Korvaussuunnitelma

Mikä on korvaussuunnitelma?

Yleistermi useille suunnitelmille, jotka korvaavat työntekijöille erilaisia työhön liittyviä kuluja. Nämä kulut voivat sisältää lääke-, auto-, matka-, ateria- ja viihdekulut. Työnantajat laativat korvaussuunnitelmat, jotta he voivat maksaa tarkemman määrän työntekijöille aiheutuneista kuluista sen sijaan, että heidän pitäisi tarjota laajaa korvausta tai korotettua korvausta niiden kattamiseksi.

Korvaussuunnitelman ymmärtäminen

Korvaussuunnitelmat voivat olla monimuotoisia, kuten vastuullisia ja ei-kirjanpitosuunnitelmia, vähämerkityksisiä luontoisetuja tai auton kilometrikorvauksia ja matkakorvauksia. Työntekijät eivät voi tehdä minkäänlaisia henkilökohtaisia vähennyksiä korvaussuunnitelman piiriin kuuluvista kuluista. Työntekijöiden on toimitettava riittävän yksityiskohtaiset tiedot kuluista lokien tai kuittien kautta, jotta työnantajat voivat vähentää korvaukset.

IRS:n julkaisussa 535, Business Expenses, todetaan seuraavaa: ”Ollakseen vähennyskelpoinen, liiketoimintakulun on oltava sekä tavallinen että välttämätön. Tavallinen kulu on sellainen, joka on yleinen ja hyväksytty alallasi. Välttämätön kulu on sellainen, joka on hyödyllinen ja sopiva kaupallesi tai yrityksellesi. Kustannuksen ei tarvitse olla välttämätön, jotta se katsottaisiin tarpeelliseksi.

Tietyt osavaltiot, kuten Kalifornia, vaativat työnantajia korvaamaan työntekijöiden kohtuulliset työhön liittyvät kulut, eikä saatuja kulukorvauksia tarvitse raportoida palkkana tai tulona. Mutta jotta tämä tapahtuisi, työnantajien on laadittava etukäteen kirjallinen vastuullinen suunnitelma, ja työntekijät toimittavat asianmukaisesti dokumentoidut kulut tämän suunnitelman mukaisesti. Tällä varmistetaan, että kulukirjanpitoa ylläpidetään asianmukaisesti oikea-aikaisesti ja tarkasti. Monilla yrityksillä on kirjanpitäjät tai työsuhdeneuvojat, jotka perustelevat kulut ja varmistavat oikeat raportoinnit ja vähennykset.

Seuraavassa on erittely joistakin yleisistä esimerkeistä työpaikkakuluista, jotka edellyttäisivät työnantajalta korvausta:

• Kuljetus: Kaikkien työhön liittyvien matkojen kustannukset, mukaan lukien ajoneuvokulut, ateriat, majoitukset ja kaikki edustuskulut, jotka täyttävät IRS:n julkaisussa 463, Matka-, viihde-, lahja- ja autokulut. Suuri määrä työnantajia korvaa henkilökohtaisia ajoneuvojaan liiketoiminnassaan käyttäville työntekijöille normaalilla kilometrikorvauksella, jonka veroviranomainen määrää vuosittain. Esimerkiksi liittovaltion normaali mittarilukema yrityksille vuonna 2021 on 56 senttiä maililta (57,5 senttiä maililta vuonna 2020). Yleensä työntekijän kodin ja työpaikan välisiä työmatkakuluja ei pidetä korvattavana.

• Tarvikkeet: Työntekijän ostamat tarpeelliset tavarat voidaan korvata omakustannushintaan, jos ne korvataan vastuullisen suunnitelman mukaisesti.

• Ateriat ja viihde: Työntekijän verokodissa syntyneet ateria- ja viihdekulut korvataan, mutta vain, jos kyseisillä aterioilla/viihteellä on todistettavasti liiketoiminnallisia tarkoituksia.