Sala de reuniões
O que é uma sala de reuniões?
Uma sala de reuniões é uma sala onde um grupo de pessoas realiza reuniões, normalmente aquelas eleitas pelos acionistas para administrar uma empresa.
No setor de banco de investimento, a sala de reuniões também pode se referir a uma sala usada em um escritório de corretagem de ações para receber clientes e membros do público. Eles se reúnem aqui com representantes registrados (RR) para discutir investimentos, obter cotações de ações e fazer negócios.
Entendendo uma sala de reuniões
Como o próprio nome indica, a sala de reuniões é mais conhecida como uma sala utilizada pelo conselho de administração de uma empresa (B de D), um grupo de indivíduos eleitos pelos acionistas para representá-los e proteger seus interesses. Os membros do conselho geralmente podem ser divididos em três categorias.
Presidente : Um indivíduo que dirige o conselho e é responsável por garantir que ele funcione sem problemas. Eleito pelo conselho de administração, as funções de um presidente normalmente incluem manter uma forte comunicação com o diretor executivo (CEO) e outros executivos de alto nível, formular a estratégia de negócios da empresa,. representar a administração e o conselho para o público em geral e acionistas e preservar integridade corporativa.
Diretores internos : Esses membros do conselho são acionistas ou gerentes de alto nível da empresa, como o diretor de operações (COO) ou o diretor financeiro (CFO). Suas principais tarefas incluem aprovar orçamentos de alto nível preparados pela alta administração, implementar e monitorar estratégias de negócios e dar luz verde às principais iniciativas e projetos corporativos.
Diretores externos : Ao contrário dos diretores internos, esses indivíduos não fazem parte diretamente da equipe de gestão. No entanto, eles têm as mesmas responsabilidades. O papel de um diretor externo é oferecer insights externos, fornecendo perspectivas imparciais e imparciais sobre questões trazidas ao conselho.
Toda empresa de capital aberto é legalmente obrigada a instalar um conselho de administração, que atua como fiduciário dos acionistas.
Como uma sala de reuniões é usada
A frequência das reuniões entre os membros de um conselho de administração varia, dependendo do tipo e tamanho da empresa. Normalmente, espera-se que as reuniões dos membros do conselho ocorram em uma sala de reuniões especialmente designada pelo menos a cada trimestre comercial.
Durante esses encontros, os membros do conselho discutirão as questões mais prementes que a empresa enfrenta atualmente e, em seguida, decidirão como tratá-las, cumprindo seu papel de fiduciário em nome dos acionistas.
As questões que estão sob a alçada de um conselho incluem a contratação e demissão de funcionários seniores, remuneração de executivos e políticas de dividendos e opções . O conselho também é responsável por ajudar uma corporação a estabelecer metas amplas, apoiar as funções executivas e garantir que a empresa tenha recursos adequados e bem administrados à sua disposição.
Requisitos da sala de reuniões
As principais decisões são tomadas nas reuniões do conselho, afetando a todos, desde as pessoas que a empresa emprega, os investidores que possuem suas ações e potencialmente até a economia em geral. Embora essas salas sejam os locais de processos de tomada de decisão muito importantes, as salas em si não precisam necessariamente ser especiais.
Muitas vezes, as salas de reuniões são apenas salas de conferência básicas. O único requisito real é que sejam mobiliados com cadeiras e uma mesa grande o suficiente para acomodar todos os membros do conselho.
Outro requisito comum para estes quartos é que sejam insonorizados. A privacidade é fundamental durante as reuniões, por isso é importante que o espaço usado para abrigá-los não seja suscetível a escutas e interrupções.
Embora não seja estritamente necessário, muitas salas de reuniões estão equipadas com equipamentos tecnológicos de última geração, como terminais Bloomberg ou outros sistemas de cotação de última geração. Televisores de tela grande e outros sistemas de apresentação também podem estar presentes na sala de reuniões.
