Kirjanpitotietojärjestelmä (AIS)

Mikä on kirjanpitotietojärjestelmä (AIS)?

Kirjanpitotietojärjestelmä (AIS) sisältää sellaisten talous- ja kirjanpitotietojen keräämisen, tallentamisen ja käsittelyn, joita sisäiset käyttäjät käyttävät raportoidakseen tietoja sijoittajille,. velkojille ja veroviranomaisille. Se on yleensä tietokonepohjainen menetelmä kirjanpitotoiminnan seurantaan tietotekniikan resurssien yhteydessä. AIS yhdistää perinteiset kirjanpitokäytännöt,. kuten GAAP:n (Generly Accepted Accounting Principles) käytön nykyaikaisiin tietotekniikkaresursseihin.

Kuinka kirjanpitotietojärjestelmää (AIS) käytetään

Kirjanpidon tietojärjestelmä sisältää erilaisia kirjanpitosyklin kannalta tärkeitä elementtejä. Vaikka järjestelmän sisältämät tiedot vaihtelevat toimialojen ja yritysten koon mukaan, tyypillinen AIS sisältää tietoja, jotka liittyvät tuloihin,. kuluihin,. asiakastietoihin, työntekijätietoihin ja verotietoihin. Tarkat tiedot sisältävät myyntitilaukset ja analyysiraportit, ostoehdotukset, laskut, sekkirekisterit, varaston, palkkalaskelman, kirjanpidon, koesaldon ja tilinpäätöstiedot.

Kirjanpitotietojärjestelmässä on oltava tietokantarakenne tietojen tallentamista varten. Tämä tietokantarakenne on tyypillisesti ohjelmoitu kyselykielellä, joka mahdollistaa taulukoiden ja tietojen käsittelyn. AIS:ssä on useita kenttiä tietojen syöttämiseen sekä aiemmin tallennettujen tietojen muokkaamiseen. Lisäksi kirjanpitotietojärjestelmät ovat usein erittäin suojattuja alustoja, joissa on ennaltaehkäiseviä toimenpiteitä viruksia, hakkereita ja muita tietoja kerääviä ulkoisia lähteitä vastaan. Kyberturvallisuus on yhä tärkeämpää, kun yhä useammat yritykset tallentavat tietonsa sähköisesti.

Kirjanpitotietojärjestelmän erilaiset lähdöt ovat esimerkki sen tiedonkäsittelymahdollisuuksien monipuolisuudesta. AIS tuottaa raportteja, jotka sisältävät asiakastietoihin perustuvia myyntisaamisten ikääntymisraportteja, käyttöomaisuuden poistoaikatauluja ja koesaldot taloudelliseen raportointiin. Asiakasluettelot, verolaskelmat ja varastotasot voidaan myös tuottaa. Kirjeenvaihto, muistiot tai esitykset eivät kuitenkaan sisälly AIS:iin, koska ne eivät liity suoraan yrityksen taloudelliseen raportointiin tai kirjanpitoon.

Kirjanpitotietojärjestelmien edut

Osastojen välinen rajapinta

Kirjanpitotietojärjestelmä pyrkii yhdistämään useita osastoja. Järjestelmän sisällä myyntiosasto voi ladata myyntibudjetin. Varastonhallintaryhmä käyttää näitä tietoja varaston laskemiseen ja materiaalien ostamiseen. Varaston oston yhteydessä järjestelmä voi ilmoittaa ostoreskontralle uudesta laskusta. AIS voi myös jakaa tietoja uudesta tilauksesta, jotta valmistus-, toimitus- ja asiakaspalveluosastot ovat tietoisia myynnistä.

###Sisäinen ohjaus

Sisäinen valvonta liittyy kiinteästi kirjanpidon tietojärjestelmiin . Järjestelmään voidaan sijoittaa käytäntöjä ja menettelytapoja sen varmistamiseksi, että arkaluontoiset asiakas-, toimittaja- ja yritystiedot säilyvät yrityksessä. Käyttämällä fyysisiä käyttöoikeuksia, kirjautumisvaatimuksia, käyttölokeja, valtuuksia ja tehtävien erottelua, käyttäjät voidaan rajoittaa vain oleellisiin tietoihin, jotka ovat tarpeen heidän liiketoimintansa suorittamiseksi.