Piano di rimborso
Che cos'è un piano di rimborso?
Un termine generico per diversi tipi di piani che rimborsano i dipendenti per vari tipi di spese legate al lavoro. Queste spese possono includere spese mediche, automobilistiche, di viaggio, pasti e intrattenimento. I piani di rimborso sono istituiti dai datori di lavoro al fine di consentire loro di pagare un importo più accurato delle spese dei dipendenti sostenute, invece di dover fornire un'indennità ampia o un aumento dell'indennità per coprirle.
Comprensione del piano di rimborso
I piani di rimborso possono assumere molte forme, come piani responsabili e non, vantaggi accessori de minimis o chilometraggio automobilistico e indennità di viaggio. I dipendenti non possono prelevare detrazioni personali di alcun tipo per spese coperte da un piano di rimborso. I dipendenti devono presentare registrazioni delle spese adeguatamente dettagliate tramite registri o ricevute affinché i datori di lavoro possano detrarre i rimborsi.
La pubblicazione IRS 535, Spese aziendali, afferma quanto segue: “Per essere deducibile, una spesa aziendale deve essere sia ordinaria che necessaria. Una spesa ordinaria è una spesa comune e accettata nel tuo settore. Una spesa necessaria è utile e appropriata per il tuo commercio o attività . Una spesa non deve essere indispensabile per essere considerata necessaria.
Alcuni stati come la California richiedono ai datori di lavoro di rimborsare le ragionevoli spese lavorative dei dipendenti e qualsiasi rimborso spese ricevuto non deve essere segnalato come salario o reddito. Ma affinché ciò avvenga, i datori di lavoro devono prestabilire un piano di responsabilità scritto e i dipendenti presentano le spese adeguatamente documentate nell'ambito di tale piano. Questo per garantire che le registrazioni delle spese siano adeguatamente conservate in modo tempestivo e accurato. Molte aziende hanno contabili o consulenti del lavoro che giustificano le spese e garantiscono la corretta rendicontazione e detrazioni.
Una ripartizione di alcuni esempi comuni di spese sul posto di lavoro che richiederebbero il rimborso del datore di lavoro include quanto segue:
Trasporto: il costo di qualsiasi viaggio di lavoro, comprese le spese per il veicolo, i pasti, l'alloggio e tutte le spese di intrattenimento che soddisfano i criteri dettagliati nella pubblicazione IRS 463, Spese di viaggio, intrattenimento, regali e auto. Un numero elevato di datori di lavoro rimborserà i dipendenti che utilizzano i loro veicoli personali per motivi di lavoro a un tasso di chilometraggio standard, fissato annualmente dall'IRS. Ad esempio, la tariffa chilometrica federale standard per le imprese nel 2021 è di 56 centesimi per miglio (57,5 centesimi per miglio per il 2020). In generale, le spese di pendolarismo di routine tra l'abitazione e il luogo di lavoro di un dipendente non sono considerate rimborsabili.
Forniture: tutti i beni necessari acquistati da un dipendente possono essere rimborsati al costo, a condizione che siano rimborsati in base a un piano responsabile.
Pasti e intrattenimento: i pasti e le spese di intrattenimento sostenuti all'interno della casa fiscale di un dipendente sono rimborsabili, ma solo se i pasti/l'intrattenimento in questione hanno scopi commerciali dimostrabili.
