Refusionsplan
Hvad er en refusionsplan?
En generisk betegnelse for flere typer ordninger, der godtgør medarbejdere for forskellige typer arbejdsrelaterede udgifter. Disse udgifter kan omfatte læge-, bil-, rejse-, måltids- og underholdningsudgifter. Refusionsplaner er indført af arbejdsgivere for at give dem mulighed for at betale for et mere nøjagtigt beløb af medarbejderudgifter, i stedet for at skulle yde en bred godtgørelse eller forhøjelse af kompensationen for at dække dem.
Forståelse af refusionsplan
Tilbagebetalingsplaner kan antage mange former, såsom ansvarlige og ikke-ansvarlige planer, de minimis frynsegoder eller kilometertal og rejsegodtgørelser. Medarbejdere kan ikke tage personlige fradrag af nogen art for udgifter, der er dækket under en refusionsordning. Medarbejdere skal indsende tilstrækkeligt detaljerede opgørelser over udgifter via logfiler eller kvitteringer, for at arbejdsgiverne kan fratrække refusionerne.
IRS Publication 535, Business Expenses, siger følgende: "For at være fradragsberettiget skal en forretningsudgift være både almindelig og nødvendig. En almindelig udgift er en, der er almindelig og accepteret i din branche. En nødvendig udgift er en, der er nyttig og passende for din handel eller virksomhed. En udgift behøver ikke at være uundværlig for at blive anset for nødvendig.
Visse stater som Californien kræver, at arbejdsgivere refunderer medarbejdernes rimelige arbejdsrelaterede udgifter, og eventuelle modtagne udgiftsgodtgørelser skal ikke indberettes som løn eller indkomst. Men for at dette kan ske, skal arbejdsgiverne på forhånd etablere en skriftlig ansvarlig plan, og medarbejderne indsender korrekt dokumenterede udgifter under denne plan. Dette er for at sikre, at udgiftsregistreringerne vedligeholdes korrekt på en rettidig og nøjagtig måde. Mange virksomheder har revisorer eller ansættelsesrådgivere, der begrunder udgifterne og sikrer korrekt indberetning og fradrag.
En opdeling af nogle almindelige eksempler på arbejdspladsudgifter, der ville kræve arbejdsgiverrefusion, omfatter følgende:
Transport: Omkostningerne til enhver arbejdsrelateret rejse, inklusive udgifter til køretøjer, måltider, logi og eventuelle underholdningsudgifter, der opfylder kriterierne beskrevet i IRS-publikation 463, Rejse-, underholdnings-, gave- og biludgifter. Et stort antal arbejdsgivere vil godtgøre ansatte, der bruger deres personlige køretøjer til forretningsmæssige formål, til en standard kilometersats, som årligt fastsættes af IRS. For eksempel er den almindelige føderale kilometersats for virksomheder i 2021 56 cents per mile (57,5 cents per mile for 2020). Generelt anses rutinemæssige pendlingsudgifter mellem en medarbejders hjem og arbejdsplads ikke for godtgørelse.
Forsyning: Alle nødvendige varer, som en medarbejder køber, kan refunderes til kostpris, forudsat at de refunderes i henhold til en ansvarlig plan.
Måltider og underholdning: Forplejnings- og underholdningsudgifter, der afholdes inden for en medarbejders skattehjem, kan godtgøres, men kun hvis de pågældende måltider/underholdning har påviselige forretningsmæssige formål.
