Factura
驴Qu茅 es una factura?
Una factura es un documento comercial con sello de tiempo que detalla y registra una transacci贸n entre un comprador y un vendedor. Si los bienes o servicios se compraron a cr茅dito, la factura generalmente especifica los t茅rminos del trato y brinda informaci贸n sobre los m茅todos de pago disponibles.
Los tipos de facturas pueden incluir un recibo en papel,. una factura de venta, una nota de d茅bito , una factura de venta o un registro electr贸nico en l铆nea.
Los fundamentos de una factura
Una factura debe indicar que es una factura en el anverso de la factura. Por lo general, tiene un identificador 煤nico llamado n煤mero de factura que es 煤til para referencia interna y externa. Una factura normalmente contiene informaci贸n de contacto del vendedor o proveedor de servicios en caso de que haya un error relacionado con la facturaci贸n.
Los t茅rminos de pago pueden describirse en la factura, as铆 como la informaci贸n relacionada con cualquier descuento, detalles de pago anticipado o cargos financieros evaluados por pagos atrasados. Tambi茅n presenta el costo unitario de un art铆culo, el total de unidades compradas, el flete, el manejo, el env铆o y los cargos de impuestos asociados, y describe el monto total adeudado.
Las empresas pueden optar por enviar simplemente un extracto de fin de mes como factura para todas las transacciones pendientes. Si este es el caso, la declaraci贸n debe indicar que no se enviar谩n facturas posteriores. Hist贸ricamente, las facturas se han registrado en papel, a menudo con m煤ltiples copias generadas para que el comprador y el vendedor tengan un registro de la transacci贸n para sus propios registros. Actualmente, las facturas generadas por computadora son bastante comunes. Pueden imprimirse en papel a pedido o enviarse por correo electr贸nico a las partes de una transacci贸n. Los registros electr贸nicos tambi茅n facilitan la b煤squeda y clasificaci贸n de transacciones particulares o fechas espec铆ficas.
Una factura pro forma es una factura de venta preliminar enviada a los compradores antes de un env铆o o entrega de bienes. La factura normalmente describir谩 los art铆culos comprados y otra informaci贸n importante, como el peso del env铆o y los gastos de transporte. Las facturas pro forma a menudo entran en juego con las transacciones internacionales, especialmente con fines aduaneros en las importaciones.
Una factura proforma es un acuerdo vinculante, aunque los t茅rminos de venta est谩n sujetos a cambios.
La importancia de la fecha de la factura
La fecha de la factura representa la hora y la fecha con sello de tiempo en que se facturaron los bienes y se registr贸 oficialmente la transacci贸n. Por lo tanto, la fecha de la factura tiene informaci贸n esencial sobre el pago, ya que dicta la duraci贸n del cr茅dito y la fecha de vencimiento de la factura. Esto es especialmente crucial para las entidades que ofrecen cr茅dito, como net 30. La fecha de vencimiento real de la factura suele ser 30 d铆as despu茅s de la fecha de la factura. Asimismo, las empresas ofrecen a los clientes la opci贸n de devolver los art铆culos que suelen tener un plazo en funci贸n de un determinado n煤mero de d铆as desde el comprobante de compra, tal y como se indica en la factura.
Facturaci贸n electr贸nica
Desde el advenimiento de la era inform谩tica, a las personas y las empresas les ha resultado m谩s f谩cil confiar en la facturaci贸n electr贸nica como alternativa a los documentos en papel. La facturaci贸n electr贸nica, o e-invoicing, es una forma de facturaci贸n electr贸nica para generar, almacenar y monitorear documentos relacionados con transacciones entre partes y garantizar que se cumplan los t茅rminos de sus acuerdos.
Estos documentos electr贸nicos pueden incluir facturas y recibos, 贸rdenes de compra, notas de d茅bito y cr茅dito, t茅rminos e instrucciones de pago y boletas de pago. Las facturas digitales normalmente se env铆an por correo electr贸nico, p谩gina web o aplicaci贸n. Las ventajas incluyen lo siguiente:
Permanencia y resistencia al da帽o f铆sico
Facilidad de b煤squeda y clasificaci贸n de nombres, t茅rminos o fechas espec铆ficos
Mayor auditabilidad
La capacidad de imprimir o reproducir bajo demanda
La capacidad de recopilaci贸n de datos e inteligencia empresarial.
Reducci贸n del uso de papel
La facturaci贸n electr贸nica incluye varias tecnolog铆as y opciones de entrada y se utiliza como un t茅rmino general para describir cualquier m茅todo por el cual una factura se presenta electr贸nicamente a un cliente para su pago. Se han desarrollado varios est谩ndares de facturaci贸n electr贸nica, como EDIFACT y UBL, en todo el mundo para facilitar la adopci贸n y la eficiencia.
Facturas y Cuentas por Pagar
Las facturas rastrean la venta de un producto con fines de control de inventario, contabilidad e impuestos, lo que ayuda a realizar un seguimiento de las cuentas por pagar y obligaciones similares vencidas. Muchas empresas env铆an el producto y esperan el pago en una fecha posterior, por lo que el monto total adeudado se convierte en una cuenta por pagar para el comprador y una cuenta por cobrar para el vendedor.
Las facturas de hoy en d铆a se transmiten electr贸nicamente, en lugar de estar basadas en papel. Si se pierde una factura, el comprador puede solicitar una copia al vendedor. El uso de una factura representa la presencia de cr茅dito, ya que el vendedor ha enviado un producto o prestado un servicio sin recibir efectivo por adelantado.
Las facturas son diferentes de las 贸rdenes de compra, que se crean antes de que un cliente ordene un bien o servicio.
Facturas y Controles Internos
Las facturas son un elemento cr铆tico de los controles internos contables. Los cargos en una factura deben ser aprobados por el personal de administraci贸n responsable. Alternativamente, una factura se compara con una orden de compra y, al conciliar la informaci贸n, se realiza el pago de las transacciones aprobadas. Una empresa de auditor铆a se asegura de que las facturas se ingresen en el per铆odo contable apropiado cuando se prueba el l铆mite de gastos.
Reflejos
Los cargos encontrados en una factura deben ser aprobados por el personal de gesti贸n responsable.
Las facturas son un elemento cr铆tico de los controles y auditor铆as internas contables.
Las facturas generalmente describen los t茅rminos de pago, los costos unitarios, el env铆o, el manejo y cualquier otro t茅rmino descrito durante la transacci贸n.
Una factura es un documento que mantiene un registro de una transacci贸n entre un comprador y un vendedor, como un recibo en papel de una tienda o un registro en l铆nea de un minorista electr贸nico.
