План возмещения

Карьера Заработная плата и вознаграждения

Что такое план возмещения?

Общий термин для нескольких типов планов, которые возмещают работникам различные виды расходов, связанных с работой. Эти расходы могут включать медицинские, автомобильные, транспортные расходы, расходы на питание и развлечения. Планы возмещения устанавливаются работодателями, чтобы позволить им оплачивать более точную сумму понесенных расходов сотрудников вместо того, чтобы предоставлять широкое пособие или увеличивать компенсацию для их покрытия.

Понимание плана возмещения расходов

Планы возмещения могут принимать различные формы, такие как подотчетные и неподотчетные планы, минимальные дополнительные льготы или пробег автомобиля и командировочные. Сотрудники не могут делать личные вычеты любого рода в отношении расходов, которые покрываются планом возмещения расходов. Сотрудники должны представлять достаточно подробные записи о расходах в журналах или квитанциях, чтобы работодатели могли вычесть возмещение.

Публикация IRS 535 «Коммерческие расходы» гласит следующее: «Для того, чтобы бизнес-расходы могли подлежать вычету, они должны быть как обычными, так и необходимыми. Обычный расход — это тот, который является обычным и принятым в вашей отрасли. Необходимые расходы — это те, которые полезны и подходят для вашей торговли или бизнеса. Расходы не обязательно должны быть незаменимыми, чтобы считаться необходимыми.

Некоторые штаты, такие как Калифорния, требуют от работодателей возмещения разумных расходов сотрудников, связанных с работой, и любые полученные возмещения расходов не должны указываться как заработная плата или доход. Но для того, чтобы это произошло, работодатели должны заранее составить письменный отчетный план, а работники представить должным образом документально подтвержденные расходы в соответствии с этим планом. Это необходимо для своевременного и точного ведения записей о расходах. У многих предприятий есть бухгалтеры или консультанты по трудоустройству, которые обосновывают расходы и обеспечивают правильную отчетность и вычеты.

Разбивка некоторых распространенных примеров расходов на рабочем месте, которые требуют возмещения работодателем, включает следующее:

Транспорт: стоимость любых поездок, связанных с работой, включая расходы на транспортные средства, питание, проживание и любые расходы на развлечения, которые соответствуют критериям, изложенным в Публикации 463 Налогового управления США, Расходы на поездки, развлечения, подарки и автомобиль. Большое количество работодателей будет возмещать работникам, которые используют свои личные автомобили в служебных целях, по стандартной норме пробега, которая ежегодно устанавливается IRS. Например, стандартная федеральная ставка за милю для бизнеса в 2021 году составляет 56 центов за милю (57,5 центов за милю в 2020 году). Как правило, рутинные расходы на поездки между домом и местом работы работника не считаются возмещаемыми.
Предметы снабжения: любые необходимые товары, приобретаемые сотрудником, могут быть возмещены по себестоимости при условии, что они возмещаются в соответствии с подотчетным планом.
Питание и развлечения: Расходы на питание и развлечения, понесенные в налоговой резиденции сотрудника, подлежат возмещению, но только в том случае, если рассматриваемое питание/развлечения преследует очевидные деловые цели.