System Informacji Rachunkowej (AIS)

Co to jest system informacji księgowej (AIS)?

System informacji księgowej (AIS) obejmuje gromadzenie, przechowywanie i przetwarzanie danych finansowych i księgowych wykorzystywanych przez użytkowników wewnętrznych do zgłaszania informacji inwestorom,. wierzycielom i organom podatkowym. Jest to na ogół metoda komputerowa do śledzenia działalności księgowej w połączeniu z zasobami technologii informacyjnej. AIS łączy tradycyjne praktyki księgowe,. takie jak stosowanie ogólnie przyjętych zasad rachunkowości (GAAP),. z nowoczesnymi zasobami technologii informacyjnej.

Jak używany jest system informacji księgowej (AIS)

System informacji księgowej zawiera różne elementy ważne w cyklu księgowym. Chociaż informacje zawarte w systemie różnią się w zależności od branży i wielkości firmy, typowy AIS zawiera dane dotyczące przychodów,. wydatków,. informacje o klientach, informacje o pracownikach i informacje podatkowe. Konkretne dane obejmują zamówienia sprzedaży i raporty analityczne, zapotrzebowania zakupu, faktury, rejestry czekowe, zapasy, listy płac, księgę rachunkową, bilans próbny i informacje ze sprawozdania finansowego.

System informacji księgowej musi mieć strukturę bazy danych do przechowywania informacji. Ta struktura bazy danych jest zwykle programowana za pomocą języka zapytań, który umożliwia manipulację tabelami i danymi. AIS ma wiele pól do wprowadzania danych, a także do edycji wcześniej zapisanych danych. Ponadto systemy informacji księgowej są często wysoce zabezpieczonymi platformami ze środkami zapobiegawczymi podejmowanymi przeciwko wirusom, hakerom i innym zewnętrznym źródłom próbującym zbierać informacje. Cyberbezpieczeństwo ma coraz większe znaczenie, ponieważ coraz więcej firm przechowuje swoje dane w formie elektronicznej.

Różne dane wyjściowe systemu informacji księgowej stanowią przykład wszechstronności jego możliwości manipulacji danymi. AIS tworzy raporty, w tym raporty dotyczące wiekowania należności na podstawie informacji o klientach, harmonogramów amortyzacji środków trwałych oraz sald próbnych do celów sprawozdawczości finansowej. Można również odtworzyć listy klientów, obliczenia podatków i poziomy zapasów. Jednak korespondencja, notatki lub prezentacje nie są uwzględniane w AIS, ponieważ pozycje te nie są bezpośrednio związane ze sprawozdawczością finansową lub księgowością firmy.

Korzyści z systemów informacji księgowej

Interfejs międzywydziałowy

System informacji księgowej dąży do połączenia wielu działów. W ramach systemu dział sprzedaży może wczytać budżet sprzedaży. Informacje te są wykorzystywane przez zespół zarządzania zapasami do prowadzenia inwentaryzacji i zakupu materiałów. Po zakupie zapasów system może powiadomić dział rozrachunków z dostawcami o nowej fakturze. AIS może również udostępniać informacje o nowym zamówieniu, aby działy produkcji, wysyłki i obsługi klienta były świadome sprzedaży.

###Kontrole wewnętrzne

Integralną częścią systemów informacji księgowej jest kontrola wewnętrzna. Zasady i procedury można umieścić w systemie, aby zapewnić, że poufne informacje o klientach, dostawcach i firmach są przechowywane w firmie. Poprzez stosowanie fizycznych zatwierdzeń dostępu, wymagań dotyczących logowania, dzienników dostępu, autoryzacji i podziału obowiązków, użytkownicy mogą być ograniczani tylko do odpowiednich informacji niezbędnych do wykonywania ich funkcji biznesowych.