Arbetsflöde

Vad är Workflow?

Arbetsflöde beskriver stegen i en affärsprocess, genom vilka ett arbete går från initiering till slutförande; och hur dessa steg kan utföras och automatiseras enligt en uppsättning procedurregler. Organisationer använder arbetsflöden för att samordna uppgifter, förbättra organisationens effektivitet, lägga till lyhördhet och öka lönsamheten. Arbetsflödet kan vara sekventiellt, med varje steg beroende av slutförandet av det föregående, eller parallellt, med flera steg som sker samtidigt.

Förstå arbetsflödet

Begreppet arbetsflöde var viktigt för studiet av den rationella organisationen av arbetet och optimering av tillverknings- eller informationsprocesser – för att undvika flaskhalsar. Efter andra världskriget utvecklade kvalitetsrörelsen flera teorier om förbättring av arbetsflöden, som omfattade mer kvalitativa föreställningar om omarbetning av affärsprocesser. Dessa filosofier kan tillämpas på monteringslinjer för bilar, en låneansökan från en bank eller produktion av en tidning.

Six Sigma och Total Quality Management (TQM) är två processförbättringsfilosofier som har anammats av organisationer runt om i världen. TQM är ett strukturerat förhållningssätt till övergripande organisationsledning, där interna riktlinjer och processstandarder minskar fel. Målet med Six Sigma är att minska defekter genom kvalitetskontroll.

Six Sigma betonar förbättring av cykeltiden samtidigt som tillverkningsdefekter reduceras till en nivå av högst 3,4 förekomster per miljon enheter eller händelser. Systemet är med andra ord en metod för att arbeta snabbare med färre misstag.

Arbetsflödestekniker och Big Data

Arbetsflödesteknologier och ledningssystem används idag i så omfattande branscher som finans, hälsovård, marknadsföring och högre utbildning. De har varit grundläggande för utvecklingen av artificiell intelligens (AI) och maskininlärningssystem som har en betydande inverkan på företagens arbetsflöden i alla branscher, tack vare deras förmåga att bearbeta och extrahera värde från big data.

Genom att samla in och dela data över en organisation, och bädda in analyser, används företagsdatahanteringssystem för att eliminera informationssilos och optimera affärsprocesser och automatisera databehandling. Detta har bidragit till att koppla ihop tidigare frånkopplade sektorer och branscher.

Finans förvandlas av big data och använder den för både handels- och efterlevnadsarbetsflöden. Investerare utnyttjar floden av realtidsdata som produceras av global digitalisering och sociala medier, och experimenterar med förbättrad dataanalys och AI för att generera investeringsidéer – fria från kognitiv fördom – och hantera risker.

Arbetsflöde i den digitala eran

Behovet av att hantera projekt över olika team, platser och tidszoner har sett en enorm ökning av populariteten för arbetsflödesappar och programvara. Denna trend har bara accelererat under 2021 eftersom fler företag ansluter till sina anställda på distans under coronavirus-pandemin. Några av de mer populära mjukvaran för arbetsflödeshantering där ute inkluderar Easynote, Trello, Monday.com och Accelo. Dessa plattformar gör det enkelt att skapa uppgifter och tilldela dem till olika personer samtidigt som man hanterar hela arbetsflödet genom en instrumentpanel som fungerar som ett centralt nav. Det bästa av allt är att många av dessa plattformar ger fri tillgång till nyckelfunktioner, vilket håller kostnaderna låga för nystartade företag och småföretag.

Höjdpunkter

• Programvara och appar för arbetsflöden hjälper företag att hantera projekt över olika team, platser och tidszoner.

• Arbetsflöde beskriver stegen i en affärsprocess, genom vilka ett arbete går från initiering till slutförande.

– Big data har hjälpt till att automatisera arbetsflöden genom utveckling av artificiell intelligens och maskininlärningssystem.

– Six Sigma och Total Quality Management (TQM) är två populära processförbättringsfilosofier som företag anammar.