نظام المعلومات المحاسبية (AIS)

ما هو نظام المعلومات المحاسبية (AIS)؟

يتضمن نظام المعلومات المحاسبية (AIS) جمع وتخزين ومعالجة البيانات المالية والمحاسبية المستخدمة من قبل المستخدمين الداخليين لإبلاغ المعلومات إلى المستثمرين والدائنين والسلطات الضريبية. إنها بشكل عام طريقة تعتمد على الكمبيوتر لتتبع نشاط المحاسبة بالاقتران مع موارد تكنولوجيا المعلومات. يجمع AIS بين ممارسات المحاسبة التقليدية ، مثل استخدام مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا (GAAP) ، مع موارد تكنولوجيا المعلومات الحديثة.

كيف يتم استخدام نظم المعلومات المحاسبية (AIS)

يحتوي نظام المعلومات المحاسبية على عناصر مختلفة مهمة في دورة المحاسبة. على الرغم من أن المعلومات الواردة في النظام تختلف باختلاف الصناعات وأحجام الأعمال ، فإن AIS النموذجي يتضمن البيانات المتعلقة بالإيرادات والمصروفات ومعلومات العملاء ومعلومات الموظف والمعلومات الضريبية. تتضمن البيانات المحددة أوامر المبيعات وتقارير التحليل وطلبات الشراء والفواتير وسجلات الشيكات والمخزون وكشوف المرتبات ودفتر الأستاذ وميزان المراجعة ومعلومات القوائم المالية.

يجب أن يحتوي نظام المعلومات المحاسبية على هيكل قاعدة بيانات لتخزين المعلومات. عادةً ما تتم برمجة بنية قاعدة البيانات هذه باستخدام لغة الاستعلام التي تسمح بمعالجة الجدول والبيانات. يحتوي AIS على العديد من الحقول لإدخال البيانات وكذلك لتحرير البيانات المخزنة مسبقًا. بالإضافة إلى ذلك ، غالبًا ما تكون أنظمة المعلومات المحاسبية عبارة عن منصات آمنة للغاية مع اتخاذ تدابير وقائية ضد الفيروسات والمتسللين والمصادر الخارجية الأخرى التي تحاول جمع المعلومات. تزداد أهمية الأمن السيبراني مع قيام المزيد والمزيد من الشركات بتخزين بياناتها إلكترونيًا.

تمثل المخرجات المختلفة لنظام المعلومات المحاسبية مثالاً على تنوع إمكانيات معالجة البيانات الخاصة به. ينتج AIS تقارير بما في ذلك تقارير تقادم الحسابات المستحقة القبض بناءً على معلومات العملاء ، وجداول الإهلاك للأصول الثابتة ، وأرصدة المراجعة للتقارير المالية. يمكن أيضًا إعادة إنتاج قوائم العملاء وحسابات الضرائب ومستويات المخزون. ومع ذلك ، لا يتم تضمين المراسلات أو المذكرات أو العروض التقديمية في AIS لأن هذه العناصر لا ترتبط مباشرة بالتقارير المالية للشركة أو مسك الدفاتر.

فوائد نظم المعلومات المحاسبية

التواصل بين الأقسام

يسعى نظام المعلومات المحاسبية إلى التفاعل عبر أقسام متعددة. داخل النظام ، يمكن لقسم المبيعات تحميل ميزانية المبيعات. يتم استخدام هذه المعلومات من قبل فريق إدارة المخزون لإجراء عمليات جرد المخزون وشراء المواد. عند شراء المخزون ، يمكن للنظام إخطار قسم الحسابات الدائنة بالفاتورة الجديدة. يمكن لـ AIS أيضًا مشاركة المعلومات حول طلب جديد بحيث تكون أقسام التصنيع والشحن وخدمة العملاء على دراية بالبيع.

الضوابط الداخلية

يتعلق جزء لا يتجزأ من أنظمة المعلومات المحاسبية بالضوابط الداخلية. يمكن وضع السياسات والإجراءات داخل النظام لضمان الحفاظ على معلومات العميل والمورد والعمل الحساسة داخل الشركة. من خلال استخدام موافقات الوصول المادي ، ومتطلبات تسجيل الدخول ، وسجلات الوصول ، والتراخيص ، وفصل المهام ، يمكن أن يقتصر المستخدمون على المعلومات ذات الصلة اللازمة فقط لأداء وظائفهم التجارية.