Plan de remboursement
Qu'est-ce qu'un plan de remboursement ?
Terme générique désignant plusieurs types de régimes qui remboursent aux employés divers types de dépenses liées au travail. Ces dépenses peuvent inclure les frais médicaux, automobiles, de voyage, de repas et de divertissement. Les plans de remboursement sont institués par les employeurs afin de leur permettre de payer un montant plus précis des dépenses engagées par les employés, au lieu d'avoir à fournir une large allocation ou une augmentation de la rémunération pour les couvrir.
Comprendre le plan de remboursement
Les plans de remboursement peuvent prendre de nombreuses formes, telles que des plans responsables et non responsables, des avantages sociaux de minimis ou des indemnités de kilométrage automobile et de déplacement. Les employés ne peuvent pas bénéficier de déductions personnelles de quelque nature que ce soit pour les dépenses couvertes par un plan de remboursement. Les employés doivent soumettre des relevés de dépenses suffisamment détaillés via des registres ou des reçus afin que les employeurs puissent déduire les remboursements.
La publication IRS 535, Business Expenses, stipule ce qui suit : « Pour être déductible, une dépense d'entreprise doit être à la fois ordinaire et nécessaire. Une dépense ordinaire est une dépense courante et acceptée dans votre secteur. Une dépense nécessaire est une dépense utile et appropriée pour votre métier ou votre entreprise. Une dépense n'a pas à être indispensable pour être considérée comme nécessaire.
Certains États comme la Californie exigent que les employeurs remboursent les dépenses raisonnables liées au travail des employés, et tout remboursement de dépenses reçu n'a pas à être déclaré comme salaire ou revenu. Mais pour que cela se produise, les employeurs doivent pré-établir un plan comptable écrit, et les employés soumettent des dépenses correctement documentées dans le cadre de ce plan. Il s'agit de s'assurer que les registres des dépenses sont correctement conservés en temps opportun et de manière précise. De nombreuses entreprises font appel à des comptables ou à un avocat du travail pour justifier les dépenses et s'assurer que les déclarations et les déductions sont correctes.
Voici une ventilation de certains exemples courants de dépenses en milieu de travail qui nécessiteraient un remboursement par l'employeur :
Transport : Le coût de tout déplacement lié au travail, y compris les frais de véhicule, les repas, l'hébergement et les dépenses de divertissement qui répondent aux critères détaillés dans la publication IRS 463, Travel, Entertainment, Gift, and Car Expenses. Un grand nombre d'employeurs rembourseront les employés qui utilisent leur véhicule personnel pour des raisons professionnelles à un taux de kilométrage standard, qui est fixé chaque année par l'IRS. Par exemple, le taux de kilométrage fédéral standard pour les entreprises en 2021 est de 56 cents par mile (57,5 cents par mile pour 2020). En règle générale, les frais de déplacement courants entre le domicile et le lieu de travail d'un employé ne sont pas considérés comme remboursables.
Fournitures : tous les biens nécessaires qu'un employé achète peuvent être remboursés au prix coûtant, à condition qu'ils soient remboursés conformément à un plan responsable.
Repas et divertissement : les frais de repas et de divertissement engagés dans le foyer fiscal d'un employé sont remboursables, mais uniquement si les repas/divertissements en question ont des fins professionnelles démontrables.
