Portokasse

Was ist Portokasse?

Eine Portokasse ist ein kleiner Barbetrag des Unternehmens, der oft griffbereit aufbewahrt wird (z. B. in einer verschlossenen Schublade oder Kiste), um kleinere oder Nebenkosten wie Büromaterial oder Mitarbeitervergütungen zu bezahlen.

Eine Kassenkasse wird regelmäßigen Abstimmungen unterzogen, wobei Transaktionen auch in den Jahresabschlüssen erfasst werden. In größeren Unternehmen kann jede Abteilung ihre eigene Portokasse haben.

Portokasse verstehen

Portokassen bieten Komfort für kleine Transaktionen, für die die Ausstellung eines Schecks oder einer Firmenkreditkarte unangemessen oder inakzeptabel ist. Der kleine Bargeldbetrag, den ein Unternehmen als geringfügig betrachtet, variiert, wobei viele Unternehmen zwischen 100 und 500 US-Dollar als Portokasse halten. Beispiele für Transaktionen, für die eine Kassenkasse verwendet wird, sind:

• Büromaterial

• Karten für Kunden

• Blumen

• Bezahlung eines Catering-Mittagessens für eine kleine Gruppe von Mitarbeitern

• Erstattung kleiner arbeitsbezogener Ausgaben an einen Mitarbeiter

Kassenkassenverwahrer werden mit der Aufsicht über die Kasse beauftragt . Zu den Verwahrungspflichten gehören im Allgemeinen die Durchsetzung von Portokassenregeln und -vorschriften, die Anforderung von Nachschub und die Ausgabe von Geldern.

Anforderungen für Portokasse

Durch die Verwendung einer Kassenkasse können bestimmte interne Kontrollen umgangen werden. Die Verfügbarkeit von Portokasse bedeutet jedoch nicht, dass jede Person für jeden Zweck darauf zugreifen kann. Viele Unternehmen wenden strenge interne Kontrollen an, um den Fonds zu verwalten. Häufig sind einige Personen berechtigt, Auszahlungen zu genehmigen, und können dies nur für Ausgaben im Zusammenhang mit legitimen Aktivitäten oder Operationen des Unternehmens tun.

Ein Kleinkassierer könnte damit beauftragt werden, den Scheck auszustellen, um die Kassenschublade zu finanzieren und die entsprechenden Buchhaltungsbuchungen vorzunehmen. Der Kassenverwalter ist beauftragt, das Bargeld zu verteilen und Quittungen für alle Einkäufe oder Verwendungen der Gelder zu sammeln. Wenn die Portokassensumme sinkt, sollten die Einnahmen steigen und sich zum abgehobenen Gesamtbetrag addieren.

Durch eine Portokassenkasse und einen Portokassenverwalter trägt der duale Prozess dazu bei, die Gelder sicher zu halten und sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen darauf zugreifen können.

Erfassung der Portokasse

Wenn ein Portokassenfonds verwendet wird, werden Portokassentransaktionen weiterhin in den Jahresabschlüssen erfasst. Bei Käufen mit Portokasse werden keine Buchungen im Buchhaltungsjournal vorgenommen. Erst wenn die Depotbank mehr Bargeld benötigt – und im Austausch für die Quittungen neue Gelder erhält – werden die Journalbuchungen aufgezeichnet. Die Journalbuchung,. um der Depotbank mehr Bargeld zu geben, ist eine Belastung der Kassenkasse und eine Gutschrift auf die Kasse.

Wenn ein Mangel oder eine Überschreitung vorliegt, wird eine Journalzeilenbuchung auf einem Über-/Unterbestandskonto erfasst. Wenn die Portokasse zu Ende ist, wird eine Gutschrift eingetragen, um einen Gewinn darzustellen. Wenn die Kasse knapp ist, wird eine Belastung gebucht, um einen Verlust darzustellen. Das Über- oder Unterkonto wird verwendet, um den Fonds bei der Abstimmung zwangsweise auszugleichen.

Der Internal Revenue Service (IRS) empfiehlt, Portokassenzettel auszufüllen und sie Quittungen beizufügen, um Portokassenausgaben zu erfassen und zu dokumentieren.

