Bókhaldsupplýsingakerfi (AIS)

Hvað er bókhaldsupplýsingakerfi (AIS)?

Bókhaldsupplýsingakerfi (AIS) felur í sér söfnun, geymslu og vinnslu fjárhags- og bókhaldsgagna sem innri notendur nota til að tilkynna upplýsingar til fjárfesta,. kröfuhafa og skattyfirvalda. Það er almennt tölvubundin aðferð til að rekja bókhaldsvirkni í tengslum við upplýsingatækniauðlindir. AIS sameinar hefðbundna reikningsskilaaðferðir,. svo sem notkun almennt viðurkenndra reikningsskilareglur (GAAP),. með nútíma upplýsingatækniauðlindum.

Hvernig bókhaldsupplýsingakerfi (AIS) er notað

Bókhaldsupplýsingakerfi inniheldur ýmsa þætti sem eru mikilvægir í bókhaldsferlinu . Þó að upplýsingarnar í kerfinu séu mismunandi eftir atvinnugreinum og fyrirtækjastærðum, þá inniheldur dæmigerð AIS gögn sem tengjast tekjum,. gjöldum,. upplýsingum um viðskiptavini, starfsmannaupplýsingar og skattaupplýsingar. Sérstök gögn innihalda sölupantanir og greiningarskýrslur, innkaupabeiðnir, reikninga, tékkaskrár, birgðaskrá, launaskrá, höfuðbók, prufujöfnuð og upplýsingar um fjárhagsyfirlit.

Bókhaldsupplýsingakerfi verður að hafa gagnagrunnsuppbyggingu til að geyma upplýsingar. Þessi gagnagrunnsbygging er venjulega forrituð með fyrirspurnarmáli sem gerir ráð fyrir töflu- og gagnavinnslu. AIS hefur fjölmarga reiti til að setja inn gögn sem og til að breyta áður geymdum gögnum. Að auki eru bókhaldsupplýsingakerfi oft mjög öruggir vettvangar með fyrirbyggjandi aðgerðum gegn vírusum, tölvuþrjótum og öðrum utanaðkomandi aðilum sem reyna að safna upplýsingum. Netöryggi er sífellt mikilvægara þar sem fleiri og fleiri fyrirtæki geyma gögn sín rafrænt.

Hin ýmsu úttak bókhaldsupplýsingakerfis sýnir fjölhæfni gagnavinnslugetu þess. AIS framleiðir skýrslur þar á meðal öldrunarskýrslur viðskiptakrafna byggðar á upplýsingum viðskiptavina, afskriftaáætlanir fyrir fastafjármuni og prufustöður fyrir fjárhagsskýrslugerð. Einnig er hægt að afrita viðskiptamannalistar, skattaútreikninga og birgðastig. Samt sem áður eru bréfaskriftir, minnisblöð eða kynningar ekki innifalin í AIS þar sem þessir hlutir tengjast ekki beint fjárhagsskýrslu eða bókhaldi fyrirtækis.

Kostir bókhaldsupplýsingakerfa

Samskipti milli deilda

Bókhaldsupplýsingakerfi leitast við að tengjast yfir margar deildir. Innan kerfisins getur söludeild sett upp söluáætlun. Þessar upplýsingar eru notaðar af birgðastjórnunarteymi til að framkvæma birgðatalningar og kaupa efni. Við kaup á birgðum getur kerfið tilkynnt viðskiptaskuldadeild um nýjan reikning. AIS getur einnig deilt upplýsingum um nýja pöntun þannig að framleiðslu-, sendingar- og þjónustudeildir séu meðvitaðir um söluna.

###Innri stýringar

Óaðskiljanlegur hluti bókhaldsupplýsingakerfa snýr að innra eftirliti. Hægt er að setja reglur og verklagsreglur inn í kerfið til að tryggja að viðkvæmum viðskiptavinum, söluaðilum og viðskiptaupplýsingum sé viðhaldið innan fyrirtækis. Með því að nota efnisleg aðgangssamþykki, innskráningarkröfur, aðgangsskrár, heimildir og aðskilnað starfa, er hægt að takmarka notendur við aðeins viðeigandi upplýsingar sem nauðsynlegar eru til að sinna viðskiptahlutverki sínu.