Plan zwrotu kosztów
Co to jest plan zwrotu koszt贸w?
Og贸lny termin okre艣laj膮cy kilka rodzaj贸w plan贸w, kt贸re zwracaj膮 pracownikom r贸偶ne rodzaje wydatk贸w zwi膮zanych z prac膮. Wydatki te mog膮 obejmowa膰 koszty leczenia, samochodu, podr贸偶y, posi艂k贸w i rozrywki. Plany refundacji s膮 ustanawiane przez pracodawc贸w, aby umo偶liwi膰 im p艂acenie dok艂adniejszej kwoty poniesionych wydatk贸w pracowniczych, zamiast konieczno艣ci zapewnienia szerokiego dodatku lub zwi臋kszenia rekompensaty na ich pokrycie.
Zrozumienie planu zwrotu koszt贸w
Plany zwrotu koszt贸w mog膮 przybiera膰 r贸偶ne formy, takie jak plany rozliczalne i nieobj臋te obowi膮zkiem rozliczania, 艣wiadczenia dodatkowe de minimis lub dodatki na kilometry i podr贸偶e. Pracownicy nie mog膮 pobiera膰 偶adnych osobistych odlicze艅 za wydatki obj臋te planem zwrotu koszt贸w. Pracownicy musz膮 przedstawia膰 odpowiednio szczeg贸艂owe rejestry wydatk贸w za po艣rednictwem dziennik贸w lub rachunk贸w, aby pracodawcy mogli odliczy膰 zwroty.
Publikacja IRS 535, Koszty biznesowe, stwierdza, co nast臋puje: 鈥濧by mo偶na by艂o odliczy膰, wydatek biznesowy musi by膰 zar贸wno zwyczajny, jak i konieczny. Zwyk艂y wydatek to taki, kt贸ry jest powszechny i akceptowany w Twojej bran偶y. Niezb臋dny wydatek to taki, kt贸ry jest pomocny i odpowiedni dla Twojej bran偶y lub firmy. Wydatek nie musi by膰 niezb臋dny, aby zosta艂 uznany za konieczny.
Niekt贸re stany, takie jak Kalifornia, wymagaj膮 od pracodawc贸w zwrotu uzasadnionych wydatk贸w zwi膮zanych z prac膮 pracownik贸w, a wszelkie otrzymane zwroty wydatk贸w nie musz膮 by膰 zg艂aszane jako wynagrodzenie lub doch贸d. Aby jednak tak si臋 sta艂o, pracodawcy musz膮 wcze艣niej ustali膰 pisemny plan rozliczalno艣ci, a pracownicy przed艂o偶y膰 odpowiednio udokumentowane wydatki w ramach tego planu. Ma to na celu zapewnienie terminowego i dok艂adnego prowadzenia ewidencji wydatk贸w. Wiele firm zatrudnia ksi臋gowych lub doradc贸w ds. zatrudnienia, kt贸re uzasadniaj膮 wydatki i zapewniaj膮 prawid艂owe raportowanie i potr膮cenia.
Podzia艂 niekt贸rych typowych przyk艂ad贸w wydatk贸w w miejscu pracy, kt贸re wymaga艂yby zwrotu przez pracodawc臋, obejmuje:
Transport: Koszty wszelkich podr贸偶y zwi膮zanych z prac膮, w tym wydatki na pojazdy, posi艂ki, zakwaterowanie i wszelkie wydatki na rozrywk臋, kt贸re spe艂niaj膮 kryteria wyszczeg贸lnione w publikacji IRS 463, Podr贸偶e, rozrywka, prezenty i wydatki na samoch贸d. Du偶a liczba pracodawc贸w zwraca pracownikom, kt贸rzy u偶ywaj膮 swoich samochod贸w osobowych do cel贸w s艂u偶bowych, standardow膮 stawk臋 milow膮, kt贸ra jest corocznie ustalana przez IRS. Na przyk艂ad standardowa federalna stawka milowa dla biznesu w 2021 r. wynosi 56 cent贸w za mil臋 (57,5 cent贸w za mil臋 w 2020 r.). Og贸lnie rzecz bior膮c, rutynowe wydatki na dojazdy mi臋dzy domem pracownika a miejscem pracy nie s膮 uwa偶ane za podlegaj膮ce zwrotowi.
Dostawy: Wszelkie niezb臋dne towary zakupione przez pracownika mog膮 zosta膰 zwr贸cone po kosztach, pod warunkiem, 偶e s膮 one zwracane zgodnie z planem rozliczalnym.
Posi艂ki i rozrywka: Koszty posi艂k贸w i rozrywki poniesione w domu podatkowym pracownika podlegaj膮 zwrotowi, ale tylko wtedy, gdy dane posi艂ki/rozrywka maj膮 udowodnione cele biznesowe.
