Nad i krótko
Co jest skończone i krótkie?
Over and short — często nazywany „cash over short” — to termin księgowy, który sygnalizuje rozbieżność między raportowanymi danymi firmy (z jej ewidencji sprzedaży lub paragonów) a jej audytowanymi danymi. Termin ten to także nazwa konta w księdze głównej firmy — konto typu cash-over-short.
Termin ten odnosi się przede wszystkim do firm intensywnie wykorzystujących gotówkę w sektorze detalicznym i bankowym, a także tych, które muszą obsługiwać drobną gotówkę. Jeśli kasjer lub kasjer bankowy popełni błąd, wydając na przykład zbyt dużo lub zbyt mało reszty, firma będzie miała na koniec dnia pozycję „gotówka krótka” lub „zrealizuj gotówkę”.
Przykład Over and Short
Załóżmy, że pracuję jako kasjer w sklepie sportowym. Prawidłowo oceniłem parę spodni do jogi za 95 USD za 95 USD, ale źle przeliczyłem pieniądze, które otrzymałem za spodnie. Klient nieświadomie dał mi 96 USD za zakup, błąd, którego oboje nie zdołaliśmy złapać. System księgowy pokaże 95 USD w zaksięgowanej sprzedaży, ale 96 USD zebranej gotówki. Różnica w wysokości jednego dolara trafia na konto typu cash-over-short. Wpis księgowy dotyczący tej sprzedaży będzie obciążał gotówkę za 96 USD, sprzedaż kredytową za 95 USD, a kredyt gotówkowy za mało za 1 USD.
Odwrotnie jest w przypadku transakcji, które powodują niedobory gotówki. Załóżmy tę samą sytuację, z tą różnicą, że otrzymuję 94 zł zamiast 96 zł za sprzedaż. Teraz gotówka jest obciążana kwotą 94 USD, rachunek sprzedaży jest uznawany za 95 USD, a gotówka i pozycja krótka są obciążane kwotą 1 USD.
Co powoduje incydenty cash-over-short?
Wewnętrzna ingerencja może spowodować, że firma będzie skończona i skrócona w swojej księgowości. Zwykle jednak przyczyna wynika z prostego błędu ludzkiego. Pracownik błędnie dzwoniący do sprzedaży lub popełniający inny błąd, np. przeliczenie gotówki, może generować rozbieżność między ceną sprzedaży towaru, pobraną kwotą, a kwotą zarejestrowaną w systemie księgowym.
Funkcja rachunku cash-over-short
Firma powinna odnotować przypadki wahań gotówkowych na jednym, łatwo dostępnym rachunku. To konto typu cash-over-short powinno być klasyfikowane jako rachunek zysków i strat, a nie rachunek wydatków, ponieważ zarejestrowane błędy mogą zwiększyć lub zmniejszyć zyski firmy w jej rachunku zysków i strat.
Firma może wykorzystać dane na koncie z nadwyżką gotówki, aby określić, dlaczego poziom gotówki jest niezgodny i spróbować zmniejszyć liczbę przypadków nadwyżek gotówki, stosując lepsze procedury, kontrole i szkolenia pracowników. Dlatego konto to służy przede wszystkim jako kontrola detektywistyczna — termin księgowy określający rodzaj kontroli wewnętrznej, której celem jest wykrywanie problemów, w tym wszelkich przypadków oszustw, w ramach procesów firmy.
##Przegląd najważniejszych wydarzeń
W rachunkowości, przekroczenie i przekroczenie – lub „skrócenie gotówki” – oznacza rozbieżność między danymi zgłoszonymi przez firmę a danymi poddanymi audytowi.
To także nazwa konta, na którym firma rejestruje te rozbieżności gotówkowe.
Bycie nad i krótko występuje najczęściej w handlu detalicznym i bankowości.