Portokasse abgleichen

Die Kassenkasse wird regelmäßig abgeglichen, um zu überprüfen, ob der Saldo der Kasse korrekt ist. Wenn das Portokassenguthaben auf ein voreingestelltes Niveau fällt, beantragt der Verwalter typischerweise zusätzliches Bargeld von der Kassiererin. Zu diesem Zeitpunkt wird die Summe aller Quittungen berechnet, um sicherzustellen, dass sie mit den ausgezahlten Geldern aus der Portokassenschublade übereinstimmt. Wenn neues Geld benötigt wird, stellt der Kassierer einen neuen Scheck aus, um die Kassenschublade zu finanzieren, und nimmt im Austausch die Quittungen von den Einkäufen, die das Bargeld aufgebraucht haben.

Der Abstimmungsprozess stellt sicher, dass der verbleibende Saldo des Etats der Differenz zwischen dem ursprünglichen Saldo abzüglich der auf Belegen und Rechnungen aufgeführten Gebühren entspricht. Wenn das verbleibende Guthaben geringer ist als erwartet, liegt ein Mangel vor. Wenn das verbleibende Guthaben höher ist als es sein sollte, liegt eine Überschreitung vor. Obwohl es geringfügige Abweichungen geben kann, sollte bei Ungleichgewicht die Quelle der Abweichung identifiziert und korrigiert werden.

Portokasse vs. Kassenbestand

„Portokasse“ und „Kassenbestand“ klingen sehr ähnlich, und sie überschneiden sich. Von den beiden ist „ Bargeld “ der allgemeinere Begriff.

Portokasse bezieht sich speziell auf Geld – buchstäblich Münzen und Scheine – das ein Unternehmen für kleine Ausgaben bereithält, normalerweise weil die Verwendung von Bargeld einfacher ist als die Verwendung eines Schecks oder einer Kreditkarte.

Kassenbestand ist jedes zugängliches Bargeld oder liquide Mittel, über die das Unternehmen verfügt. Dabei kann es sich um echtes Geld handeln, wie Beträge, die Sie noch nicht bei der Bank eingezahlt haben, oder um kleinere Scheine und Münzen, die Sie in der Registrierkasse aufbewahren, um Wechselgeld für Kunden zu wechseln. In dieser Bedeutung bezieht sich der Unterschied zur Portokasse darauf, wo Sie das Geld aufbewahren und wie Sie es verwenden – wobei Portokasse eher für interne geschäftliche Bedürfnisse/Ausgaben von Mitarbeitern bestimmt ist und Bargeld sich auf erhaltene Gelder bezieht oder an Kunden erstattet werden.

Der Kassenbestand hat jedoch als Buchhaltungsbegriff eine größere Bedeutung. In der Finanzwelt bezieht es sich auch auf die hochliquiden Vermögenswerte eines Unternehmens – Guthaben auf Giro- oder anderen Bankkonten, Geldmarktfonds, kurzfristige Schuldtitel oder andere Zahlungsmitteläquivalente. Obwohl es nicht buchstäblich Bargeld ist, ist es Geld, auf das leicht und schnell zugegriffen werden kann, weshalb es „zur Hand“ ist.

Kurz gesagt: Alle Portokassen sind eine Form von Kassenbeständen, aber keine Kassenbestände sind Portokassen.

Vor- und Nachteile der Portokasse

Portokasse hat ihre Vorteile. Bargeld bleibt in vielen Fällen die schnellste, einfachste und einfachste Art, Dinge zu bezahlen. Es eignet sich gut, um kleine spontane Ausgaben zu decken – wie ein Trinkgeld für das Kind, das Pizzas zum Mittagsmeeting bringt, oder die Taxifahrt nach Hause für Mitarbeiter, die spät dran sind. Es erspart den Aufwand, Menschen zu erstatten oder zu erwarten, dass sie für arbeitsbezogene Artikel aus eigener Tasche bezahlen.

Portokasse kann auch für häufige, aber alltägliche Ausgaben wie Milch für den Bürokühlschrank, Briefmarken oder Reinigungsmittel verwendet werden.