##Salas de reuniões virtuais
As salas de reuniões virtuais estão se tornando cada vez mais populares. As reuniões virtuais do conselho vêm com vários benefícios.
Primeiro, o óbvio: as reuniões virtuais do conselho são convenientes para os membros do conselho. Eles permitem que cada participante participe regularmente das reuniões de onde quer que esteja. Seja em casa, no escritório ou até mesmo em um avião, participar de uma reunião virtual do conselho é muito fácil.
Esse aumento na conveniência se traduz em redução de tempo e despesas de viagem. Também aumenta significativamente as taxas de atendimento. A acessibilidade das reuniões virtuais do conselho garante que o maior número possível de membros do conselho participe da reunião.
Outro benefício das reuniões virtuais do conselho é a possibilidade de melhor governança. Como é relativamente simples configurar uma reunião virtual do conselho, os membros do conselho podem se reunir com muito mais regularidade. Além disso, as reuniões virtuais de diretoria geralmente tendem a ter agendas mais curtas e diretas, o que facilita conversas mais úteis e estimulantes entre os participantes.
Finalmente, as reuniões virtuais do conselho oferecem a oportunidade de uma maior diversidade de membros do conselho. Com a possibilidade de participação de pessoas de todo o mundo, as empresas podem facilmente obter diferentes perspectivas e tomar melhores decisões.
Noções básicas de reunião de diretoria
Aqui estão alguns passos básicos ao conduzir uma reunião de diretoria:
Convoque a reunião: uma declaração introdutória simples
Chamada de chamada: anote todos os participantes e escreva os nomes dos membros ausentes do conselho
Aprovação da ata: distribuir a ata da reunião anterior e ter o voto do conselho para aprovar
Comunicação e relatórios: uma audiência de relatórios de executivos e comitês
Negócios antigos: inclui negócios inacabados de reuniões anteriores que estão prontos para aprovação formal
Novos negócios: anuncie novos itens de negócios um de cada vez e facilite a discussão
Encerrar a reunião: declaração de encerramento simples para encerrar a reunião, obter assinatura do secretário para formalizar a ata da reunião
Perguntas frequentes sobre a diretoria
O que é uma sala de reuniões digital?
O Digital Boardroom é uma ferramenta de apresentação em tempo real desenvolvida pela gigante do software SAP. Ele permite que os executivos visualizem análises interativas em grandes telas de toque em formato de apresentação.
O que é um ambiente de sala de reuniões?
Tradicionalmente, uma sala de reuniões tem uma mesa grande que acomoda cerca de oito a 20 pessoas. Todos os participantes ficam de frente para o centro para facilitar a discussão em qualquer direção.
O que é uma batalha na sala de reuniões?
Uma batalha na diretoria normalmente se refere à pressão exercida sobre a equipe de administração de uma empresa por um acionista ativista. Os acionistas ativistas procuram agitar as coisas em uma determinada empresa, com mudanças que vão do financeiro ao não financeiro.
##Destaques
As reuniões virtuais do conselho trazem vários benefícios, incluindo maior conveniência, maior participação, custos de viagem reduzidos, possibilidade de governança aprimorada e maior diversidade de membros do conselho.
Os membros do conselho usam a sala do conselho para discutir e decidir como lidar com as questões mais urgentes da empresa.
Uma batalha na diretoria normalmente se refere à pressão exercida sobre a equipe de administração de uma empresa por um acionista ativista.
A principal função de uma sala de reuniões é abrigar as reuniões do conselho de administração de uma empresa, um grupo de indivíduos eleitos para representar os interesses dos acionistas.
As salas de reuniões devem conter uma mesa grande o suficiente e um número adequado de cadeiras para acomodar todos os presentes e estar localizadas em um ambiente que promova a privacidade.
Uma sala de reuniões também pode se referir a uma sala usada em uma corretora de valores, onde clientes e membros do público podem se reunir com representantes registrados (RR).
