Sistema de Información Contable (AIS)
驴Qu茅 es un Sistema de Informaci贸n Contable (SIA)?
Un sistema de informaci贸n contable (AIS) implica la recopilaci贸n, el almacenamiento y el procesamiento de datos financieros y contables que utilizan los usuarios internos para informar a los inversores,. acreedores y autoridades fiscales. Por lo general, es un m茅todo basado en computadora para rastrear la actividad contable junto con los recursos de tecnolog铆a de la informaci贸n. Un AIS combina las pr谩cticas contables tradicionales,. como el uso de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP),. con recursos modernos de tecnolog铆a de la informaci贸n.
C贸mo se utiliza un Sistema de Informaci贸n Contable (AIS)
Un sistema de informaci贸n contable contiene varios elementos importantes en el ciclo contable. Aunque la informaci贸n contenida en un sistema var铆a entre industrias y tama帽os de empresas, un AIS t铆pico incluye datos relacionados con ingresos,. gastos,. informaci贸n de clientes, informaci贸n de empleados e informaci贸n fiscal. Los datos espec铆ficos incluyen 贸rdenes de venta e informes de an谩lisis, solicitudes de compra, facturas, registros de cheques, inventario, n贸mina, libro mayor, balance de prueba e informaci贸n de estados financieros.
Un sistema de informaci贸n contable debe tener una estructura de base de datos para almacenar informaci贸n. Esta estructura de base de datos generalmente se programa con un lenguaje de consulta que permite la manipulaci贸n de tablas y datos. Un AIS tiene numerosos campos para ingresar datos, as铆 como para editar datos previamente almacenados. Adem谩s, los sistemas de informaci贸n contable suelen ser plataformas altamente seguras con medidas preventivas contra virus, piratas inform谩ticos y otras fuentes externas que intentan recopilar informaci贸n. La ciberseguridad es cada vez m谩s importante a medida que m谩s y m谩s empresas almacenan sus datos electr贸nicamente.
Las diversas salidas de un sistema de informaci贸n contable ejemplifican la versatilidad de sus capacidades de manipulaci贸n de datos. Un AIS produce informes que incluyen informes de antig眉edad de cuentas por cobrar basados en la informaci贸n del cliente, calendarios de depreciaci贸n para activos fijos y balances de prueba para informes financieros. Tambi茅n se pueden reproducir listas de clientes, c谩lculos de impuestos y niveles de inventario. Sin embargo, la correspondencia, los memorandos o las presentaciones no se incluyen en el AIS porque estos elementos no est谩n directamente relacionados con la contabilidad o los informes financieros de una empresa.
Beneficios de los Sistemas de Informaci贸n Contable
Interfaz interdepartamental
Un sistema de informaci贸n contable se esfuerza por interactuar entre m煤ltiples departamentos. Dentro del sistema, el departamento de ventas puede cargar el presupuesto de ventas. El equipo de gesti贸n de inventario utiliza esta informaci贸n para realizar recuentos de inventario y comprar materiales. Tras la compra de inventario, el sistema puede notificar al departamento de cuentas por pagar de la nueva factura. Un AIS tambi茅n puede compartir informaci贸n sobre un nuevo pedido para que los departamentos de fabricaci贸n, env铆o y servicio al cliente est茅n al tanto de la venta.
Controles internos
Una parte integral de los sistemas de informaci贸n contable se relaciona con los controles internos. Las pol铆ticas y los procedimientos se pueden colocar dentro del sistema para garantizar que la informaci贸n confidencial de clientes, proveedores y negocios se mantenga dentro de una empresa. Mediante el uso de aprobaciones de acceso f铆sico, requisitos de inicio de sesi贸n, registros de acceso, autorizaciones y segregaci贸n de funciones, los usuarios pueden estar limitados a solo la informaci贸n relevante necesaria para realizar su funci贸n comercial.
