Geri Ödeme Planı
Geri Ödeme Planı Nedir?
Çalışanlara işle ilgili çeşitli harcama türlerini geri ödeyen çeşitli plan türleri için genel bir terim. Bu masraflar tıbbi, otomobil, seyahat, yemek ve eğlence masraflarını içerebilir. Geri ödeme planları, işverenler tarafından, bunları karşılamak için geniş bir ödenek veya tazminat artışı sağlamak yerine, yapılan çalışan harcamalarının daha doğru bir miktarını ödemelerine izin vermek için oluşturulur.
Geri Ödeme Planını Anlama
Geri ödeme planları, hesap verebilir ve hesap verebilir olmayan planlar, de minimis yan ödemeleri veya otomobil kilometre ve seyahat ödenekleri gibi birçok biçimde olabilir. Çalışanlar, geri ödeme planı kapsamındaki harcamalar için herhangi bir kişisel kesinti alamazlar. İşverenlerin geri ödemeleri kesebilmesi için, çalışanlar, günlükler veya makbuzlar aracılığıyla yeterince ayrıntılı harcama kayıtlarını sunmalıdır.
IRS Publication 535, Business Expenses, şunları belirtir: “Düşüş için bir işletme giderinin hem olağan hem de gerekli olması gerekir. Sıradan bir gider, sektörünüzde yaygın olan ve kabul edilen bir giderdir. Gerekli bir harcama, ticaretiniz veya işiniz için yararlı ve uygun olandır. Bir harcamanın gerekli sayılması için vazgeçilmez olması gerekmez.
Kaliforniya gibi bazı eyaletler, işverenlerin çalışanların makul işle ilgili giderlerini karşılamasını şart koşar ve alınan herhangi bir gider geri ödemesinin ücret veya gelir olarak bildirilmesi gerekmez. Ancak bunun gerçekleşmesi için işverenlerin önceden yazılı bir hesap verebilir plan oluşturması ve çalışanların bu plan kapsamında uygun şekilde belgelenmiş harcamaları sunmaları gerekir. Bu, gider kayıtlarının zamanında ve doğru bir şekilde tutulmasını sağlamak içindir. Birçok işletmenin muhasebecileri veya istihdam danışmanı, masrafları doğrular ve doğru raporlama ve kesintileri sağlar.
İşveren geri ödemesini gerektirecek bazı yaygın işyeri harcaması örneklerinin dökümü aşağıdakileri içerir:
Ulaşım: Araç harcamaları, yemek, konaklama ve IRS Yayını 463, Seyahat, Eğlence, Hediye ve Araba Masrafları'nda ayrıntıları verilen tüm eğlence harcamaları dahil olmak üzere işle ilgili tüm seyahatlerin maliyeti. Çok sayıda işveren, kişisel araçlarını ticari amaçlar için kullanan çalışanlarına, IRS tarafından yıllık olarak belirlenen standart bir kilometre hızında geri ödeme yapacak. Örneğin, 2021'de işletmeler için standart federal kilometre oranı mil başına 56 senttir (2020 için mil başına 57,5 sent). Genel olarak, bir çalışanın evi ile işyeri arasındaki rutin ulaşım masrafları geri ödenebilir olarak kabul edilmez.
Malzemeler: Bir çalışanın satın aldığı tüm gerekli mallar, hesap verebilir bir plana göre geri ödenmeleri koşuluyla maliyeti üzerinden geri ödenebilir.
Yemekler ve Eğlence: Bir çalışanın vergi dairesinde yapılan yemek ve eğlence masrafları, yalnızca söz konusu yemeklerin/eğlencenin kanıtlanabilir ticari amaçları olması durumunda geri ödenebilir.
