Sistema Informativo Contabile (AIS)

Che cos'è un Sistema Informativo Contabile (AIS)?

Un sistema informativo contabile (AIS) prevede la raccolta, l'archiviazione e l'elaborazione di dati finanziari e contabili utilizzati dagli utenti interni per segnalare informazioni a investitori,. creditori e autorità fiscali. È generalmente un metodo basato su computer per tenere traccia dell'attività contabile insieme alle risorse informatiche. Un AIS combina pratiche contabili tradizionali,. come l'uso dei principi contabili generalmente accettati (GAAP),. con moderne risorse informatiche.

Come viene utilizzato un sistema informativo contabile (AIS).

Un sistema informativo contabile contiene vari elementi importanti nel ciclo contabile. Sebbene le informazioni contenute in un sistema varino a seconda dei settori e delle dimensioni aziendali, un tipico AIS include dati relativi a entrate,. spese,. informazioni sui clienti, informazioni sui dipendenti e informazioni fiscali. I dati specifici includono ordini di vendita e rapporti di analisi, richieste di acquisto, fatture, registri degli assegni, inventario, libro paga, libro mastro, bilancio di prova e informazioni sul rendiconto finanziario.

Un sistema informativo contabile deve avere una struttura di database per memorizzare le informazioni. Questa struttura di database è in genere programmata con un linguaggio di query che consente la manipolazione di tabelle e dati. Un AIS ha numerosi campi per inserire i dati e per modificare i dati precedentemente memorizzati. Inoltre, i sistemi informativi contabili sono spesso piattaforme altamente protette con misure preventive adottate contro virus, hacker e altre fonti esterne che tentano di raccogliere informazioni. La sicurezza informatica è sempre più importante poiché sempre più aziende archiviano i propri dati elettronicamente.

I vari output di un sistema informativo contabile esemplificano la versatilità delle sue capacità di manipolazione dei dati. Un AIS produce rapporti che includono rapporti sull'invecchiamento dei clienti in base alle informazioni sui clienti, piani di ammortamento per i cespiti e saldi di prova per i rapporti finanziari. È inoltre possibile riprodurre elenchi di clienti, calcoli fiscali e livelli di inventario. Tuttavia, le corrispondenze, i promemoria o le presentazioni non sono inclusi nell'AIS perché questi elementi non sono direttamente correlati alla rendicontazione finanziaria o alla contabilità di un'azienda.

Vantaggi dei sistemi informativi contabili

Interfaccia interdipartimentale

Un sistema informativo contabile si sforza di interfacciarsi tra più dipartimenti. All'interno del sistema, il reparto vendite può caricare il budget di vendita. Queste informazioni vengono utilizzate dal team di gestione dell'inventario per condurre i conteggi dell'inventario e acquistare materiali. Al momento dell'acquisto delle scorte, il sistema può notificare al reparto contabilità fornitori la nuova fattura. Un AIS può anche condividere informazioni su un nuovo ordine in modo che i reparti di produzione, spedizione e servizio clienti siano a conoscenza della vendita.

Controlli interni

Parte integrante dei sistemi informativi contabili riguarda i controlli interni. Le politiche e le procedure possono essere inserite nel sistema per garantire che le informazioni sensibili su clienti, fornitori e attività siano mantenute all'interno di un'azienda. Attraverso l'uso di approvazioni di accesso fisico, requisiti di accesso, registri di accesso, autorizzazioni e separazione dei compiti, gli utenti possono essere limitati alle sole informazioni pertinenti necessarie per svolgere la propria funzione aziendale.