Salle de réunion
Qu'est-ce qu'une salle de conférence ?
Une salle de réunion est une salle où un groupe de personnes organise des réunions, généralement celles élues par les actionnaires pour gérer une entreprise.
Dans le secteur de la banque d'investissement, la salle de conférence peut également désigner une salle utilisée dans un bureau de courtage pour accueillir des clients et des membres du public. Ils rencontrent ici les représentants inscrits (RR) pour discuter des investissements, obtenir des cotations boursières et effectuer des transactions.
Comprendre une salle de conférence
Comme son nom l'indique, la salle de conférence est surtout connue comme une salle utilisée par le conseil d'administration d' une entreprise (B of D), un groupe de personnes élues par les actionnaires pour les représenter et protéger leurs intérêts. Les membres du conseil peuvent généralement être divisés en trois catégories.
Président : Personne qui dirige le conseil d'administration et qui est chargée d'en assurer le bon fonctionnement. Élu par le conseil d'administration, les fonctions d'un président comprennent généralement le maintien d'une communication solide avec le chef de la direction (PDG) et d'autres cadres supérieurs, la formulation de la stratégie commerciale de l'entreprise,. la représentation de la direction et du conseil auprès du grand public et des actionnaires, et la préservation l'intégrité de l'entreprise.
Administrateurs internes : Ces membres du conseil d'administration sont soit des actionnaires, soit des cadres supérieurs de l'entreprise, tels que le directeur des opérations (COO) ou le directeur financier (CFO). Leurs principales tâches consistent à approuver les budgets de haut niveau préparés par la haute direction, à mettre en œuvre et à surveiller la stratégie commerciale et à donner le feu vert aux initiatives et projets centraux de l'entreprise.
Administrateurs externes : Contrairement aux administrateurs internes, ces personnes ne font pas directement partie de l'équipe de direction. Ils ont cependant les mêmes responsabilités. Le rôle d'un administrateur externe est d'offrir des points de vue externes, en fournissant des perspectives impartiales et impartiales sur les questions soumises au conseil.
Chaque société cotée en bourse est légalement tenue d'installer un conseil d'administration, qui agit comme fiduciaire pour les actionnaires.
Comment une salle de conférence est utilisée
La fréquence des réunions entre les membres d'un conseil d'administration varie selon le type et la taille de l'entreprise. Habituellement, les rassemblements des membres du conseil d'administration devraient avoir lieu dans une salle de conseil spécialement désignée au moins tous les trimestres d'activité.
Au cours de ces réunions, les membres du conseil d'administration discuteront des problèmes les plus urgents auxquels l'entreprise est actuellement confrontée, puis décideront de la manière de les gérer, remplissant leur rôle de fiduciaire au nom des actionnaires.
Les questions qui relèvent de la compétence d'un conseil comprennent l'embauche et le licenciement de cadres supérieurs, la rémunération des dirigeants et les politiques en matière de dividendes et d'options. Le conseil d'administration est également chargé d'aider une société à fixer des objectifs généraux, à soutenir les fonctions de direction et à s'assurer que la société dispose de ressources adéquates et bien gérées.
Exigences de la salle de conférence
Les décisions importantes sont prises lors des réunions du conseil d'administration, affectant tout le monde, des personnes que l'entreprise emploie, des investisseurs qui détiennent ses actions et potentiellement même de l' économie dans son ensemble. Bien que ces salles soient le lieu de processus décisionnels très importants, les salles elles-mêmes ne doivent pas nécessairement être spéciales.
Souvent, les salles de conférence ne sont que des salles de conférence de base. La seule véritable exigence est qu'ils soient équipés de chaises et d'une table suffisamment grande pour accueillir tous les membres du conseil d'administration.
Une autre exigence courante pour ces chambres est qu'elles soient insonorisées. La confidentialité est essentielle pendant les réunions, il est donc important que l'espace utilisé pour les héberger ne soit pas susceptible d'être écouté et interrompu.
Bien que cela ne soit pas strictement nécessaire, de nombreuses salles de conférence sont équipées des derniers équipements technologiques, tels que des terminaux Bloomberg ou d'autres systèmes de cotation à la pointe de la technologie. Des télévisions à grand écran et d'autres systèmes de présentation peuvent également être présents dans la salle de conférence.
