Erstattungsplan
Was ist ein Erstattungsplan?
Ein allgemeiner Begriff für mehrere Arten von Plänen, die Mitarbeiter für verschiedene Arten von arbeitsbezogenen Ausgaben erstatten. Diese Ausgaben können Arzt-, Auto-, Reise-, Verpflegungs- und Bewirtungskosten umfassen. Erstattungspläne werden von Arbeitgebern eingeführt, um es ihnen zu ermöglichen, einen genaueren Betrag der entstandenen Mitarbeiterausgaben zu zahlen, anstatt eine breite Zulage oder eine Erhöhung der Vergütung zur Deckung dieser Kosten vorsehen zu müssen.
Rückerstattungsplan verstehen
Erstattungspläne können viele Formen annehmen, wie z. B. anrechenbare und nicht anrechenbare Pläne, De-minimis-Nebenleistungen oder Kfz-Kilometer- und Reisekostenzuschüsse. Mitarbeiter können keinerlei persönliche Abzüge für Ausgaben geltend machen, die von einem Erstattungsplan abgedeckt sind. Damit der Arbeitgeber die Erstattungen abziehen kann, müssen Arbeitnehmer ausreichend detaillierte Ausgabennachweise über Protokolle oder Quittungen vorlegen.
In der IRS-Veröffentlichung 535, Geschäftsausgaben, heißt es: „Um abzugsfähig zu sein, müssen Geschäftsausgaben sowohl gewöhnlich als auch notwendig sein. Eine gewöhnliche Ausgabe ist eine Ausgabe, die in Ihrer Branche üblich und akzeptiert ist. Eine notwendige Ausgabe ist eine, die für Ihren Handel oder Ihr Unternehmen hilfreich und angemessen ist. Eine Ausgabe muss nicht unabdingbar sein, um als notwendig zu gelten.
Bestimmte Bundesstaaten wie Kalifornien verlangen von Arbeitgebern, dass sie Arbeitnehmern angemessene arbeitsbezogene Ausgaben erstatten, und alle erhaltenen Spesenerstattungen müssen nicht als Löhne oder Einnahmen gemeldet werden. Aber damit dies geschehen kann, müssen die Arbeitgeber im Voraus einen schriftlichen Rechenschaftsplan aufstellen, und die Arbeitnehmer müssen ordnungsgemäß dokumentierte Ausgaben im Rahmen dieses Plans einreichen. Dadurch soll sichergestellt werden, dass die Spesenaufzeichnungen rechtzeitig und genau geführt werden. Viele Unternehmen lassen Steuerberater oder Arbeitsberater die Ausgaben belegen und für eine korrekte Berichterstattung und Abzüge sorgen.
Eine Aufschlüsselung einiger gängiger Beispiele für Ausgaben am Arbeitsplatz, die eine Erstattung durch den Arbeitgeber erfordern würden, umfasst Folgendes:
Transport: Die Kosten für arbeitsbedingte Reisen, einschließlich Fahrzeugkosten, Mahlzeiten, Unterkunft und Bewirtungskosten, die die Kriterien erfüllen, die in der IRS-Veröffentlichung 463, Reise-, Unterhaltungs-, Geschenk- und Autokosten aufgeführt sind. Eine große Anzahl von Arbeitgebern erstattet Mitarbeitern, die ihre Privatfahrzeuge für geschäftliche Zwecke nutzen, eine standardmäßige Kilometerpauschale, die jährlich vom IRS festgelegt wird. Beispielsweise beträgt die bundesweite Standardmeilengebühr für Unternehmen im Jahr 2021 56 Cent pro Meile (57,5 Cent pro Meile für 2020). Im Allgemeinen gelten Fahrtkosten zwischen dem Wohnort und dem Arbeitsplatz eines Mitarbeiters nicht als erstattungsfähig.
Vorräte: Alle notwendigen Waren, die ein Mitarbeiter kauft, können zum Selbstkostenpreis erstattet werden, sofern sie gemäß einem Abrechnungsplan erstattet werden.
Verpflegung und Bewirtung: Kosten für Bewirtung und Bewirtung, die im Steuerwohnsitz eines Mitarbeiters anfallen, sind erstattungsfähig, jedoch nur, wenn die betreffenden Bewirtungen/Bewirtungen nachweislich geschäftlichen Zwecken dienen.
