Refusjonsplan
Hva er en refusjonsplan?
En fellesbetegnelse for flere typer ordninger som dekker ansatte for ulike typer arbeidsrelaterte utgifter. Disse utgiftene kan inkludere medisinske, bil-, reise-, måltids- og underholdningskostnader. Refusjonsplaner innføres av arbeidsgivere for å la dem betale for en mer nøyaktig mengde ansattes utgifter, i stedet for å måtte gi en bred godtgjørelse eller økning i kompensasjon for å dekke dem.
Forstå refusjonsplanen
Refusjonsplaner kan ha mange former, for eksempel ansvarlige og ikke-ansvarlige planer, de minimis-frynsegoder eller billengde og reisegodtgjørelse. Ansatte kan ikke ta personlig fradrag av noe slag for utgifter som dekkes under en refusjonsplan. Ansatte må sende inn tilstrekkelig detaljerte utgiftsregistreringer via logger eller kvitteringer for at arbeidsgivere skal kunne trekke fra refusjonene.
IRS Publication 535, Business Expenses, sier følgende: «For å være fradragsberettiget må en forretningsutgift være både ordinær og nødvendig. En vanlig utgift er en som er vanlig og akseptert i din bransje. En nødvendig utgift er en som er nyttig og passende for din handel eller virksomhet. En utgift trenger ikke å være uunnværlig for å anses som nødvendig.
Enkelte stater som California krever at arbeidsgivere refunderer ansattes rimelige arbeidsrelaterte utgifter, og eventuelle utgiftsrefusjoner mottatt trenger ikke å rapporteres som lønn eller inntekt. Men for at dette skal skje, må arbeidsgivere forhåndsetablere en skriftlig ansvarlig plan, og de ansatte sender inn korrekt dokumenterte utgifter under den planen. Dette er for å sikre at utgiftspostene vedlikeholdes riktig på en rettidig og nøyaktig måte. Mange virksomheter har regnskapsførere eller arbeidsrådgivere som underbygger utgiftene og sørger for korrekt rapportering og trekk.
En oversikt over noen vanlige eksempler på arbeidsplassutgifter som vil kreve refusjon fra arbeidsgiver inkluderer følgende:
Transport: Kostnadene for alle arbeidsrelaterte reiser, inkludert kjøretøyutgifter, måltider, losji og eventuelle underholdningsutgifter som oppfyller kriteriene beskrevet i IRS-publikasjon 463, Reise-, underholdnings-, gave- og bilutgifter. Et høyt antall arbeidsgivere vil refundere ansatte som bruker sine personlige kjøretøy til forretningsmessige årsaker til en standard kjørelengdesats, som årlig fastsettes av IRS. For eksempel er standard føderal kjørelengde for bedrifter i 2021 56 cent per mil (57,5 cent per mil for 2020). Vanligvis anses ikke rutinemessige pendlingsutgifter mellom en ansatts hjem og arbeidsplass som refunderes.
Rekvisita: Eventuelle nødvendige varer som en ansatt kjøper kan refunderes til kostpris, forutsatt at de refunderes i henhold til en ansvarlig plan.
Måltider og underholdning: Utgifter til måltider og underholdning som påløper innenfor en ansatts skattehjem kan refunderes, men kun dersom de aktuelle måltidene/underholdningene har påviselige forretningsformål.