Salles de réunion virtuelles
Les salles de réunion virtuelles sont de plus en plus populaires. Les réunions de conseil virtuelles présentent plusieurs avantages.
Tout d'abord, l'évidence : les réunions virtuelles du conseil d'administration sont pratiques pour les membres du conseil d'administration. Ils permettent à chaque participant d'assister régulièrement aux réunions où qu'il se trouve. Qu'ils soient à la maison, au bureau ou même dans un avion, assister à une réunion virtuelle du conseil d'administration est un jeu d'enfant.
Cette augmentation de la commodité se traduit par une réduction du temps et des dépenses de voyage. Cela augmente également considérablement les taux de fréquentation. L'accessibilité des réunions virtuelles du conseil d'administration garantit qu'autant de membres du conseil d'administration que possible participent à la réunion.
Un autre avantage des réunions virtuelles du conseil d'administration est la possibilité d'une meilleure gouvernance. Comme il est relativement simple de mettre en place une réunion virtuelle du conseil d'administration, les membres du conseil d'administration peuvent se réunir beaucoup plus régulièrement. De plus, les réunions virtuelles du conseil d'administration ont généralement des ordres du jour plus courts qui vont droit au but, ce qui facilite des conversations plus utiles et stimulantes entre les participants.
Enfin, les réunions virtuelles du conseil d'administration offrent la possibilité d'une plus grande diversité des membres du conseil d'administration. Avec la possibilité pour des personnes du monde entier d'y assister, les entreprises peuvent facilement acquérir des perspectives différentes et prendre de meilleures décisions.
Principes de base des réunions de conseil d'administration
Voici quelques étapes de base lors de la conduite d'une réunion de conseil :
Appel à l'ordre : une simple déclaration d'introduction
Appel nominal : notez tous les participants et écrivez les noms des membres du conseil d'administration absents
Approbation du procès-verbal : distribuez le procès-verbal de la réunion précédente et demandez au conseil d'administration de voter pour l'approuver
Communication et rapports : une audition des rapports des dirigeants et des comités
Travaux anciens : comprend les travaux inachevés des réunions précédentes qui sont prêts pour une approbation officielle
Nouvelle affaire : annoncez les nouvelles affaires une par une et facilitez la discussion.
Clôturer la réunion : simple déclaration de clôture pour ajourner la réunion, obtenir une signature du secrétaire pour formaliser le procès-verbal de la réunion
FAQ de la salle de réunion
Qu'est-ce qu'une salle de conférence numérique ?
Digital Boardroom est un outil de présentation en temps réel développé par le géant du logiciel SAP. Il permet aux cadres de visualiser des analyses interactives sur de grands écrans tactiles dans un format de présentation.
Qu'est-ce qu'une salle de réunion ?
Traditionnellement, une salle de conférence a une grande table pouvant accueillir environ huit à 20 personnes. Tous les participants font face au centre afin de faciliter la discussion dans n'importe quelle direction.
Qu'est-ce qu'une bataille de salle de conférence ?
Une bataille au conseil d'administration fait généralement référence à la pression exercée sur l'équipe de direction d'une entreprise par un actionnaire activiste. Les actionnaires militants cherchent à faire bouger les choses dans une entreprise donnée, avec des changements allant du financier au non financier.
Points forts
Les réunions virtuelles du conseil d'administration présentent plusieurs avantages, notamment une plus grande commodité, une participation accrue, des frais de déplacement réduits, la possibilité d'une meilleure gouvernance et une plus grande diversité des membres du conseil d'administration.
Les membres du conseil d'administration utilisent la salle de réunion pour discuter et décider de la manière de gérer les problèmes les plus urgents de l'entreprise.
Une bataille au conseil d'administration fait généralement référence à la pression exercée sur l'équipe de direction d'une entreprise par un actionnaire activiste.
La fonction première d'une salle de conférence est d'abriter les réunions du conseil d'administration d'une entreprise, un groupe de personnes élues pour représenter les intérêts des actionnaires.
Les salles de conférence doivent contenir une table suffisamment grande et un nombre suffisant de chaises pour asseoir toutes les personnes présentes et être situées dans un cadre qui favorise l'intimité.
Une salle de conférence peut également désigner une salle utilisée dans un bureau de courtage en valeurs mobilières, où les clients et les membres du public peuvent rencontrer des représentants inscrits (RR).
