Rechnungswesen-Informationssystem (AIS)

Was ist ein Accounting Information System (AIS)?

Ein Buchhaltungsinformationssystem (AIS) umfasst die Erfassung, Speicherung und Verarbeitung von Finanz- und Buchhaltungsdaten, die von internen Benutzern verwendet werden, um Informationen an Investoren,. Gläubiger und Steuerbehörden zu melden. Es ist im Allgemeinen eine computergestützte Methode zur Verfolgung von Buchhaltungsaktivitäten in Verbindung mit Informationstechnologieressourcen. Ein AIS kombiniert traditionelle Rechnungslegungspraktiken,. wie die Verwendung von allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP),. mit modernen Informationstechnologieressourcen.

Wie ein Buchhaltungsinformationssystem (AIS) verwendet wird

Ein Buchhaltungsinformationssystem enthält verschiedene Elemente, die für den Buchhaltungszyklus wichtig sind. Obwohl die in einem System enthaltenen Informationen je nach Branche und Unternehmensgröße variieren, enthält ein typisches AIS Daten in Bezug auf Einnahmen,. Ausgaben,. Kundeninformationen, Mitarbeiterinformationen und Steuerinformationen. Zu den spezifischen Daten gehören Verkaufsaufträge und Analyseberichte, Bestellanforderungen, Rechnungen, Scheckregister, Inventar, Gehaltsabrechnung, Hauptbuch, Probebilanz und Jahresabschlussinformationen.

Ein Buchhaltungsinformationssystem muss eine Datenbankstruktur haben, um Informationen zu speichern. Diese Datenbankstruktur ist typischerweise mit einer Abfragesprache programmiert, die eine Tabellen- und Datenmanipulation ermöglicht. Ein AIS verfügt über zahlreiche Felder zur Eingabe von Daten sowie zur Bearbeitung zuvor gespeicherter Daten. Darüber hinaus sind Buchhaltungsinformationssysteme oft hochgradig gesicherte Plattformen mit vorbeugenden Maßnahmen gegen Viren, Hacker und andere externe Quellen, die versuchen, Informationen zu sammeln. Cybersicherheit wird immer wichtiger, da immer mehr Unternehmen ihre Daten elektronisch speichern.

Die verschiedenen Ausgaben eines Buchhaltungsinformationssystems veranschaulichen die Vielseitigkeit seiner Datenmanipulationsfähigkeiten. Ein AIS erstellt Berichte, einschließlich Debitorenalterungsberichte auf der Grundlage von Kundeninformationen, Abschreibungsplänen für Anlagevermögen und Probebilanzen für die Finanzberichterstattung. Kundenlisten, Steuerberechnungen und Lagerbestände können ebenfalls wiedergegeben werden. Korrespondenzen, Memos oder Präsentationen sind jedoch nicht im AIS enthalten, da diese Elemente nicht direkt mit der Finanzberichterstattung oder Buchhaltung eines Unternehmens zusammenhängen.

Vorteile von Buchhaltungsinformationssystemen

Abteilungsübergreifende Schnittstellen

Ein Buchhaltungsinformationssystem strebt eine Schnittstelle zwischen mehreren Abteilungen an. Innerhalb des Systems kann die Verkaufsabteilung das Verkaufsbudget hochladen. Diese Informationen werden vom Bestandsverwaltungsteam verwendet, um Bestandszählungen durchzuführen und Materialien zu kaufen. Beim Kauf von Inventar kann das System die Kreditorenbuchhaltung über die neue Rechnung informieren. Ein AIS kann auch Informationen über eine neue Bestellung weitergeben, damit die Fertigungs-, Versand- und Kundendienstabteilungen über den Verkauf informiert sind.

Interne Kontrollen

Ein integraler Bestandteil von Rechnungslegungsinformationssystemen bezieht sich auf interne Kontrollen. Richtlinien und Verfahren können innerhalb des Systems platziert werden, um sicherzustellen, dass vertrauliche Kunden-, Lieferanten- und Geschäftsinformationen innerhalb eines Unternehmens gepflegt werden. Durch die Verwendung von physischen Zugangsgenehmigungen, Login-Anforderungen, Zugangsprotokollen, Autorisierungen und Aufgabentrennung können Benutzer nur auf die relevanten Informationen beschränkt werden, die zur Erfüllung ihrer Geschäftsfunktion erforderlich sind.