bakskrifstofa

Hvað er bakskrifstofa?

Bakskrifstofan er sá hluti fyrirtækis sem samanstendur af stjórnunar- og stuðningsstarfsmönnum sem ekki snúa að viðskiptavinum. Bakskrifstofuaðgerðir fela í sér uppgjör, heimildir, skjalaviðhald, reglufylgni, bókhald og upplýsingatækniþjónustu. Til dæmis er fjármálaþjónustufyrirtæki skipt upp í þrjá hluta: skrifstofu (td sala, markaðssetning og þjónustuver), milliskrifstofa (áhættustýring) og bakskrifstofa (stjórnsýslu- og stuðningsþjónusta).

Hvernig bakskrifstofan virkar

Líta má á bakþjónustuna sem hluta fyrirtækis sem ber ábyrgð á að veita allar viðskiptaaðgerðir sem tengjast rekstri þess. Þrátt fyrir að því er virðist ósýnilega nærveru sinna bakstarfsmenn fyrirtækinu nauðsynlegar aðgerðir. Bakskrifstofan er ómissandi hluti hvers fyrirtækis og tengd starfsheiti eru oft flokkuð undir „Starfsemi“. Hlutverk þeirra gera og útbúa skrifstofufólk til að sinna skyldum sínum sem snúa að viðskiptavinum. Bakvaktin er stundum notuð til að lýsa öllum störfum sem ekki skila beint tekjum.

Hugtakið "bakskrifstofa" er upprunnið þegar fyrirtæki snemma hönnuðu skrifstofur sínar þannig að framhlutinn innihélt samstarfsmenn sem hafa samskipti við viðskiptavini og afturhluti skrifstofunnar innihélt samstarfsmenn sem hafa engin samskipti við viðskiptavini, svo sem bókhaldsmenn.

Dæmi um bakskrifstofu

Í dag eru flestar bakskrifstofur staðsettar fjarri höfuðstöðvum fyrirtækisins. Margir eru staðsettir í borgum þar sem atvinnuleigusamningar eru ódýrir, launakostnaður er lágur og nægilegt vinnuafl er til staðar.

Að öðrum kosti hafa mörg fyrirtæki valið að útvista og/eða bakskrifstofuhlutverkum úti á landi til að draga enn frekar úr kostnaði. Tæknin hefur gefið mörgum fyrirtækjum tækifæri til að leyfa fjarvinnu fyrirkomulag, þar sem félagar vinna heima. Kostir eru meðal annars húsaleigusparnaður og aukin framleiðni. Að auki gerir fjarráðning bakskrifstofufólks fyrirtækjum kleift að fá aðgang að hæfileikum á ýmsum sviðum og laða að fjölbreyttan hóp umsækjenda.

Sum fyrirtæki bjóða starfsmönnum og umsækjendum hvata sem samþykkja fjarstöður. Til dæmis gæti fjármálaþjónustufyrirtæki sem krefst bókhalds á háu stigi boðið 500 $ á mánuði húsnæðisstyrk til reyndra CPAs til að vinna heima. Ef það kostar $1.000 á mánuði að tryggja skrifstofuhúsnæði á einstakling, myndi húsnæðisstyrkur upp á $500 á mánuði leiða til heildarsparnaðar upp á $6.000 á ári. Kostnaðarsparnaðurinn getur verið umtalsverður þegar margir fjarlægir sérfræðingar eru í vinnu.

Þó að þetta spari fyrirtækinu peninga, gæti starfsmaðurinn einnig þurft að sætta sig við lægri laun ef hann er að flytja úr Front Office stöðu á miðlægum stað til afskekktari staðsetningar eða jafnvel vinnu heimafyrirkomulags.

Sérstök atriði

Þrátt fyrir að bakskrifstofustarfsmenn hafi ekki samskipti við viðskiptavini, hafa þeir tilhneigingu til að hafa virkan samskipti við afgreiðslufólk. Til dæmis getur sölumaður framleiðslubúnaðar fengið aðstoð bakskrifstofufólks til að veita nákvæmar upplýsingar um birgða- og verðlagsuppbyggingu. Sérfræðingar á fasteignamarkaði hafa oft samskipti við söluaðila til að búa til aðlaðandi og viðeigandi markaðsefni og upplýsingatæknisérfræðingar hafa reglulega samskipti við allar deildir innan fyrirtækisins til að tryggja að kerfi virki rétt.

Margir viðskiptaskólanemar frá háskólum og háskólum sem ekki eru markhópar sjá Back Office vinnu sem leið til að öðlast reynslu innan fyrirtækis og hugsanlega netkerfi upp í Front Office hlutverkin. Þó það sé breytilegt frá einu fyrirtæki til annars, þá er vinnan í bakskrifstofunni verulega frábrugðin Front Office og, að undanskildum útlánaáhættuhlutverkum fyrirtækja, veitir það kannski ekki Front Office sem er vongóð með nauðsynlega reynslu til að gera slíka umskipti .

##Hápunktar

• Hugtakið "bakskrifstofa" er upprunnið þegar fyrirtæki snemma hönnuðu skrifstofur sínar þannig að framhlutinn innihélt samstarfsmenn sem hafa samskipti við viðskiptavini og afturhluti skrifstofunnar innihélt samstarfsmenn sem hafa engin samskipti við viðskiptavini, svo sem bókhaldsmenn.

• Bakskrifstofuaðgerðir fela í sér uppgjör, heimildir, skjalaviðhald, reglufylgni, bókhald og upplýsingatækniþjónustu.

• Bakskrifstofan er hluti fyrirtækis sem samanstendur af stjórnunar- og stuðningsstarfsmönnum, sem ekki snúast um viðskiptavini.