Système d'information comptable (SIA)

Qu'est-ce qu'un Système d'Information Comptable (SIA) ?

Un système d'information comptable (AIS) implique la collecte, le stockage et le traitement des données financières et comptables utilisées par les utilisateurs internes pour communiquer des informations aux investisseurs,. aux créanciers et aux autorités fiscales. Il s'agit généralement d'une méthode informatisée de suivi de l'activité comptable en conjonction avec les ressources informatiques. Un AIS combine des pratiques comptables traditionnelles,. telles que l'utilisation des principes comptables généralement reconnus (PCGR),. avec des ressources informatiques modernes.

Comment un système d'information comptable (AIS) est utilisé

Un système d'information comptable contient divers éléments importants dans le cycle comptable. Bien que les informations contenues dans un système varient selon les secteurs et la taille des entreprises, un AIS typique comprend des données relatives aux revenus,. aux dépenses,. aux informations sur les clients, aux informations sur les employés et aux informations fiscales. Les données spécifiques comprennent les bons de commande et les rapports d'analyse, les demandes d'achat, les factures, les registres de chèques, l'inventaire, la paie, le grand livre, la balance de vérification et les informations sur les états financiers.

Un système d'information comptable doit avoir une structure de base de données pour stocker les informations. Cette structure de base de données est généralement programmée avec un langage de requête qui permet la manipulation de tables et de données. Un AIS comporte de nombreux champs pour saisir des données ainsi que pour modifier des données précédemment stockées. De plus, les systèmes d'information comptable sont souvent des plates-formes hautement sécurisées avec des mesures préventives prises contre les virus, les pirates et d'autres sources externes tentant de collecter des informations. La cybersécurité est de plus en plus importante car de plus en plus d'entreprises stockent leurs données par voie électronique.

Les différentes sorties d'un système d'information comptable illustrent la polyvalence de ses capacités de manipulation de données. Un AIS produit des rapports, y compris des rapports chronologiques sur les comptes clients basés sur les informations des clients, des calendriers d' amortissement des immobilisations et des balances de vérification pour les rapports financiers. Les listes de clients, les calculs de taxation et les niveaux d'inventaire peuvent également être reproduits. Cependant, les correspondances, notes de service ou présentations ne sont pas incluses dans l'AIS car ces éléments ne sont pas directement liés aux rapports financiers ou à la comptabilité d'une entreprise.

Avantages des systèmes d'information comptable

Interfaçage interministériel

Un système d'information comptable s'efforce d'interfacer plusieurs départements. Dans le système, le service commercial peut télécharger le budget des ventes. Ces informations sont utilisées par l'équipe de gestion des stocks pour effectuer des inventaires et acheter des matériaux. Lors de l'achat d'inventaire, le système peut informer le service des comptes fournisseurs de la nouvelle facture. Un AIS peut également partager des informations sur une nouvelle commande afin que les départements de fabrication, d'expédition et de service client soient au courant de la vente.

Contrôles internes

Une partie intégrante des systèmes d'information comptable concerne le contrôle interne. Des politiques et des procédures peuvent être placées dans le système pour s'assurer que les informations sensibles sur les clients, les fournisseurs et les entreprises sont conservées au sein d'une entreprise. Grâce à l'utilisation d'approbations d'accès physiques, d'exigences de connexion, de journaux d'accès, d'autorisations et de la séparation des tâches, les utilisateurs peuvent être limités aux seules informations pertinentes nécessaires à l'exécution de leur fonction commerciale.