Ersättningsplan

Vad är en återbetalningsplan?

En generisk term för flera typer av planer som ersätter anställda för olika typer av arbetsrelaterade utgifter. Dessa utgifter kan inkludera kostnader för sjukvård, bil, resor, måltider och underhållning. Ersättningsplaner inrättas av arbetsgivare för att de ska kunna betala för ett mer exakt belopp för de anställdas utgifter, istället för att behöva tillhandahålla en bred ersättning eller ökad ersättning för att täcka dem.

Förstå återbetalningsplanen

Återbetalningsplaner kan ha många former, såsom ansvarsskyldiga och icke-ansvariga planer, de minimis-frynsförmåner eller bilkörning och reseersättningar. Anställda kan inte ta personliga avdrag av något slag för utgifter som täcks av en ersättningsplan. Anställda måste lämna in adekvata detaljerade redovisningar av utgifter via loggar eller kvitton för att arbetsgivare ska kunna dra av ersättningarna.

IRS Publication 535, Business Expenses, säger följande: "För att vara avdragsgill måste en affärskostnad vara både vanlig och nödvändig. En vanlig utgift är en som är vanlig och accepterad i din bransch. En nödvändig utgift är en som är användbar och lämplig för din handel eller verksamhet. En utgift behöver inte vara oumbärlig för att anses nödvändig.

Vissa stater som Kalifornien kräver att arbetsgivare ersätter anställdas rimliga arbetsrelaterade utgifter, och eventuella ersättningar för utgifter behöver inte rapporteras som lön eller inkomst. Men för att detta ska kunna hända måste arbetsgivarna i förväg upprätta en skriftlig redovisningsplan och de anställda lämnar in korrekt dokumenterade utgifter enligt den planen. Detta för att säkerställa att utgiftsregistreringen upprätthålls korrekt i tid och korrekt. Många företag har revisorer eller anställningsjurister som styrker utgifterna och säkerställer korrekt rapportering och avdrag.

En uppdelning av några vanliga exempel på arbetsplatskostnader som skulle kräva ersättning från arbetsgivaren inkluderar följande:

• Transport: Kostnaden för alla arbetsrelaterade resor, inklusive utgifter för fordon, måltider, logi och alla representationskostnader som uppfyller kriterierna i IRS-publikation 463, Resor, underhållning, gåvor och bilkostnader. Ett stort antal arbetsgivare kommer att ersätta anställda som använder sina personliga fordon i affärssyfte till en standardkörning, som fastställs årligen av IRS. Till exempel är den vanliga federala körsträckan för företag 2021 56 cent per mil (57,5 cent per mil för 2020). I allmänhet anses rutinmässiga pendlingskostnader mellan en anställds hem och arbetsplats inte ersättas.

• Leverans: Alla nödvändiga varor som en anställd köper kan ersättas till självkostnadspris, förutsatt att de ersätts enligt en ansvarsfull plan.

• Måltider och underhållning: Kostnader för måltider och underhållning som uppstår inom en anställds skattehem är ersättningsbara, men endast om måltiderna/underhållningen i fråga har påvisbara affärsändamål.