报销计划

什么是报销计划？

补偿员工各类工作相关费用的多种计划的总称。这些费用可能包括医疗、汽车、旅行、膳食和娱乐费用。雇主制定报销计划是为了让他们能够支付更准确的雇员费用，而不是提供广泛的津贴或增加补偿来支付这些费用。

报销计划可以采取多种形式，例如负责和不负责的计划、最低限度的附加福利或汽车里程和旅行津贴。员工不能对报销计划涵盖的费用进行任何形式的个人扣除。员工必须通过日志或收据提交足够详细的费用记录，以便雇主能够扣除报销。

美国国税局第 535 号出版物《营业费用》规定如下：“要扣除，营业费用必须是普通的和必要的。普通费用是您所在行业普遍接受的费用。必要费用是对您的贸易或业务有帮助且适合的费用。费用不一定是必不可少的才被认为是必要的。

加利福尼亚等某些州要求雇主报销员工合理的与工作相关的费用，并且收到的任何费用报销都不必报告为工资或收入。但为了做到这一点，雇主必须预先制定书面的问责计划，并且员工根据该计划提交适当记录的费用。这是为了确保及时准确地妥善保存费用记录。许多企业都有会计师或就业顾问证明费用并确保正确报告和扣除。

需要雇主报销的一些常见工作场所费用示例的细分包括以下内容：

**交通：**任何与工作相关的旅行的费用，包括车辆支出、膳食、住宿和任何符合 IRS 出版物 463 中详述的标准的娱乐费用，旅行、娱乐、礼品和汽车费用。大量雇主将按美国国税局每年设定的标准里程费率向因商业原因使用个人车辆的员工报销。例如，2021 年企业的标准联邦里程费率为每英里 56 美分（2020 年为每英里 57.5 美分）。一般来说，员工家庭和工作场所之间的日常通勤费用不被视为可报销。
用品：员工购买的任何必要商品都可以按成本报销，前提是它们是根据负责任的计划报销的。
餐饮和娱乐：员工纳税家庭内发生的餐饮和娱乐费用可以报销，但前提是有关餐饮/娱乐具有可证明的商业目的。