Kontrola księgowa

Czym są kontrole księgowe?

Kontrole księgowe obejmują metody i procedury wdrożone przez firmę w celu zapewnienia ważności i dokładności jej sprawozdań finansowych. Kontrole księgowe nie zapewniają zgodności z prawem i regulacjami, ale raczej mają na celu pomóc firmie działać w najlepszy możliwy sposób dla wszystkich interesariuszy.

Zrozumienie kontroli księgowych

Celem wdrożenia kontroli księgowych w firmie jest zapewnienie, że wszystkie obszary w organizacji unikają oszustw i innych problemów, poprawiają wydajność, dokładność i zgodność. Każda firma będzie miała różne kontrole księgowe, w zależności od rodzaju prowadzonej działalności, jednak istnieją trzy tradycyjne obszary, które są najbardziej powszechne, jeśli chodzi o kontrole księgowe: kontrole wykrywające, kontrole zapobiegawcze i kontrole naprawcze.

Rodzaje kontroli księgowych

Kontrola detektywistyczna

Kontrole w tej kategorii mają na celu wyszukanie wszelkich aktualnych praktyk, które nie są zgodne z obowiązującymi zasadami i procedurami. Celem jest znalezienie wszelkich obszarów, które nie działają tak, jak powinny, jeśli pracownicy przypadkowo lub celowo wykonują nieprawidłowe lub nielegalne działania lub wykrywają jakiekolwiek błędy w systemach lub praktykach księgowych. Przykłady kontroli detektywistycznych obejmują inwentaryzację i audyty wewnętrzne.

Kontrole zapobiegawcze

Kontrole zapobiegawcze to po prostu kontrole, które zostały wprowadzone przez organizację w celu uniknięcia wszelkich nieścisłości lub nieprawidłowych praktyk. Są to zasady i procedury, których muszą przestrzegać wszyscy pracownicy.

Przykładem kontroli prewencyjnej byłoby ograniczenie zaangażowania kierownictwa w sporządzanie sprawozdań finansowych. Czasami zaangażowanie kierownictwa jest pomocne, ponieważ generalnie znają oni firmę lepiej niż ktokolwiek inny. Jednak ostateczny głos w sprawie liczb powinien należeć do księgowego,. ponieważ kierownictwo może mieć motywację do zniekształcania liczb, aby zawyżać wyniki firmy.

Ta idea jest wdrażana w całej organizacji jako oddzielenie obowiązków, gdzie pracownicy mają różne zadania, które nie nakładają się na siebie, na przykład w obszarach raportowania lub audytu.

Kontrole naprawcze

Jak sama nazwa wskazuje, kontrole naprawcze są wprowadzane w celu rozwiązania wszelkich problemów wykrytych w ramach kontroli detektywistycznych. Mogą one również obejmować naprawę wszelkich problemów dokonanych w księgach rachunkowych po zakończeniu procesu audytu przez księgowego.

Wpływ ustawy Sarbanes-Oxley na kontrolę rachunkowości

Po kilku głośnych skandalach związanych z rachunkowością korporacyjną w firmach Enron, Tyco i WorldCom w latach 2000-2002 organy regulacyjne chciały zapoczątkować nową erę zaostrzonych protokołów finansowych i operacyjnych. Powszechnie przyjmowano, że aby przywrócić zaufanie inwestorów, potrzebna jest nowa kultura. Wprowadzono już wiele podziałów księgowych i finansowych, ale najbardziej palące problemy dotyczyły konfliktów interesów audytorów, słabych sal konferencyjnych, konfliktów między analitykami ds. bezpieczeństwa, ograniczonych zasobów w agencjach regulacyjnych i wynagrodzeń kadry kierowniczej, by wymienić tylko kilka.

Aby rozwiązać te problemy, Kongres USA uchwalił w 2002 r. Ustawę Sarbanesa-Oxleya. Prawo federalne ustanowiło nowe lub rozszerzone wymagania dla wszystkich zarządów, zarządów i firm zajmujących się rachunkowością publiczną w Stanach Zjednoczonych. Ustawa określa oczekiwane obowiązki rady dyrektorów korporacji publicznych, dodaje sankcje karne za pewne wykroczenia i wymaga od Komisji Papierów Wartościowych i Giełd (SEC) stworzenia przepisów określających, w jaki sposób korporacje publiczne muszą przestrzegać prawa.

Systemy kontroli rachunkowości nie działają w jednym rozmiarze pasującym do wszystkich scenariuszy. Badania nad relacjami między strategiami biznesowymi a systemami kontroli opartymi na rachunkowości wskazują, że konstrukcja organizacyjna i kultura korporacyjna odgrywają znaczącą rolę w sukcesie firmy. Konsensus zgadza się, że aby zmaksymalizować wyniki firmy, systemy kontroli rachunkowości powinny być zaprojektowane specjalnie, aby odpowiadały unikalnym strategiom biznesowym różnych podmiotów.

##Przegląd najważniejszych wydarzeń

• Ustawa Sarbanesa-Oxleya to przepis opracowany w celu zapewnienia, że sprawozdawczość finansowa unika wszelkich oszukańczych działań.

• Wprowadzane są kontrole księgowe, aby zapewnić, że firma działa wydajnie, jawnie i dostarcza dokładne sprawozdania finansowe.

• Przestrzeganie prawa i regulacji nie jest celem kontroli księgowych, ale raczej pomaganie firmie w byciu najlepszą wersją siebie dla wszystkich interesariuszy.

• Trzy główne obszary kontroli księgowych to kontrola detektywistyczna, kontrola prewencyjna i kontrola naprawcza.