Nicht rechenschaftspflichtiger Plan
Was ist ein nicht abrechnungsfähiger Plan?
Mit dem TaxCuts and Jobs Act (TCJA) von 2017 wurden Einzelabzüge für Mitarbeiter abgeschafft, denen von 2018 bis 2025 nicht erstattete Ausgaben für Unternehmensgeschäfte entstehen. Früher konnten Mitarbeiter Auslagen für Dinge wie einheitliche Reinigung und Gebühren für Berufsverbände abziehen.
Unternehmen können den Verlust dieses Abzugs durch ihre Mitarbeiter kompensieren, indem sie einen nicht nachweisbaren Plan einrichten, der eine Möglichkeit darstellt, Mitarbeitern eine Vergütung für Geschäftsausgaben oder Reisen zu gewähren, die gegenüber einem Arbeitgeber nicht begründet werden müssen.
Geld, das Mitarbeitern in einem nicht steuerpflichtigen Plan zur Verfügung gestellt wird, gilt als steuerpflichtiges Einkommen und sollte auf dem W-2 eines Mitarbeiters erscheinen.
Auch als Vergütungsplan bezeichnet, unterscheiden sich nicht rechnungslegungspflichtige Pläne von rechnungslegungspflichtigen Plänen dadurch,. dass letztere von den Mitarbeitern verlangen, dass sie eine angemessene Buchhaltung vorlegen, um eine Erstattung zu erhalten. Da Gelder, die Mitarbeiter im Rahmen eines verantwortungsvollen Plans erhalten, zur Erstattung von Geldern dienen, die für geschäftsbezogene Ausgaben ausgegeben wurden, sind sie nicht steuerpflichtig .
Wie der Non-Accountable-Plan funktioniert
Während das Geld, das Mitarbeitern im Rahmen eines nicht abrechnungspflichtigen Plans gegeben wird, für Geschäftsausgaben wie Reisen, Mahlzeiten oder Bewirtung ausgegeben werden soll, kann der Empfänger es nach Belieben ausgeben. Wenn zum Beispiel ein Arbeitgeber einem Angestellten 500 $ geben würde, um die Kosten für Mahlzeiten während einer Geschäftsreise zu decken, könnte der Angestellte im Rahmen eines nicht rechenschaftspflichtigen Plans für jede Mahlzeit preiswertes Essen essen und die Ersparnisse einstecken.
Für den Internal Revenue Service (IRS) ist es jedoch eine Entschädigung, die zusätzlich zum Gehalt oder Lohn gezahlt wird. Als solches wird es als Einkommen besteuert. Arbeitgeber können für einige Ausgabenposten einen nicht erstattungsfähigen Plan und für andere Ausgaben einen erstattungsfähigen Plan verwenden .
Non-Accountable Plan: Ausgaben und Steuern
Alle Ausgaben für geschäftsbezogene Ausgaben in einem nicht abrechnungsfähigen Plan können vom Empfänger auf seinem 1040-Formular als sonstiger Einzelabzug geltend gemacht werden. Solche Ausgaben unterliegen einer Beschränkung von 2 %, die vorschreibt, dass Antragsteller, die Einzelangaben machen, nur den Teil der Ausgaben abziehen dürfen, der 2 % ihres bereinigten Bruttoeinkommens (AGI) übersteigt .
Gemäß den IRS-Regeln müssen Ausgaben sowohl gewöhnlich als auch notwendig sein, um abzugsfähig zu sein; Andernfalls kann der IRS sie ablehnen oder als "verschwenderisch" betrachten und sie auch nicht zulassen, obwohl dies selten angewendet wird .
Im Zusammenhang mit nicht rechenschaftspflichtigen Plänen hat „gewöhnlich und notwendig“ je nach Kontext eine lockerere Definition. "Gewöhnlich" bedeutet einfach etwas, das typischerweise für den Betrieb eines Unternehmens benötigt wird. „Notwendig“ bedeutet lediglich, dass ein Artikel für den Betrieb eines Unternehmens angemessen und hilfreich ist. Weitere Informationen finden Sie in der IRS-Veröffentlichung 535: Geschäftsausgaben.
Non-Accountable Plan vs. Accountable Plan
In einem rechenschaftspflichtigen Plan muss der Mitarbeiter belegen, was die Ausgabe war und wofür sie war, wie hoch sie war und dass sie während der Geschäftstätigkeit für das Unternehmen entstanden ist. Anrechenbare Plankosten gelten nicht als steuerpflichtiges Einkommen. Nicht genutzte Vorschüsse müssen fristgerecht (wie vom IRS vorgegeben) an das Unternehmen zurückgezahlt werden .
Höhepunkte
Unternehmen, die ihre Mitarbeiter weiterhin in die Lage versetzen möchten, für Ausgaben wie einheitliche Reinigung oder Gebühren an eine Berufsorganisation aufzukommen, können einen rechenschaftspflichtigen oder nicht rechenschaftspflichtigen Plan aufstellen.
Ein nicht abrechnungsfähiger Plan ist nützlich für Unternehmen, die keine Mitarbeiterausgaben vorautorisieren möchten.
Früher konnten Mitarbeiter geschäftsbezogene Ausgaben von ihren Steuern abziehen, aber das Tax Cuts and Jobs Act beseitigte diese Einzelabzüge bis mindestens 2025 .
