Ersättningsplan
Vad Àr en Äterbetalningsplan?
En generisk term för flera typer av planer som ersÀtter anstÀllda för olika typer av arbetsrelaterade utgifter. Dessa utgifter kan inkludera kostnader för sjukvÄrd, bil, resor, mÄltider och underhÄllning. ErsÀttningsplaner inrÀttas av arbetsgivare för att de ska kunna betala för ett mer exakt belopp för de anstÀlldas utgifter, istÀllet för att behöva tillhandahÄlla en bred ersÀttning eller ökad ersÀttning för att tÀcka dem.
FörstÄ Äterbetalningsplanen
à terbetalningsplaner kan ha mÄnga former, sÄsom ansvarsskyldiga och icke-ansvariga planer, de minimis-frynsförmÄner eller bilkörning och reseersÀttningar. AnstÀllda kan inte ta personliga avdrag av nÄgot slag för utgifter som tÀcks av en ersÀttningsplan. AnstÀllda mÄste lÀmna in adekvata detaljerade redovisningar av utgifter via loggar eller kvitton för att arbetsgivare ska kunna dra av ersÀttningarna.
IRS Publication 535, Business Expenses, sÀger följande: "För att vara avdragsgill mÄste en affÀrskostnad vara bÄde vanlig och nödvÀndig. En vanlig utgift Àr en som Àr vanlig och accepterad i din bransch. En nödvÀndig utgift Àr en som Àr anvÀndbar och lÀmplig för din handel eller verksamhet. En utgift behöver inte vara oumbÀrlig för att anses nödvÀndig.
Vissa stater som Kalifornien krÀver att arbetsgivare ersÀtter anstÀlldas rimliga arbetsrelaterade utgifter, och eventuella ersÀttningar för utgifter behöver inte rapporteras som lön eller inkomst. Men för att detta ska kunna hÀnda mÄste arbetsgivarna i förvÀg upprÀtta en skriftlig redovisningsplan och de anstÀllda lÀmnar in korrekt dokumenterade utgifter enligt den planen. Detta för att sÀkerstÀlla att utgiftsregistreringen upprÀtthÄlls korrekt i tid och korrekt. MÄnga företag har revisorer eller anstÀllningsjurister som styrker utgifterna och sÀkerstÀller korrekt rapportering och avdrag.
En uppdelning av nÄgra vanliga exempel pÄ arbetsplatskostnader som skulle krÀva ersÀttning frÄn arbetsgivaren inkluderar följande:
Transport: Kostnaden för alla arbetsrelaterade resor, inklusive utgifter för fordon, mÄltider, logi och alla representationskostnader som uppfyller kriterierna i IRS-publikation 463, Resor, underhÄllning, gÄvor och bilkostnader. Ett stort antal arbetsgivare kommer att ersÀtta anstÀllda som anvÀnder sina personliga fordon i affÀrssyfte till en standardkörning, som faststÀlls Ärligen av IRS. Till exempel Àr den vanliga federala körstrÀckan för företag 2021 56 cent per mil (57,5 cent per mil för 2020). I allmÀnhet anses rutinmÀssiga pendlingskostnader mellan en anstÀllds hem och arbetsplats inte ersÀttas.
Leverans: Alla nödvÀndiga varor som en anstÀlld köper kan ersÀttas till sjÀlvkostnadspris, förutsatt att de ersÀtts enligt en ansvarsfull plan.
MÄltider och underhÄllning: Kostnader för mÄltider och underhÄllning som uppstÄr inom en anstÀllds skattehem Àr ersÀttningsbara, men endast om mÄltiderna/underhÄllningen i frÄga har pÄvisbara affÀrsÀndamÄl.