Investor's wiki

Accounting Information System (AIS)

Accounting Information System (AIS)

Hvad er et regnskabsinformationssystem (AIS)?

Et regnskabsinformationssystem (AIS) involverer indsamling, opbevaring og behandling af finansielle og regnskabsmæssige data, der bruges af interne brugere til at rapportere oplysninger til investorer,. kreditorer og skattemyndigheder. Det er generelt en computerbaseret metode til sporing af regnskabsaktivitet i forbindelse med informationsteknologiressourcer. En AIS kombinerer traditionel regnskabspraksis,. såsom brugen af generelt accepterede regnskabsprincipper (GAAP),. med moderne informationsteknologiressourcer.

Hvordan et regnskabsinformationssystem (AIS) bruges

Et regnskabsinformationssystem indeholder forskellige elementer, der er vigtige i regnskabscyklussen. Selvom oplysningerne i et system varierer mellem brancher og virksomhedsstørrelser, inkluderer en typisk AIS data vedrørende indtægter,. udgifter,. kundeoplysninger, medarbejderoplysninger og skatteoplysninger. Specifikke data omfatter salgsordrer og analyserapporter, indkøbsrekvisitioner, fakturaer, checkregistre, inventar, løn, hovedbog, prøvebalance og regnskabsoplysninger.

Et regnskabsinformationssystem skal have en databasestruktur for at lagre information. Denne databasestruktur er typisk programmeret med forespørgselssprog, der giver mulighed for tabel- og datamanipulation. En AIS har adskillige felter til at indtaste data samt til at redigere tidligere lagrede data. Derudover er regnskabsinformationssystemer ofte meget sikrede platforme med forebyggende foranstaltninger mod virus, hackere og andre eksterne kilder, der forsøger at indsamle information. Cybersikkerhed bliver stadig vigtigere i takt med, at flere og flere virksomheder opbevarer deres data elektronisk.

De forskellige output fra et regnskabsinformationssystem eksemplificerer alsidigheden af dets datamanipulationsmuligheder. En AIS producerer rapporter, herunder ældningsrapporter for debitorer baseret på kundeoplysninger, afskrivningsplaner for anlægsaktiver og prøvesaldi til finansiel rapportering. Kundelister, skatteberegninger og lagerniveauer kan også gengives. Korrespondancer, notater eller præsentationer er dog ikke inkluderet i AIS'en, fordi disse poster ikke er direkte relateret til en virksomheds finansielle rapportering eller bogføring.

Fordele ved regnskabsinformationssystemer

Tværafdelings grænseflader

Et regnskabsinformationssystem stræber efter at interface på tværs af flere afdelinger. Inden for systemet kan salgsafdelingen uploade salgsbudgettet. Disse oplysninger bruges af lagerstyringsteamet til at foretage lageroptællinger og købe materialer. Ved køb af inventar kan systemet give kreditorafdelingen besked om den nye faktura. En AIS kan også dele oplysninger om en ny ordre, så produktions-, forsendelses- og kundeserviceafdelingerne er opmærksomme på salget.

###Interne kontroller

En integreret del af regnskabsinformationssystemer vedrører interne kontroller. Politikker og procedurer kan placeres i systemet for at sikre, at følsomme kunde-, leverandør- og forretningsoplysninger vedligeholdes i en virksomhed. Gennem brug af fysiske adgangsgodkendelser, loginkrav, adgangslogfiler, autorisationer og adskillelse af opgaver kan brugere begrænses til kun de relevante oplysninger, der er nødvendige for at udføre deres forretningsfunktion.