Plan de Reembolso
¿Qué es un plan de reembolso?
Un término genérico para varios tipos de planes que reembolsan a los empleados por varios tipos de gastos relacionados con el trabajo. Estos gastos pueden incluir costos médicos, de automóviles, viajes, comidas y entretenimiento. Los planes de reembolso son instituidos por los empleadores para permitirles pagar una cantidad más precisa de los gastos incurridos por los empleados, en lugar de tener que proporcionar una asignación amplia o un aumento en la compensación para cubrirlos.
Entendiendo el Plan de Reembolso
Los planes de reembolso pueden tomar muchas formas, tales como planes contables y no contables, beneficios marginales de minimis o millaje de automóvil y asignaciones de viaje. Los empleados no pueden tomar deducciones personales de ningún tipo por gastos que estén cubiertos por un plan de reembolso. Los empleados deben presentar registros de gastos adecuadamente detallados a través de registros o recibos para que los empleadores puedan deducir los reembolsos.
La Publicación 535 del IRS, Gastos comerciales, establece lo siguiente: “Para ser deducible, un gasto comercial debe ser ordinario y necesario. Un gasto ordinario es uno que es común y aceptado en su industria. Un gasto necesario es aquel que es útil y apropiado para su oficio o negocio. Un gasto no tiene que ser indispensable para ser considerado necesario.
Ciertos estados como California requieren que los empleadores reembolsen los gastos razonables relacionados con el trabajo de los empleados, y cualquier reembolso de gastos recibido no tiene que declararse como salario o ingreso. Pero para que esto suceda, los empleadores deben preestablecer un plan contable por escrito y los empleados deben presentar los gastos debidamente documentados bajo ese plan. Esto es para garantizar que los registros de gastos se mantengan correctamente de manera oportuna y precisa. Muchas empresas tienen contadores o asesores laborales que justifican los gastos y aseguran la correcta presentación de informes y deducciones.
Un desglose de algunos ejemplos comunes de gastos en el lugar de trabajo que requerirÃan el reembolso del empleador incluyen los siguientes:
Transporte: El costo de cualquier viaje relacionado con el trabajo, incluidos los gastos de vehÃculos, comidas, alojamiento y cualquier gasto de entretenimiento que cumpla con los criterios detallados en la Publicación 463 del IRS, Gastos de viaje, entretenimiento, obsequios y automóviles. Una gran cantidad de empleadores reembolsará a los empleados que usan sus vehÃculos personales para causas comerciales a una tarifa estándar por milla, que establece anualmente el IRS. Por ejemplo, la tarifa federal estándar por milla para empresas en 2021 es de 56 centavos por milla (57,5 centavos por milla para 2020). En general, los gastos de traslado de rutina entre el hogar y el lugar de trabajo de un empleado no se consideran reembolsables.
Suministros: Cualquier bien necesario que compre un empleado puede ser reembolsado al costo, siempre que sea reembolsado conforme a un plan contable.
Comidas y entretenimiento: Los costos de comidas y entretenimiento incurridos dentro del domicilio fiscal de un empleado son reembolsables, pero solo si las comidas/entretenimiento en cuestión tienen fines comerciales demostrables.
