podręczna gotówka

Co to jest drobna gotówka?

Fundusz drobny to niewielka ilość gotówki firmowej, często trzymana pod ręką (np. w zamkniętej szufladzie lub skrytce), na pokrycie drobnych lub incydentalnych wydatków,. takich jak materiały biurowe lub zwrot kosztów pracowniczych.

Fundusz podręczny będzie podlegał okresowym uzgodnieniom, a transakcje są również rejestrowane w sprawozdaniach finansowych. W większych korporacjach każdy dział może mieć swój własny fundusz drobny.

Zrozumienie drobnej gotówki

Gotówka to wygoda dla drobnych transakcji, dla których wystawienie czeku lub firmowej karty kredytowej jest nieuzasadnione lub niedopuszczalne. Niewielka ilość gotówki, którą firma uważa za drobną, będzie się różnić, a wiele firm utrzymuje od 100 do 500 USD jako fundusz drobny. Przykłady transakcji, do których wykorzystywany jest podręczny fundusz gotówkowy, obejmują:

• artykuły biurowe

• Karty dla klientów

• Kwiaty

• Opłacenie obiadu cateringowego dla małej grupy pracowników

• Refundacja pracownikowi drobnych wydatków związanych z pracą

Powiernicy funduszy drobnych są wyznaczani do nadzorowania funduszu. Obowiązki powiernicze zazwyczaj obejmują egzekwowanie zasad i przepisów dotyczących drobnych gotówki, żądanie uzupełnień i wydawanie funduszy.

Wymagania dotyczące gotówki

Korzystanie z funduszy podręcznych może obejść pewne kontrole wewnętrzne. Jednak dostępność podręcznej gotówki nie oznacza, że każda osoba może uzyskać do niej dostęp w dowolnym celu. Wiele firm stosuje ścisłą kontrolę wewnętrzną w zarządzaniu funduszem. Często kilka osób jest upoważnionych do zatwierdzania wypłat i może to robić tylko w przypadku wydatków związanych z legalną działalnością lub operacjami firmy.

Można przydzielić drobny kasjer do wystawienia czeku na sfinansowanie szuflady kasowej i dokonania odpowiednich zapisów księgowych. Powiernik gotówki jest odpowiedzialny za dystrybucję środków pieniężnych i paragonów na wszystkie zakupy lub jakiekolwiek wykorzystanie środków. Gdy suma drobnych gotówki spada, wpływy powinny wzrosnąć i sumować się do całkowitej wypłaconej kwoty.

Dzięki posiadaniu kasjera i powiernika kasy podręcznej, podwójny proces pomaga chronić fundusze i zapewnia, że dostęp do nich mają tylko osoby upoważnione.

Nagrywanie gotówki

Kiedy fundusz podręczny jest w użyciu, transakcje podręczne są nadal rejestrowane w sprawozdaniach finansowych. Wpisy do dziennika księgowego nie są dokonywane, gdy zakupy są dokonywane za pomocą drobnej gotówki, tylko wtedy, gdy powiernik potrzebuje więcej gotówki – aw zamian za paragony otrzymuje nowe środki – wpisy do dziennika są rejestrowane. Wpis do dziennika dotyczący przekazania depozytariuszowi większej ilości gotówki jest debetem dla funduszu drobnych środków pieniężnych i kredytem w gotówce.

W przypadku niedoboru lub nadwyżki wpis wiersza dziennika jest rejestrowany na koncie nadwyżki/krótkiego. Jeśli fundusz podręcznych środków pieniężnych jest zakończony, kredyt jest wprowadzany jako reprezentacja zysku. Jeśli w funduszu podręcznym jest brak, wprowadzany jest debet, który stanowi stratę. Konto nadwyżkowe lub krótkie służy do wymuszenia zrównoważenia funduszu po uzgodnieniu.

Internal Revenue Service (IRS) zaleca wypełnianie drobnych pokwitowań gotówkowych i dołączanie ich do paragonów w celu ewidencjonowania i dokumentowania drobnych wydatków gotówkowych.

Pogodzenie drobnej gotówki

Fundusz podręczny jest uzgadniany okresowo w celu sprawdzenia, czy saldo funduszu jest prawidłowe. Zazwyczaj, gdy saldo drobnych gotówki spada do ustalonego poziomu, depozytariusz wnioskuje o dodatkową gotówkę od kasjera. W tym momencie suma wszystkich wpływów jest obliczana tak, aby zgadzała się z wypłaconymi środkami z kasy podręcznej. Jeśli potrzebne są nowe środki, kasjer wypisuje nowy czek na sfinansowanie podręcznej szuflady kasowej i przyjmuje w zamian paragony z zakupów, które uszczupliły gotówkę.

Proces uzgadniania zapewnia, że pozostałe saldo funduszu jest równe różnicy między saldem pierwotnym pomniejszonym o opłaty wyszczególnione na paragonach i fakturach. Jeśli pozostałe saldo jest mniejsze niż powinno, oznacza to niedobór. Jeśli pozostałe saldo jest większe niż powinno być, istnieje nadwyżka. Chociaż mogą występować niewielkie odchylenia, w przypadku niezrównoważenia należy zidentyfikować i skorygować źródło rozbieżności.

