Accounting Information System (AIS)

Vad är ett redovisningsinformationssystem (AIS)?

Ett redovisningsinformationssystem (AIS) involverar insamling, lagring och bearbetning av finans- och redovisningsdata som används av interna användare för att rapportera information till investerare,. fordringsägare och skattemyndigheter. Det är i allmänhet en datorbaserad metod för att spåra redovisningsaktivitet i samband med informationsteknologiska resurser. En AIS kombinerar traditionell redovisningspraxis,. såsom användningen av allmänt accepterade redovisningsprinciper (GAAP),. med moderna informationsteknologiska resurser.

Hur ett redovisningsinformationssystem (AIS) används

Ett redovisningsinformationssystem innehåller olika delar som är viktiga i redovisningscykeln . Även om informationen i ett system varierar mellan branscher och företagsstorlekar, innehåller en typisk AIS data som rör intäkter,. utgifter,. kundinformation, personalinformation och skatteinformation. Specifik data inkluderar försäljningsorder och analysrapporter, inköpsrekvisitioner, fakturor, checkregister, inventering, löner, reskontra, provbalans och information om bokslut.

Ett redovisningsinformationssystem måste ha en databasstruktur för att lagra information. Denna databasstruktur är vanligtvis programmerad med frågespråk som tillåter tabell- och datamanipulation. En AIS har många fält för att mata in data samt för att redigera tidigare lagrad data. Dessutom är bokföringsinformationssystem ofta mycket säkra plattformar med förebyggande åtgärder mot virus, hackare och andra externa källor som försöker samla in information. Cybersäkerhet blir allt viktigare då fler och fler företag lagrar sin data elektroniskt.

De olika utdata från ett redovisningsinformationssystem exemplifierar mångsidigheten hos dess datamanipuleringsmöjligheter. En AIS producerar rapporter inklusive åldringsrapporter för kundfordringar baserade på kundinformation, avskrivningsscheman för anläggningstillgångar och provbalanser för finansiell rapportering. Kundlistor, skatteberäkningar och lagernivåer kan också reproduceras. Korrespondenser, PM eller presentationer ingår dock inte i AIS eftersom dessa poster inte är direkt relaterade till ett företags finansiella rapportering eller bokföring.

Fördelar med redovisningsinformationssystem

Interdepartmental Interface

Ett redovisningsinformationssystem strävar efter att samverka mellan flera avdelningar. Inom systemet kan försäljningsavdelningen ladda upp försäljningsbudgeten. Denna information används av lagerhanteringsteamet för att genomföra lagerräkningar och köpa material. Vid köp av inventarier kan systemet meddela leverantörsreskontraavdelningen om den nya fakturan. En AIS kan också dela information om en ny order så att tillverknings-, frakt- och kundtjänstavdelningarna är medvetna om försäljningen.

###Interna kontroller

En integrerad del av redovisningsinformationssystem avser interna kontroller. Policyer och procedurer kan placeras i systemet för att säkerställa att känslig kund-, leverantörs- och affärsinformation upprätthålls inom ett företag. Genom att använda fysiska åtkomstgodkännanden, inloggningskrav, åtkomstloggar, auktoriseringar och åtskillnad av arbetsuppgifter kan användare begränsas till endast den relevanta information som behövs för att utföra sina affärsfunktioner.