Muhasebe Bilgi Sistemi (AIS)

Muhasebe Bilgi Sistemi (AIS) nedir?

yatırımcılara,. alacaklılara ve vergi makamlarına bildirmek için dahili kullanıcılar tarafından kullanılan finansal ve muhasebe verilerinin toplanmasını, depolanmasını ve işlenmesini içerir . Genellikle, bilgi teknolojisi kaynaklarıyla bağlantılı olarak muhasebe faaliyetlerini izlemek için bilgisayar tabanlı bir yöntemdir. Bir AIS, Genel Kabul Görmüş Muhasebe İlkelerinin (GAAP) kullanımı gibi geleneksel muhasebe uygulamalarını modern bilgi teknolojisi kaynaklarıyla birleştirir.

Muhasebe Bilgi Sistemleri (AIS) Nasıl Kullanılır?

muhasebe döngüsünde önemli olan çeşitli unsurları içerir . Bir sistemde yer alan bilgiler sektörler ve işletme boyutları arasında farklılık gösterse de, tipik bir AIS gelir,. gider,. müşteri bilgileri, çalışan bilgileri ve vergi bilgileriyle ilgili verileri içerir. Spesifik veriler, satış siparişlerini ve analiz raporlarını, satınalma taleplerini, faturaları, çek defterlerini, envanteri, bordroyu, defteri, deneme bakiyesini ve mali tablo bilgilerini içerir.

Bir muhasebe bilgi sistemi, bilgileri depolamak için bir veritabanı yapısına sahip olmalıdır. Bu veritabanı yapısı tipik olarak tablo ve veri işlemeye izin veren sorgu dili ile programlanır. Bir AIS, verileri girmek ve önceden depolanmış verileri düzenlemek için çok sayıda alana sahiptir. Ek olarak, muhasebe bilgi sistemleri genellikle virüslere, bilgisayar korsanlarına ve bilgi toplamaya çalışan diğer dış kaynaklara karşı önleyici tedbirler alınan yüksek güvenlikli platformlardır. Siber güvenlik,. giderek daha fazla şirket verilerini elektronik olarak sakladıkça giderek daha önemli hale geliyor.

Bir muhasebe bilgi sisteminin çeşitli çıktıları, veri işleme yeteneklerinin çok yönlülüğünü örneklemektedir. Bir AIS , müşteri bilgilerine dayalı alacak hesaplarının yaşlandırma raporlarını, sabit kıymetler için amortisman çizelgelerini ve finansal raporlama için deneme bakiyelerini içeren raporlar üretir. Müşteri listeleri, vergi hesaplamaları ve envanter seviyeleri de çoğaltılabilir. Ancak, yazışmalar, notlar veya sunumlar AIS'ye dahil edilmez çünkü bu kalemler bir şirketin finansal raporlaması veya defter tutmasıyla doğrudan ilgili değildir.

Muhasebe Bilgi Sistemlerinin Faydaları

Bölümler Arası Arabirim

Bir muhasebe bilgi sistemi, birden fazla departman arasında arayüz oluşturmaya çalışır. Sistem içerisinde satış departmanı satış bütçesini sisteme yükleyebilir. Bu bilgi, envanter yönetimi ekibi tarafından envanter sayımları yapmak ve malzeme satın almak için kullanılır. Envanter satın alındığında, sistem yeni faturayı borçlar departmanına bildirebilir. Bir AIS, üretim, nakliye ve müşteri hizmetleri departmanlarının satıştan haberdar olması için yeni bir siparişle ilgili bilgileri de paylaşabilir.

###Dahili Kontroller

Muhasebe bilgi sistemlerinin ayrılmaz bir parçası iç kontrollerle ilgilidir. Hassas müşteri, satıcı ve iş bilgilerinin bir şirket içinde tutulmasını sağlamak için sistem içine politikalar ve prosedürler yerleştirilebilir. Fiziksel erişim onaylarının, oturum açma gereksinimlerinin, erişim günlüklerinin, yetkilendirmelerin ve görev ayrımının kullanılması yoluyla, kullanıcılar yalnızca iş işlevlerini yerine getirmek için gerekli olan ilgili bilgilerle sınırlandırılabilir.