Drobna gotówka kontra Pieniądze do ręki

„Gotówka” i „gotówka w kasie” brzmią bardzo podobnie i nakładają się na siebie. Z tych dwóch termin „ gotówka w kasie ” jest terminem bardziej ogólnym.

Podręczna gotówka odnosi się w szczególności do pieniędzy — dosłownie monet i rachunków — które firma trzyma pod ręką na niewielkie wydatki, zwykle dlatego, że korzystanie z gotówki jest łatwiejsze niż korzystanie z czeku lub karty kredytowej.

Gotówka w kasie to każda dostępna gotówka, którą posiada firma lub fundusze płynne. Może to być w formie rzeczywistych pieniędzy, takich jak kwoty, których jeszcze nie zdeponowałeś w banku lub mniejsze rachunki i monety, które trzymasz w kasie, aby wydać resztę dla klientów. W tym znaczeniu różnica od podręcznej odnosi się do tego, gdzie trzymasz pieniądze i jak je wykorzystujesz – przy czym podrzędna gotówka jest bardziej przeznaczona na wewnętrzne potrzeby biznesowe/wydatki pracowników, a gotówka w kasie odnosi się do środków otrzymanych od lub zwrot kosztów klientom.

Ale gotówka w kasie ma większe znaczenie jako termin księgowy. W świecie finansów odnosi się również do wysoce płynnych aktywów firmy — środków na rachunkach czekowych lub innych rachunkach bankowych, funduszy rynku pieniężnego, krótkoterminowych instrumentów dłużnych lub innych ekwiwalentów gotówki. Chociaż nie dosłownie gotówką, są to pieniądze, do których można łatwo i szybko uzyskać dostęp, dlatego są „pod ręką”.

W skrócie: każda drobna gotówka jest formą gotówki w kasie, ale nie gotówka w kasie jest drobną gotówką.

Zalety i wady drobnej gotówki

Drobna gotówka ma swoje zalety. Gotówka w wielu przypadkach pozostaje najszybszym, najprostszym i najłatwiejszym sposobem płacenia za rzeczy. Dobrze sprawdza się na pokrycie niewielkich, improwizowanych wydatków — na przykład napiwku dla dzieciaka dostarczającego pizzę na lunch lub przejazd taksówką do domu dla pracowników pracujących do późna. Oszczędza kłopotów ze zwracaniem pieniędzy ludziom lub oczekiwaniem, że zapłacą z własnej kieszeni za przedmioty związane z pracą.

Drobna gotówka może również służyć na częste, ale przyziemne wydatki, takie jak mleko do lodówki biurowej, znaczki lub środki czystości.

Chociaż nie powinno to być zwyczajową praktyką, drobna gotówka w okamgnieniu może zostać wykorzystana do wydawania reszty dla klientów, jeśli kasa się kończy.

Z drugiej strony, wygoda drobnych pieniędzy może również sprawić, że będzie to problem i ryzyko. Gotówka jest trudna do zabezpieczenia i niemożliwa do wyśledzenia; Rachunki bardzo łatwo znikają bez śladu — nawet jeśli stworzyłeś ostrożny system pokwitowań lub talonów.

To prowadzi nas do kolejnej wady drobnych funduszy pieniężnych: utrzymywanie ich, prowadzenie ewidencji i regularne uzgadnianie ich wymaga dodatkowej pracy dla kogoś. W dużych firmach z kierownikiem biura lub działem księgowości może to być niewielkie; dla małych firm może to stanowić obciążenie.

Transakcje handlowe są coraz bardziej bezgotówkowe — nawet w małych sklepach i restauracjach, gdzie zakupy tradycyjnie w dużej mierze opierają się na monetach. Niektórzy krytycy twierdzą, że drobna gotówka stała się przestarzałą koncepcją. Pomiędzy kartami kredytowymi, kartami debetowymi, usługami płatniczymi, takimi jak Venmo lub Paypal, portfelami elektronicznymi i innymi zbliżeniowymi sposobami kupowania rzeczy, istnieje wiele alternatyw prostych, takich jak gotówka – z dodatkowymi zaletami identyfikowalności, bezpieczeństwa i mniejszej podatności na kradzież.

Aspekt bezpieczeństwa jest często ważny dla małych firm, które od dawna obawiają się, że przechowywanie gotówki jest zaproszeniem do przestępstwa.

TTT

Najczęściej zadawane pytania dotyczące gotówki

Co to jest drobna gotówka i do czego służy?

Gotówka drobna to pieniądze, które firma lub firma trzyma pod ręką, aby dokonać drobnych płatności, zakupów i zwrotów pieniędzy. Rutynowe lub nieoczekiwane są to transakcje, dla których wypisanie czeku lub użycie karty kredytowej jest niepraktyczne lub niewygodne.

Dlaczego nazywa się to drobną gotówką?

