Plano de Reembolso
O que é um plano de reembolso?
Um termo genérico para vários tipos de planos que reembolsam os funcionários por vários tipos de despesas relacionadas ao trabalho. Essas despesas podem incluir despesas médicas, automotivas, viagens, refeições e entretenimento. Os planos de reembolso são instituÃdos pelos empregadores para permitir que eles paguem um valor mais preciso das despesas dos funcionários incorridas, em vez de ter que fornecer um amplo subsÃdio ou aumento na remuneração para cobri-las.
Entendendo o Plano de Reembolso
Os planos de reembolso podem assumir várias formas, como planos responsáveis e não responsáveis, benefÃcios adicionais de minimis ou quilometragem automóvel e subsÃdios de viagem. Os funcionários não podem fazer deduções pessoais de qualquer tipo para despesas cobertas por um plano de reembolso. Os funcionários devem apresentar registros de despesas adequadamente detalhados por meio de logs ou recibos para que os empregadores possam deduzir os reembolsos.
A Publicação 535 do IRS, Despesas de Negócios, declara o seguinte: “Para ser dedutÃvel, uma despesa de negócios deve ser comum e necessária. Uma despesa comum é aquela que é comum e aceita em seu setor. Uma despesa necessária é aquela que é útil e apropriada para o seu comércio ou negócio. Uma despesa não precisa ser indispensável para ser considerada necessária.
Certos estados, como a Califórnia, exigem que os empregadores reembolsem as despesas razoáveis relacionadas ao trabalho dos funcionários, e quaisquer reembolsos de despesas recebidos não precisam ser relatados como salários ou renda. Mas, para que isso aconteça, os empregadores devem pré-estabelecer um plano de prestação de contas por escrito e os funcionários apresentarem despesas devidamente documentadas sob esse plano. Isso é para garantir que os registros de despesas sejam mantidos adequadamente de maneira oportuna e precisa. Muitas empresas têm contadores ou advogados de emprego que comprovem as despesas e garantam relatórios e deduções corretos.
Um detalhamento de alguns exemplos comuns de despesas no local de trabalho que exigiriam o reembolso do empregador incluem o seguinte:
Transporte: o custo de qualquer viagem relacionada ao trabalho, incluindo despesas com veÃculos, refeições, hospedagem e quaisquer despesas de entretenimento que atendam aos critérios detalhados na Publicação 463 do IRS, Despesas de viagem, entretenimento, presentes e carro. Um grande número de empregadores reembolsará os funcionários que usam seus veÃculos pessoais para fins comerciais a uma taxa de quilometragem padrão, que é definida anualmente pelo IRS. Por exemplo, a taxa de milhagem federal padrão para negócios em 2021 é de 56 centavos por milha (57,5 centavos por milha para 2020). Geralmente, as despesas rotineiras de deslocamento entre a casa e o local de trabalho de um funcionário não são consideradas reembolsáveis.
Suprimentos: Quaisquer bens necessários que um funcionário comprar podem ser reembolsados pelo custo, desde que sejam reembolsados de acordo com um plano responsável.
Refeições e entretenimento: Os custos de refeições e entretenimento incorridos na residência fiscal de um funcionário são reembolsáveis, mas somente se as refeições/entretenimento em questão tiverem fins comerciais demonstráveis.
