Köp att betala

Vad är Purchase-to-Pay?

Purchase-to-pay är ett integrerat system som helt automatiserar inköpsprocessen för varor och tjänster för ett företag. Systemet har fått sitt namn eftersom det hanterar alla aspekter av anskaffning från köp av varor till betalning av säljaren. De viktigaste fördelarna med inköp-till-betala är effektivitet, kostnadsbesparingar och ökad synlighet inom finans och inköp .

Förstå Purchase-to-Pay

Köp-till-betal-systemet börjar med rekvisition, fortsätter till upphandling och slutar med betalning. Rekvisition är processen att formellt begära en tjänst, vara eller produkt med ett inköpsformulär. Upphandling sker när varorna eller tjänsterna tas emot. Systemet avslutas när betalning är gjord.

Purchase-to-pay strävar efter att optimera inköpsprocessen och därigenom gynna organisationen genom bättre ekonomiska kontroller och effektivitet. Detta strömlinjeformade, integrerade system sparar kostnader och minskar risker. Ett typiskt köp-till-betalsystem inkluderar fem steg och krav för slutförande:

• Kataloger: Kataloger från föredragna leverantörer är det första kravet i ett köp-till-betala-system.

• Inköpsrekvisitioner: När en produkt har valts från en katalog skickar köparen en inköpsrekvisition till lämplig chef.

• Arbetsflöde för inköpsorder: En inköpsorder genereras när inköpsrekvisitionen har godkänts av chefen.

• Fakturering: Detta är en kritisk komponent i ett köp-till-betala-system eftersom manuell hantering av fakturor är en oerhört mödosam och tidskrävande process. Automatiserad fakturahantering sparar tid och pengar och inkluderar en avstämningsfunktion som matchar inköpsorder till fakturor.

• Betalning: När en faktura är godkänd för betalning genereras en fil i företagets leverantörsreskontrasystem. Den godkända fakturan resulterar i betalning till leverantören vid utgången av den period för vilken leverantören har krediterat.

Purchase-to-pay-system är inte avsedda att påskynda betalningsprocessen. Även om detta skulle vara ett lovvärt mål, är verkligheten att det inte skulle vara en prioritet för de flesta företag eftersom att betala räkningar snabbare skulle påverka tidpunkten för deras egna kassaflöden. Målet med ett köp-till-betala-system är snarare att förbättra effektiviteten och de ekonomiska kontrollerna eftersom ekonomiavdelningarna har snabba inköpsdata till hands.

###Snabbt faktum

Köp-till-betala-system är automatiserade processer som minskar arbetskostnaderna och ökar noggrannheten.

Bästa praxis för köp-till-betala-system inkluderar solid teknik som använder en enda kontaktpunkt, såsom en leverantörsportal, minskad komplexitet i kataloger och inköpskanaler och stöd från högsta ledningen. Det kan ge nyckeldata om hur mycket som spenderas, vilka produkter eller tjänster som tas emot och leveranstider.

##Höjdpunkter

– Purchase-to-pay är ett komplett inköpssystem för företag från köp av varor till leverantörsbetalning.

– Purchase-to-pay är inte utformat för att påskynda leverantörsbetalningen eftersom detta inte ligger i företagens intresse som vill behålla sina kontanter så länge som möjligt.

– Inköp-till-betala kallas även P2P, anskaffa-till-betala, e-upphandling eller req-to-check.

– Köp-till-betala-processen är automatiserad, sparar kostnader och minskar risken.

• Köp-till-betala-system är utformade för att förbättra effektiviteten och den ekonomiska kontrollen.