Obwohl es nicht üblich sein sollte, kann die Portokasse zur Not verwendet werden, um Wechselgeld für Kunden zu machen, wenn die Kasse knapp wird.

Auf der anderen Seite kann die Bequemlichkeit der Portokasse sie auch zu einem Problem und einem Risiko machen. Bargeld ist schwer zu sichern und unmöglich nachzuverfolgen; Es ist sehr einfach, dass Rechnungen spurlos verschwinden – selbst wenn Sie ein sorgfältiges System von Quittungen oder Belegen eingerichtet haben.

Dies bringt uns zu einem weiteren Nachteil der Portokassen: Sie zu pflegen, Aufzeichnungen zu führen und sie regelmäßig abzugleichen, bedeutet für irgendjemanden zusätzliche Arbeit. Dies kann in großen Firmen mit einem Büroleiter oder einer Buchhaltungsabteilung ein kleines Ärgernis sein; für kleine Unternehmen könnte dies eine Belastung darstellen.

Handelstransaktionen werden zunehmend bargeldlos abgewickelt – selbst bei kleinen Einzelhändlern und Restaurants, wo Einkäufe traditionell stark auf Münzen angewiesen sind. Portokasse ist ein veraltetes Konzept, sagen einige Kritiker. Zwischen Kreditkarten, Debitkarten, Zahlungsdiensten wie Venmo oder Paypal, elektronischen Geldbörsen und anderen kontaktlosen Möglichkeiten, Dinge zu kaufen, gibt es viele Alternativen, die einfach wie Bargeld sind – mit den zusätzlichen Vorteilen, dass sie rückverfolgbar, sicher und weniger anfällig für Diebstahl sind.

Der Sicherheitsaspekt ist oft wichtig für kleine Unternehmen, die lange befürchtet haben, dass die Aufbewahrung von Bargeld eine Einladung zur Kriminalität darstellt.

TTT

Häufig gestellte Fragen zu Portokassen

Was ist Portokasse und wofür wird sie verwendet?

Portokasse ist das Geld, das ein Unternehmen oder Unternehmen bereithält, um kleine Zahlungen, Einkäufe und Erstattungen zu leisten. Ob routinemäßig oder unerwartet, dies sind Transaktionen, für die das Ausstellen eines Schecks oder die Verwendung einer Kreditkarte unpraktisch oder unbequem ist.

Warum heißt es Portokasse?

Das englische Wort „petty“ leitet sich vom französischen petit ab, was „klein“ oder „klein“ bedeutet. Ebenso bedeutet "geringfügig" geringfügig oder unbedeutend. Portokasse bezieht sich also auf einen kleinen Geldbetrag, der für unbedeutende oder kleine Einkäufe beiseite gelegt wird, im Gegensatz zu größeren Ausgaben oder Rechnungen.

Eine der frühesten Verwendungen des Ausdrucks stammt aus einer pädagogischen Arbeit über Haushaltsführung von Benjamin Billingsley, Ratschläge für die Frauen und Mädchen von London, die auf das Jahr 1678 datiert wird.

Was ist ein Beispiel für Portokasse?

Portogeld wird normalerweise in einer Schublade, einem Schließfach oder einem großen Umschlag aufbewahrt. Typische Portokassenkäufe sind:

• Kaffee, Süßigkeiten oder Snacks

• Blumen, Geburtstagskarten oder andere kleine Geschenke

• Taxi- oder Pkw-Tarif

• Kleiner Bürobedarf – Stifte, Radiergummis, Hefter usw.

• Catering-Mahlzeiten

Ist Portokasse ein Bargeldäquivalent?

Nein. Portokasse ist echtes Bargeld: Scheine und Münzen. Zahlungsmitteläquivalente sind hochliquide Wertpapiere und andere Vermögenswerte, die leicht in Bargeld umgewandelt werden können: Geldmarktfonds, Commercial Paper oder kurzfristige Schuldtitel wie Schatzwechsel.

In Unternehmensabschlüssen wird die Portokasse jedoch im Abschnitt „Zahlungsmittel und Zahlungsmitteläquivalente“ der Bilanz aufgeführt. Die beiden können also in diesem Sinne in einen Topf geworfen werden.

