Achat à payer

Qu'est-ce que le Purchase-to-Pay ?

Purchase-to-pay est un système intégré qui automatise entièrement le processus d'achat de biens et de services pour une entreprise. Le système a gagné son nom parce qu'il gère tous les aspects de l'acquisition, de l'achat des marchandises au paiement du vendeur. Les principaux avantages de l'achat au paiement sont l'efficacité, les économies de coûts et une meilleure visibilité financière et d'approvisionnement .

Comprendre l'achat pour payer

Le système d'achat au paiement commence par la demande, passe à l'approvisionnement et se termine par le paiement. La demande d'achat est le processus de demande formelle d'un service, d'un article ou d'un produit avec un formulaire de demande d'achat. L'approvisionnement a lieu lorsque les biens ou les services sont reçus. Le système se termine lorsque le paiement est effectué.

L'achat au paiement vise à optimiser le processus d'achat, ce qui profite à l'organisation grâce à de meilleurs contrôles financiers et à une meilleure efficacité. Ce système rationalisé et intégré permet de réduire les coûts et les risques. Un système typique d'achat au paiement comprend cinq étapes et conditions d'achèvement :

• Catalogues : les catalogues des fournisseurs privilégiés sont la première exigence d'un système d'achat au paiement.

• Demandes d'achat : Une fois qu'un produit a été sélectionné dans un catalogue, l'acheteur envoie une demande d'achat au responsable approprié.

• Workflow de commande d'achat : une commande d'achat est générée une fois la demande d'achat approuvée par le responsable.

• Facturation : il s'agit d'un élément essentiel d'un système de paiement par achat, car le traitement manuel des factures est un processus extrêmement laborieux et chronophage. Le traitement automatisé des factures permet d'économiser du temps et de l'argent et comprend une fonction de rapprochement qui associe les bons de commande aux factures.

• Paiement : une fois qu'une facture est approuvée pour paiement, un fichier est généré dans le système de comptes fournisseurs de l'entreprise. La facture approuvée entraîne le paiement au fournisseur à la fin de la période pour laquelle le fournisseur a accordé un crédit.

Les systèmes d'achat pour paiement ne sont pas destinés à accélérer le processus de paiement. Bien qu'il s'agisse d'un objectif louable, la réalité est que ce ne serait pas une priorité pour la plupart des entreprises, car le paiement plus rapide des factures affecterait le calendrier de leurs propres flux de trésorerie. Au contraire, l'objectif d'un système d'achat au paiement est d'améliorer l'efficacité et les contrôles financiers puisque les services financiers disposent de données d'achat opportunes à portée de main.

En bref

Les systèmes Purchase-to-Pay sont des processus automatisés qui réduisent les coûts de main-d'œuvre et augmentent la précision.

Les meilleures pratiques pour les systèmes d'achat au paiement incluent une technologie solide qui utilise un point de contact unique, comme un portail fournisseur, une complexité réduite dans les catalogues et les canaux d'achat, et le soutien de la haute direction. Il peut fournir des données clés sur le montant dépensé, les produits ou services reçus et les délais de livraison.

Points forts

• Purchase-to-pay est un système d'achat complet pour les entreprises, de l'achat de marchandises au paiement des fournisseurs.

• Le Purchase-to-pay n'est pas conçu pour accélérer le paiement des fournisseurs car cela n'est pas dans l'intérêt des entreprises qui souhaitent conserver leur trésorerie le plus longtemps possible.

• Purchase-to-pay est également appelé P2P, procure-to-pay, eProcurement ou req-to-cheque.

• Le processus d'achat au paiement est automatisé, réduit les coûts et les risques.

• Les systèmes d'achat au paiement sont conçus pour améliorer l'efficacité et les contrôles financiers.