchase-to-pay on integroitu järjestelmä, joka automatisoi täysin yrityksen tavaroiden ja palveluiden ostoprosessin. Järjestelmä ansaitsi nimensä, koska se käsittelee kaikki hankinnan osa-alueet tavaroiden ostamisesta myyjän maksamiseen. Ostosta maksuun -periaatteen tärkeimmät edut ovat tehokkuus, kustannussäästöt sekä talouden ja hankintojen näkyvyyden lisääntyminen.
Ostosta maksuun -maksun ymmärtäminen
Hankinnasta maksuun -järjestelmä alkaa tilauksesta, etenee hankintaan ja päättyy maksamiseen. Requisitioning on prosessi, jossa pyydetään virallisesti palvelua, tuotetta tai tuotetta ostopyyntölomakkeella. Hankinta tapahtuu, kun tavarat tai palvelut vastaanotetaan. Järjestelmä päättyy, kun maksu on suoritettu.
Ostosta maksuun -toiminto pyrkii optimoimaan ostoprosessin, mikä hyödyttää organisaatiota paremman taloudellisen valvonnan ja tehokkuuden ansiosta. Tämä virtaviivainen, integroitu järjestelmä säästää kustannuksia ja vähentää riskejä. Tyypillinen ostosta maksuun -järjestelmä sisältää viisi vaihetta ja vaatimukset täyttämiselle:
Katalogit: Ensisijaisten toimittajien luettelot ovat ensimmäinen vaatimus ostosta maksuun -järjestelmässä.
Ostoehdot: Kun tuote on valittu luettelosta, ostaja lähettää ostoehdotuksen asianmukaiselle johtajalle.
Ostotilauksen työnkulku: Ostotilaus luodaan, kun johtaja on hyväksynyt ostoehdotuksen.
Laskutus: Tämä on kriittinen osa ostosta maksuun -järjestelmää, koska laskujen manuaalinen käsittely on erittäin työläs ja aikaa vievä prosessi. Automaattinen laskujen käsittely säästää aikaa ja rahaa ja sisältää täsmäytysominaisuuden, joka sovittaa ostotilaukset laskuihin.
Maksu: Kun lasku on hyväksytty maksettavaksi, luodaan tiedosto yrityksen ostoreskontrajärjestelmään. Hyväksytty lasku johtaa maksuun toimittajalle sen ajanjakson loppuun mennessä, jolle toimittaja on myöntänyt luottoa.
Ostosta maksuun -järjestelmien tarkoituksena ei ole nopeuttaa maksuprosessia. Vaikka tämä olisikin kiitettävä tavoite, todellisuudessa se ei olisi useimmille yrityksille prioriteetti, koska laskujen nopeampi maksaminen vaikuttaisi niiden omien kassavirtojen ajoitukseen. Ostosta maksuun -järjestelmän tavoitteena on pikemminkin parantaa tehokkuutta ja talouden valvontaa, koska talousosastoilla on oikea-aikaiset ostotiedot käden ulottuvilla.
Nopea tosiasia
Hankinnasta maksuun -järjestelmät ovat automatisoituja prosesseja, jotka vähentävät työvoimakustannuksia ja lisäävät tarkkuutta.
Ostosta maksuun -järjestelmien parhaita käytäntöjä ovat vankka teknologia, joka käyttää yhtä yhteyspistettä, kuten toimittajaportaali, luetteloiden ja ostokanavien monimutkaisuuden vähentäminen sekä ylimmän johdon tuki. Se voi tarjota keskeisiä tietoja siitä, kuinka paljon kulutetaan, mitä tuotteita tai palveluita vastaanotetaan ja toimitusajoista.
Kohokohdat
Purchase-to-pay on täydellinen ostojärjestelmä yrityksille tavaroiden ostosta myyjän maksamiseen.
Ostosta maksuun -toimintoa ei ole suunniteltu nopeuttamaan myyjän maksamista, koska se ei ole niiden yritysten etujen mukaista, jotka haluavat pitää kätensä mahdollisimman pitkään.
Ostosta maksuun kutsutaan myös P2P:ksi, hanki maksuun, eProcurement tai req-to-cheque.
Ostosta maksuun -prosessi on automatisoitu, säästää kustannuksia ja vähentää riskejä.
Hankinnasta maksuun -järjestelmät on suunniteltu parantamaan tehokkuutta ja talouden valvontaa.
