Regnskapsinformasjonssystem (AIS)

Hva er et regnskapsinformasjonssystem (AIS)?

Et regnskapsinformasjonssystem (AIS) involverer innsamling, lagring og behandling av finans- og regnskapsdata som brukes av interne brukere for å rapportere informasjon til investorer,. kreditorer og skattemyndigheter. Det er vanligvis en datamaskinbasert metode for å spore regnskapsaktivitet i forbindelse med informasjonsteknologiressurser. En AIS kombinerer tradisjonell regnskapspraksis,. for eksempel bruk av generelt aksepterte regnskapsprinsipper (GAAP),. med moderne informasjonsteknologiressurser.

Hvordan et regnskapsinformasjonssystem (AIS) brukes

Et regnskapsinformasjonssystem inneholder ulike elementer som er viktige i regnskapssyklusen . Selv om informasjonen i et system varierer mellom bransjer og bedriftsstørrelser, inkluderer en typisk AIS data knyttet til inntekter,. utgifter,. kundeinformasjon, ansattes informasjon og skatteinformasjon. Spesifikke data inkluderer salgsordrer og analyserapporter, innkjøpsrekvisisjoner, fakturaer, sjekkregistre, inventar, lønn, reskontro, prøvebalanse og regnskapsinformasjon.

Et regnskapsinformasjonssystem må ha en databasestruktur for å lagre informasjon. Denne databasestrukturen er vanligvis programmert med spørringsspråk som tillater tabell- og datamanipulering. En AIS har mange felt for å legge inn data så vel som for å redigere tidligere lagrede data. I tillegg er regnskapsinformasjonssystemer ofte svært sikre plattformer med forebyggende tiltak mot virus, hackere og andre eksterne kilder som forsøker å samle inn informasjon. Cybersikkerhet blir stadig viktigere ettersom flere og flere selskaper lagrer dataene sine elektronisk.

De ulike utgangene til et regnskapsinformasjonssystem eksemplifiserer allsidigheten til dets datamanipulasjonsevner. En AIS produserer rapporter inkludert aldringsrapporter for kundefordringer basert på kundeinformasjon, avskrivningsplaner for anleggsmidler og prøvebalanser for finansiell rapportering. Kundelister, skatteberegninger og lagernivåer kan også reproduseres. Korrespondanser, notater eller presentasjoner er imidlertid ikke inkludert i AIS fordi disse elementene ikke er direkte relatert til et selskaps økonomiske rapportering eller bokføring.

Fordeler med regnskapsinformasjonssystemer

Interdepartemental grensesnitt

Et regnskapsinformasjonssystem streber etter å ha grensesnitt på tvers av flere avdelinger. Innenfor systemet kan salgsavdelingen laste opp salgsbudsjettet. Denne informasjonen brukes av lagerstyringsteamet til å gjennomføre lagertellinger og kjøpe materialer. Ved kjøp av varelager kan systemet varsle leverandørreskontroavdelingen om ny faktura. En AIS kan også dele informasjon om en ny ordre slik at produksjons-, frakt- og kundeserviceavdelinger er klar over salget.

###Interne kontroller

En integrert del av regnskapsinformasjonssystemer er knyttet til internkontroll. Retningslinjer og prosedyrer kan plasseres i systemet for å sikre at sensitiv kunde-, leverandør- og forretningsinformasjon opprettholdes i et selskap. Gjennom bruk av fysiske tilgangsgodkjenninger, påloggingskrav, tilgangslogger, autorisasjoner og oppgaveseparering, kan brukere begrenses til kun den relevante informasjonen som er nødvendig for å utføre deres forretningsfunksjon.