Angielskie słowo „drobny” pochodzi od francuskiego petit, co oznacza „mały” lub „mały”. Podobnie „drobny” oznacza małoletni lub nieistotny. Tak więc drobna gotówka odnosi się do niewielkiej sumy pieniędzy przeznaczonej na drobne lub drobne zakupy, w przeciwieństwie do dużych wydatków lub rachunków.

Jedno z najwcześniejszych zastosowań tego wyrażenia pochodzi z pracy edukacyjnej Benjamina Billingsleya „Porada dla kobiet i panien w Londynie” z 1678 roku.

Jaki jest przykład drobnej gotówki?

Drobna gotówka jest zwykle przechowywana w szufladzie, skrytce lub dużej kopercie. Typowe drobne zakupy gotówkowe obejmują:

• Kawa, słodycze lub przekąski

• Kwiaty, kartki urodzinowe lub inne drobne upominki

• Opłata za taksówkę lub opłatę za samochód

• Małe artykuły biurowe – długopisy, gumki, zszywacze itp.

• wyżywienie cateringowe

Czy drobna gotówka jest ekwiwalentem gotówki?

nie. Drobna gotówka to rzeczywista gotówka: rachunki i monety. Ekwiwalenty gotówki to wysoce płynne papiery wartościowe i inne aktywa, które można łatwo zamienić na gotówkę: fundusze rynku pieniężnego, papiery komercyjne lub dług krótkoterminowy, taki jak bony skarbowe.

Jednak w korporacyjnych sprawozdaniach finansowych drobna gotówka jest wymieniona w sekcji „Środki pieniężne i ich ekwiwalenty” bilansu. Więc w tym sensie można je połączyć razem.

Jak zrównoważyć drobną gotówkę w księgowości?

Za każdym razem, gdy wejdziesz do funduszu podrzędnej gotówki – to znaczy wypłacisz pieniądze – należy wypełnić odcinek lub kupon. To działa jak pokwitowanie, rejestrując kwotę wypłaty, datę, cel i inne szczegóły. Coraz częściej są to pokwitowania elektroniczne, wprowadzane do cyfrowego arkusza kalkulacyjnego lub księgi rachunkowej. Pomocne może być jednak przechowywanie również karteczek wraz z rachunkami za zakupy lub płatności (jeśli to możliwe).

Po wyznaczonej przerwie – zwykle o tej samej porze każdego miesiąca lub tygodnia – przychodzi czas na rozliczenie lub zbilansowanie konta kasy podrzędnej. Najpierw zanotuj aktualną kwotę w funduszu. Następnie odejmij tę kwotę od salda początkowego. Ta suma to suma pobrana z konta w tym okresie.

Następnie zsumuj kwotę wszystkich zaległych kwitów (plus załączone paragony). Kwota ta powinna być taka sama jak wypłacona suma obliczona z salda początkowego i końcowego rachunku. A ilość gotówki, którą masz w schowku lub szufladzie, powinna być taka sama, jak bieżące saldo konta.

Jeśli się nie zgadzają, musisz zbadać, dlaczego: czy wystąpił błąd matematyczny? brakuje paragonu lub jest on nieprawidłowy?

Zbilansowanie rachunku podręcznego zwykle następuje, gdy konieczne jest uzupełnienie funduszu. Powiernik przywozi wszystkie pokwitowania lub kupony księgowemu, kasjerowi lub księgowemu firmy. Pokwitowania drobnych gotówki są rejestrowane w księdze głównej firmy jako kredyty na koncie drobnych gotówek i prawdopodobnie obciążają kilka różnych kont wydatków. Kiedy fundusz poboczny jest uzupełniany, zwykle poprzez wykorzystanie czeku wystawionego przez firmę, jest on rejestrowany jako obciążenie rachunku drobnych środków pieniężnych i kredyt na rachunku gotówkowym.

Podsumowanie

Gotówka drobna to niewielka ilość gotówki przechowywana na terenie firmy lub firmy na pokrycie drobnych wydatków i potrzeb — zwykle nie więcej niż kilkaset dolarów. Chociaż jest łatwy do zrozumienia i prosty w użyciu, drobna gotówka jest przedmiotem nadużyć, łatwo ją stracić i jest podatna na kradzież. Niektórzy uważają, że we współczesnym społeczeństwie drobny fundusz gotówkowy jest przestarzały: istnieje wiele alternatyw dla drobnych zakupów, które są bezpieczniejsze i równie wygodne.

##Przegląd najważniejszych wydarzeń

• Wadami funduszy podręcznych są ich podatność na kradzież i nadużycia oraz konieczność ich okresowego monitorowania i bilansowania.

• W większych korporacjach każdy dział może mieć swój własny fundusz drobny.

• Gotówka drobna to nominalna kwota łatwo dostępna do opłacenia wydatków, które są zbyt małe, aby zasługiwały na wypisanie czeku lub użycie karty kredytowej.

• Fundusz drobny może być wykorzystany na materiały biurowe, karty dla klientów, kwiaty, opłacenie obiadu z wyżywieniem dla pracowników lub zwrot kosztów pracowników.

• Głównymi zaletami kasy są to, że jest szybki, wygodny i łatwy do zrozumienia i użycia.