Wie rechnet man die Portokasse in der Buchhaltung ab?

Jedes Mal, wenn Sie eine Portokasse anzapfen – also Geld abheben – sollte ein Beleg oder Gutschein ausgefüllt werden. Dies dient als Quittung und protokolliert den Auszahlungsbetrag, das Datum, den Zweck und andere Details. Diese Belege sind zunehmend elektronische Belege, die in eine digitale Tabellenkalkulation oder ein digitales Hauptbuch eingegeben werden. Aber es kann hilfreich sein, auch Papierzettel aufzubewahren, zusammen mit Quittungen von den Einkäufen oder Zahlungen (wenn möglich).

Nach einem bestimmten Intervall – normalerweise jeden Monat oder jede Woche zur gleichen Zeit – ist es an der Zeit, das Kleinkassenkonto abzugleichen oder auszugleichen. Notieren Sie zunächst den aktuellen Betrag im Fonds. Ziehen Sie diesen Betrag dann vom Startguthaben ab. Diese Summe ist die Gesamtsumme, die während dieses Zeitraums vom Konto abgehoben wurde.

Als nächstes summieren Sie den Betrag aller ausstehenden Belege (plus beigefügte Quittungen). Diese Zahl sollte mit der abgehobenen Summe übereinstimmen, die Sie aus den Anfangs- und Endsalden des Kontos berechnet haben. Und der Bargeldbetrag, den Sie in Ihrer Aufbewahrungsbox oder -schublade haben, sollte dem aktuellen Kontostand entsprechen.

Wenn sie nicht übereinstimmen, müssen Sie den Grund untersuchen: Gab es einen mathematischen Fehler? Fehlt eine Quittung oder ist sie falsch?

Der Ausgleich des Portokassenkontos erfolgt in der Regel dann, wenn der Fonds wieder aufgefüllt werden muss. Der Portokassenverwalter bringt alle Belege oder Belege zum Buchhalter, Kassierer oder Buchhalter des Unternehmens. Die Portokasseneinnahmen werden im Hauptbuch des Unternehmens als Gutschriften auf dem Portokassenkonto und wahrscheinlich als Belastungen auf mehreren verschiedenen Spesenkonten erfasst. Wenn die Kasse aufgefüllt wird, normalerweise durch Ziehen eines vom Unternehmen ausgestellten Schecks, wird dies als Belastung des Kassenkontos und als Gutschrift auf dem Kassenkonto verbucht.

Das Endergebnis

Portokasse ist ein kleiner Bargeldbetrag, der auf dem Gelände eines Geschäfts oder Unternehmens aufbewahrt wird, um kleinere Ausgaben und Bedürfnisse zu decken – normalerweise nicht mehr als ein paar hundert Dollar. Obwohl es leicht zu verstehen und einfach zu verwenden ist, ist Portokasse anfällig für Missbrauch, leicht aus den Augen zu verlieren und anfällig für Diebstahl. Manche halten die Portokasse in der modernen Gesellschaft für überholt: Für den kleinen Einkauf gibt es zahlreiche Alternativen, die sicherer und ebenso bequem sind.

Höhepunkte

• Zu den Nachteilen von Portokassen gehören ihre Anfälligkeit für Diebstahl und Missbrauch sowie die Notwendigkeit, sie regelmäßig zu überwachen und auszugleichen.

• In größeren Unternehmen kann jede Abteilung ihre eigene Portokasse haben.

• Portokasse ist ein nominaler Geldbetrag, der leicht zugänglich ist, um Ausgaben zu bezahlen, die zu gering sind, um die Ausstellung eines Schecks oder die Verwendung einer Kreditkarte zu rechtfertigen.

• Eine Portokasse kann für Büromaterial, Karten für Kunden, Blumen, die Bezahlung eines Catering-Mittagessens für Mitarbeiter oder die Erstattung von Ausgaben für Mitarbeiter verwendet werden.

• Die Hauptvorteile der Portokasse sind, dass sie schnell, bequem und einfach zu verstehen und zu verwenden ist.