Endurgreiðsluáætlun
Hvað er endurgreiðsluáætlun?
Samheiti yfir nokkrar tegundir áætlana sem endurgreiða starfsmönnum ýmis konar vinnutengd kostnað. Þessi kostnaður getur falið í sér læknis-, bíla-, ferða-, máltíðar- og skemmtanakostnað. Endurgreiðsluáætlanir eru settar af vinnuveitendum til að gera þeim kleift að greiða nákvæmari upphæð útlagðra starfsmannakostnaðar, í stað þess að þurfa að veita víðtæka greiðslu eða hækkun bóta til að mæta þeim.
Skilningur á endurgreiðsluáætlun
Endurgreiðsluáætlanir geta tekið á sig ýmsar myndir, svo sem ábyrgar og óábyrgar áætlanir, lágmarks aukabætur eða kílómetrafjöldi bifreiða og ferðagreiðslur. Starfsmenn geta ekki tekið persónufrádrátt af neinu tagi vegna útgjalda sem falla undir endurgreiðsluáætlun. Starfsmenn verða að leggja fram nægilega nákvæmar skrár yfir útgjöld í gegnum dagbók eða kvittanir til að vinnuveitendur geti dregið endurgreiðslurnar frá.
IRS Publication 535, Business Expenses, segir eftirfarandi: „Til að vera frádráttarbær verður viðskiptakostnaður að vera bæði venjulegur og nauðsynlegur. Venjulegur kostnaður er sá sem er algengur og viðurkenndur í iðnaði þínum. Nauðsynlegur kostnaður er sá sem er gagnlegur og viðeigandi fyrir viðskipti þín eða fyrirtæki. Kostnaður þarf ekki að vera ómissandi til að teljast nauðsynlegur.
Sum ríki eins og Kalifornía krefjast þess að vinnuveitendur endurgreiði hæfilegan vinnutengdan kostnað starfsmanna og ekki þarf að tilkynna um endurgreiðslur sem berast sem laun eða tekjur. En til þess að þetta geti gerst verða vinnuveitendur að setja fyrirfram skriflega ábyrgðaráætlun og starfsmenn leggja fram rétt skjalfest útgjöld samkvæmt þeirri áætlun. Þetta er til að tryggja að kostnaðarskrám sé rétt viðhaldið á réttum tíma og nákvæman hátt. Mörg fyrirtæki hafa endurskoðendur eða atvinnuráðgjafa sem rökstyðja útgjöldin og tryggja rétta skýrslugjöf og frádrátt.
Sundurliðun á nokkrum algengum dæmum um kostnað á vinnustað sem myndi krefjast endurgreiðslu vinnuveitanda felur í sér eftirfarandi:
Flutningur: Kostnaður við hvers kyns vinnutengd ferðalög, þar á meðal útgjöld fyrir ökutæki, máltíðir, gistingu og hvers kyns skemmtanakostnað sem uppfyllir skilyrðin sem lýst er í IRS útgáfu 463, Ferðalög, skemmtun, gjafir og bílakostnaður. Mikill fjöldi vinnuveitenda mun endurgreiða starfsmönnum sem nota persónuleg farartæki sín í viðskiptalegum tilgangi með venjulegu kílómetragjaldi, sem er ákveðið af IRS árlega. Til dæmis er staðlað alríkismílufjöldi fyrir fyrirtæki árið 2021 56 sent á mílu (57,5 sent á mílu fyrir 2020). Almennt telst venjubundinn ferðakostnaður milli heimilis starfsmanns og vinnustaðar ekki endurgreiðanlegur.
Aðfanga: Allar nauðsynlegar vörur sem starfsmaður kaupir er hægt að endurgreiða á kostnaðarverði, að því gefnu að þær séu endurgreiddar samkvæmt ábyrgðaráætlun.
Maltíðir og skemmtanir: Máltíðar- og skemmtanakostnaður sem fellur til innan skattheimilis starfsmanns er endurgreiddur, en aðeins ef viðkomandi máltíðir/skemmtun hefur sannanlegan viðskiptatilgang.
